Dentro del organigrama de un hotel, entre la gobernanta y subgobernanta había una figura que se denominaba «Secretaria», ése término se ha perdido para ser uno más sofisticado: «Housekeeping Coordinator».

Al igual que en los coches, en el departamento de pisos se necesita a alguien que tome el mando y dirija el rumbo operacional dia a dia, esta persona es el /la housekeeping coordinator.

La persona que hace que los clientes no tengan que esperar demasiado, que coordine todas las acciones entre recepción (llamadas con peticiones) y el departamento de pisos.

Alguien pensará que al estar en la oficina no tiene presión.. o incluso… que no trabaja. CRASO ERROR. El volúmen de estrés y coordinación que debe llevar en todas sus acciones durante 8 horas seguidas (quitando la media hora de descanso) es tal que se puede decir que se gana el salarico como cualquier otra persona. Dirigir a los supervisores de planta, mover habitaciones, priorizarlas, hablar con recepción, gestionar con reservas, darse cuenta de cambios en habitaciones y poner remedio a ello…

Las funciones de un/a hsk coordinator puede variar de un hotel a otro, todo depende del tamaño y la jerarquía departamental que haya , aunque en reglas generales sus funciones sean las siguientes:

• Coordinar con recepción y supervisores de pisos la salida de habitaciones para seguidamente priorizar la limpieza de las mismas.
• Coordinar con recepción y supervisores tiempos de espera de clientes que hayan llegado antes de la hora de check-in y priorizar las entradas.
• Registro de obejtos perdidos y su seguimiento desde que entra en el almacén hasta su salida cuando es reclamado por el cliente.
• Recibimiento de llamadas tanto de los diferentes departamentos del hotel como de clientes.
• Gestionar y coordinar con lavandería ropa de clientes que quieren limpieza express, limpiezas en seco y peticiones de clientes.
• Realización de hojas de productividad del departamento según ocupación .
• Realización de pedidos de stock según ocupación.
• Gestión de rota y vacaciones personal del departamento según ocupación.
• Gestión de llaves maestras y llaves de los diferentes almacenes
• Coordinar todas las tareas extras de limpieza así como la coordinación de áreas públicas y servicios externos (floristería, jardines, cristales…)
• Ayudar a la Housekeeping Manager y Assistant Housekeeping Manager en el desarrollo del departamento para lograr los objetivos marcados.

Puede que su trabajo no sea el más expuesto al público, pero en hoteles medianos-grandes (+ 100 habitaciones) tiene una labor fundamental ya que canaliza toda la información y la distribuye adecuadamente.

Y no es fácil canalizar adecuadamente toda la información y priorizar las tareas, es una gran presión y una gran responsabildad, porque no se le llama una vez, sino 40 con 40 tareas diferentes al mismo tiempo, e incluso que hasta 5 personas te pregunten por la misma tarea 5 veces.

Las habilidades y competencias de un hsk coordinator deben ser :

• Saber organizar y planificar
• Tener sentido de urgencia a la hora de gestionar la llegada de clientes para priorizar limpiezas de habitaciones
• Saber coordinar los diferentes grupos de personas para que no haya desinformación.
• Tener un conocimiento total del lugar de trabajo.
• Tener idiomas para poder comunicarse con los clientes extranjeros
• Tener habilidades electrónicas y de computación para trabajar con los diferentes programas.
• Ser disciplinado/a y discreto/a.

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