DIFERENCIAR ENTRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE


Hace bastante tiempo, leí un artículo de un contacto mío de la Comunidad hosteltur, el cuál os dejo aquí el enlace.

Me parece interesante la forma que tiene de exponer estos dos conceptos y volviendo a leerlo me ha venido a la cabeza un hecho singular y es el tema de los partes de averías a mantenimiento o SSTT  en un hotel.

En uno de los hoteles donde he trabajado, cuando había un parte de mantenimiento, fuera el tipo de habitación que fuera (salida, entrada, cliente…); llamaba rápidamente a la persona encargada, hasta que un día, uno de los del departamento me comenta:

– ¿Esa habitación es cliente?

– No- le contesté yo

– Ah, entonces es entrada

– Tampoco, le volví a contestar

– Pues si no es cliente ni es entrada, no es URGENTE, apúntalo en el libro de partes que si puedo y tengo tiempo lo arreglaré después y sino se queda para mañana.

La gestión de los partes de averías es casi una política de empresa, todo empleado del  hotel debe conocer como actuar cuando hay algo que no funciona.

Dependiendo de los hoteles en los que trabajemos podemos encontrarnos con que , a no ser que sea algo urgentísimo que el cliente de la habitación ya está en recepción, el parte se apunta en el libro de averías y mantenimiento lo hará dependiendo de la dificultad o de las piezas que necesite, no es lo mismo cambiar una bombilla (he estado en hoteles que esto lo hacían las propias camareras) , a tener que arreglar una gotera o soldar la pata rota de una cama.

Aunque algo que para mí es chocante es el tener que dar el parte de averías no sólo verbalmente sino también por escrito, porque si no es algo urgente ¿para que se molesta a mantenimiento que a lo mejor están arreglando algo verdaderamente urgente?, pero claro, supongo que será «la pescadilla que se muerde la cola»; si no se apunta, mantenimiento no se da por enterado y si se apunta pero no se avisa, pueden decir que al no haber pasado a mirar el libro de partes por estar ocupados haciendo otros trabajos, no se han enterado de ello y la razón de no haberlo realizado.

 

¿DUPLICIDAD DE SIGLAS? NO, POR FAVOR


En hostelería y concretamente en el departamento de pisos se trabaja  con una gran cantidad de siglas y símbolos como instrumento para conocer el estado de las habitaciones y facilitar el trabajo de la gobernanta y subgobernantas.

Es frecuente encontrarnos una plantilla realizada en el programa excel, o si no se utiliza ordenador, realizado a mano, con el número de habitaciones y al lado un símbolo o una letra o un par de letras que indican el estado de la misma.

CL ó C = CLIENTE

C/S= Cambio de sábana

L= libre

S= Salida

E= Entrada

SE ó S+E= Salida con entrada.

BQ= Bloqueada

R= Repaso/para revisar

VIP = Very important person/people (persona muy importante)

DND= DO NOT DISTURB (cartel rojo, frecuente encontrarlo en los controles de las camareras inglesas al final del día para indicar que no han podido realizar la habitación)

Cu= Cuna

CEx= Cama extra

PRO= prolongación

Utilizando estas siglas tanto la camarera de piso así como su supervisora, subgobernanta… conocen el estado de la habitación, éstas siglas no son universales, como dice el refrán «cada maestrillo tiene su librillo» aunque sí se declina uno por la simplicidad y la no-duplicación de siglas.

Me explico, en el curso de gobernanta cuando aprendíamos a como rellenar plantillas teníamos a una compañera que para las habitaciones de salida ponía «SS» , según ella significaba Salida – Sucia, a lo que atónitas le mirabamos y le preguntabamos «pero si es salida estará sucia ¿ o no?». En varias ocasiones me he encontrado con la duplicidad de siglas y os pondré algunos ejemplos para que  a mi modo de ver es un error y una forma de complicar lo que ya de por sí tiene su propia lógica.

Si es salida —–> S , se sobreentiende que :

– está sucia (no necesidad de poner SS)

Si es entrada —–> E, se sobreentiende que:

– la habitación que es de entrada, está libre ( no necesidad de poner LE= libre-entrada)

Si es salida con entrada—–>SE, se sobreentiende que:

– es una salida que está sucia que tiene una entrada

Alguna vez me he encontrado las siguientes siglas:

LL= libre -limpia, para indicar que una habitación se puede ocupar. Si está libre obviamente tiene que estar limpia ya que de lo contrario sería una salida, y si no está libre entonces hablamos de un cliente.

LSE= Libre-salida-entrada, para indicar que fue una salida que no se ha hecho y que está libre y que se va a ocupar. Volvemos a lo mismo, si es entrada por fuerza tiene que estar o va a estar libre, en el caso de que fuera una salida antigüa no veo la necesidad de indicar la L de libre ya que considera que la L sólo debe utilizarse para habitaciones que estén disponibles para venderse.

LS= Libre-salida, para indicar que fue una salida y que no se ha hecho y se puede realizar pero que no lleva una entrada de cliente. Sigo manteniendo mi postura comentada en el párrafo anterior acerca de la L.

