Desde que soy pieza responsable dentro de un departamento de pisos, sostengo la teoría de que por medio de las nuevas tecnologías (NNTT) se pueden conseguir muchos y mejores resultados; eso sí, sin menospreciar a nadie ni ningún método de trabajo, ya que mientras el trabajo se realice correctamente, todos me parecen válidos.
Aunque sí he de añadir que en ciertas ocasiones, la informática nos da un arma muy útil para hacer en mucho menos tiempo lo que antes tardabamos a lo mejor media mañana, con el papel y el lápiz.
Para ser más concretos os pondré un ejemplo, a la hora de planificar el trabajo de las camareras, el tener que escribir una a una el estado de las habitaciones y el nombre de la camarera que va a llevar ese trabajo, para mí es tiempo perdido, ya que actualmente , existen programas informáticos hoteleros: RUMBO, OPERA, FIDELIO, TETSIPRO, etc…. que nos ayudan a minimizar ese tiempo tan valioso, y utilizarlo en realizar otras tareas.
Yo he trabajado, principalmente con Rumbo y Opera, he podido contrastarlos y los dos tienen aspectos buenos y malos. Empezaré hablando de Rumbo que es con el que más he trabajado. Como aspectos positivos tiene:
* Facilidad a la hora de visualizar el estado de las habitaciones
* Facilidad a la hora de visualizar quién lleva cada habitación
* Claridad cuando imprimes el trabajo.
* Información a la gobernanta, aparte de los controles de las camareras te saca tambien el listado de la repartición que has hecho, bastante valioso a la hora de confeccionar el control de la gobernanta o subgobernantas.
* Bastante sencillo a la hora de adjudicar planta o zonas a camareras, no tienes que volverte loca en una maraña de páginas que te envian y te devuelven a otras.
* Si en caso que te confundas o te salgas de la página, guarda una copia de seguridad a la que tu puedes acceder, así no tienes que volver a empezar de nuevo.
Como aspectos negativos:
* Las habitaciones libres o bloqueadas, las tienes que poner en un control aparte, para que no te salgan en el control de una camarera 5 folios o más.
* Visualización de si lleva cama o cuna, están las columnas muy pegadas, y cabe la posibilidad de que la camarera o no lo vea o se confunda, y monte una cosa en vez de la otra.
Vamos ahora con Opera. Como aspectos positivos:
* Tiene infinidad de posibilidades para emplear en el departamento de pisos, no solo te deja confeccionar el trabajo diario, sino tambien a m/p y l/p. Coberturas, limpieza de zonas comunes, planificar fondeos
* Los controles dan una gran información a la camarera, hora de salida, hora de entrada, cliente antiguo, cliente nuevo, cama extra, cuna , etc…con bastante claridad y precisión.
* Con Opera, puedes ver desde tu sección (Housekeeping), como cambian el estado de las habitaciones, e incluso tu las puedes cambiar para que les aparezca a recepción.
* Sacar el estado provisional de las habitaciones del dia siguiente para así ir haciendo una planificación, del trabajo y nº de niñas que necesitas.
Como aspectos negativos:
* Los controles son bastante liosos de organizar, tambien depende de quien y como se haya configurado el programa, pero si tienes un hotel con varias zonas diferentes, y eso no se configura correctamente, caes en el peligro de que te lo mezcle todo, perdiendo aún más tiempo.
* No te hace copias de seguridad, cuando estes haciendo los controles no puedes salirte, ya que si lo haces, has perdido todo lo que has hecho y no te deja guardar nada.
* No puedes planificar en el ordenador el trabajo del día siguiente, tienes que esperar a la mañana para conocer el estado real de las habitaciones.
Ya hemos comentado los softwares informáticos hoteleros. Si nos vamos a programas de ordenador, os debo decir : ¡¡¡¡SACAR EL MAXIMO PROVECHO A EXCEL!!!!.
Tiene un montón de posibilidades el programa de microsoft Excell, pudiendo realizar una tabla de turnos, en la que incluyes las habitaciones que están ocupadas/desocupadas, nivel de ocupacion, media de ocupacion durante una semana, mes, o año si te apetece.
Puedes incluir fórmulas para que te haga los cálculos necesarios de personal necesario, aunque cambie la ocupación, cambias el nivel de ocupación y el programa te reorganiza el personal necesario (eso sí, tu has tenido que meterle antes la fórmula , no es magia, por desgracia).
La única pega que yo le pondría a Excell es que es un programa diseñado para economístas y matemáticos, por lo tanto trabajo con números, todo lo que no se pueda contabilizar, no lo cuenta. Una pena.
Excell desde mi punto de vista es un arma fundamental para configurar un inventario, ya que como con los turnos, las cuentas te las hace solas. En una columna puedes poner los diferentes items: almohadas, sábanas, colchas, etc… En otra la zona o diferentes zonas del hotel, de esta forma puedes saber el nº exacto en cada planta o piso de cada zona, el material en una zona concreta y la suma de todo es la cantidad de material existente tanto en stock como en los office de todo el hotel.
Es una buena forma de ver en que se tiene que invertir más o en que zona del hotel se está desaprovechando más material.
Con Word, pues podemos hacer lo básico, cartas, informes, aunque Word y Excell se pueden combinar y es una buena herramienta a la hora de configurar informes a la Dirección.
Con Power Point, no creo que en el departamento de pisos se necesite mucho esta herramienta, pero siempre hay ocasiones en que las gobernantas hacen reuniones con sus camareras para explicarles una situación determinada, si la gobernanta es abilidosilla, puede utilizar esta herramienta para hacer su exposición. UNA IMAGEN VALE MÁS QUE MIL PALABRAS.
Y hasta aquí mi disertación sobre NNTT en el Departamento de Pisos. Si teneis algún comentario será bien recibido, de aquí podemos aprender todas muchas nuevas formas de llevar un departamento.
En apuntes de la Gober encontraréis ejemplos de plantillas Excel