En cuanto a las supervisoras o subgobernantas ¿como saber si una habitación es una salida antigüa o una salida del dia?. Gracias a mi experiencia en la cadena hotelera RIU, me enseñaron a diferenciarlo por medio de colores:

– Azul: indica estado de cliente

– Negro: salida antigüa  (S) , libres (L)

– Rojo: habitaciones bloqueadas (BQ), cambios de sábana (CS), salidas del día (S), salidas con entradas (SE) o entradas (E).

De esa forma la plantilla de trabajo semanal quedaría  del siguientemodo:

Aunque en ésta plantilla ya aparece el estado de las habitaciones durante una semana, comentar que éste trabajo hay que hacerlo diario por posibles cambios (no shows, cambios de habitación, cancelaciones…). Pero al final de la jornada o de la semana cuando se archive la plantilla en el registro quedará de la siguiente manera:

 

 

COSTES VERSUS PRODUCTIVIDAD


De bien es sabido que la labor de una gobernanta no es nada fácil y cuanto más se complica cuanto más categoría tenga el hotel, tradición, metros cuadrados y áreas destinadas al cliente (habitaciones, salones, cafeterías, restaurantes, …). Uno de los quebraderos de cabeza son los inventarios de final de mes, en donde hay que comparar lo que se ha gastado con lo que se «debería» haber gastado, no hay fórmulas mágicas para conseguir que las camareras de piso sean un poquito responsables y se den cuenta que el champú de más que extravían les perjudica a largo plazo, ya que los pedidos en la mayoría de los hoteles tienen un límite, y si lo has sobrepasado aunque se esté a principio de mes la empresa no dá absolutamente nada, pero claro como a los clientes se les tiene que dotar de los amenities necesarios, el departamento entra en «números rojos» repercutiendo negativamente en los meses siguientes hasta igualar la media.

En algún hotel , la gobernanta para atajar este problema ha tomado una decisión «salomónica», las camareras de piso no cojen los amenities, es una de las subgobernantas la que cada día le prepara las bolsas, en la cual se debe poner la cantidad necesaria según salidas y clientes, este trabajo, dependiendo de las camareras y de las habitaciones que lleven cada día, puede  durar más o menos tiempo, pero por regla general, se tarda entre 45 min. y 1h 30 min. Por supuesto la subgobernanta encargada debe dejar de revisar habitaciones o zonas comunes para preparar dichas bolsas, mi pregunta es ¿el tiempo que se hecha en hacer este trabajo es equiparable al perdido en revisión de habitaciones? es decir, de esta forma se evita que haya un descuadre masivo del inventario, pero por otro lado el tener a una subgobernanta ocupada en otros menesteres resta al departamento la oportunidad de revisar salidas que no llevan entrada, de esta forma se puede conocer que camarera es más «curiosa» que otra, revisión de clientes, los cuales normalmente casi nunca da tiempo a revisar, o dar una revisión general por el trabajo hecho por las limpiadoras de zonas comunes.

SALAS DE CONFERENCIA Y GRUPOS


Hola a tod@s, hacía tiempo que no escribía pero esta mañana, mira tú por donde me ha llegado la inspiración, ha sido mientras revisaba uno de las salas de conferencia que se iban a utilizar esa mañana para el grupo que tenemos (un equipo de fútbol ruso), lo utilizan antes de las 11 porque después se van a comer, ayer  me dediqué a mirar que todas las luces (focos, lamparas, plafones…) funcionaran y no hubiera ninguna fundida, hoy me he dedicado a colocar las sillas que las cuales estaban mal colocadas, y entretanto me he dado cuenta de que muchas estaban manchadas, éste es un punto que como gobernanta o subgobernanta hay que controlar bastante en las salas de conferencia con los grupos, ya que las sillas deben estar «inmaculadas», así que como no sabía si había más en alguna parte del hotel me he dispuesto a que las que estuvieran manchadas fueran a parar a las últimas filas para así asegurarme de que como el grupo no ocupa todas las localidades, pues no iban a ver que las del fondo estaban con manchas o pequeños desperfectos, más tarde me he dado cuenta de que había sillas de repuesto apiladas por los pasillos del hotel (pero es que claro yo llevo 4 días y no me voy a acordar de donde está todo).

Con las salas de conferencia hay que tener bastante cuidado, ya que dependiendo del grupo que te toque puede ser más o menos exigente, lo primero siempre, comprobar las luces, que todas funcionen perfectamente, después el suelo, si es suelo (baldosa, parquet, marmol…), que esté bien barrido y fregado, si es moqueta, que esté bien aspirada, en caso de manchas, lo más recomendable es , si son muchas o grandes meter una máquina rotativa de limpieza de moquetas con espuma y si son pequeñas echar un spray-espuma quitamanchas de moquetas.

Es imprescindible que si la sala tiene cristaleras que éstas estén limpias y que menos que decir que los foscurit, visillos y cortinas que las tapan, estén en perfecto estado, comprobando que todos los ganchos están bien puestos, los visillos no están rotos, descosidos o sucios, lo mismo con las cortinas y que los foscurits no estén demasiado «picados» por el efecto del sol.

Lo último es comprobar que las sillas y las mesas están colocadas correctamente y todas tienen su material (bloc de notas, boligrafo, botella de agua, copa).

Esto en cuanto a la sala en sí, después habrá que comprobar los accesos a la sala (vestíbulo, pasillo…) y los servicios más cercanos que estén en uso y no tengan ningún tipo de desperfecto.