Abrir un hotel no es tarea fácil, se necesita determinación, mucha organización y ganas de trabajar. Encontraremos obstáculos en nuestro camino, obreros que aun terminan trabajos, plazos de entrega que no se cumplen, artículos que no se encuentran, pero al final siempre cumplimos con los objetivos. Para ello quiero desarrollar algunos de los puntos que creo fundamentales para una buena apertura.
- Planificación.
Planificar el tiempo disponible para la fecha de entrega, es decir, de cuanto tiempo disponemos para completar trabajos.
En la mayoría de las ocasiones no depende de uno la decisión del tiempo disponible o del número de trabajadores del que se dispone, suele ser la dirección del hotel la que marca las fechas de inicio y fin de trabajo. Además de un presupuesto de apertura o número concreto de trabajadores a los que puedes contratar.
Establecer un calendario de trabajo nos permitirá organizar la apertura por fases, es decir, habitaciones, zonas nobles, exteriores, spa, etc. De esta manera podemos organizar equipos de trabajo, dividiendo estos por zonas y así establecer objetivos concretos. Si, por ejemplo estamos hablando de un hotel de 120 habitaciones y zonas nobles básicas (recepción, cafetería y restaurante) con un plazo de un mes para la apertura y 4 trabajadores para realizar las tareas, estaríamos hablando de dos limpiezas por trabajador por día. Las habitaciones estarían listas en tres semanas dándonos una semana para completar las zonas nobles.
- La contratación del personal.
Junto con el departamento de RRHH (si lo hubiera), establecer un perfil del trabajador que necesitamos (según el organigrama establecido, dependiendo de la categoría, nº de habitaciones y servicios que ofrece el establecimiento), supervisora de pisos, camareras de piso, limpiadoras, lenceras y mozos.
Durante las entrevistas hemos de asegurarnos que estamos seleccionando candidatos con los que podremos contar para formar parte de la plantilla de manera permanente, es decir, con experiencia acreditada, si es posible que tenga nociones de algún idioma, con cursos relacionados con su trabajo, flexibilidad horaria y dispuesto a trabajar en equipo bajo las normas y reglas establecidas en el departamento. La apariencia, además de la experiencia son dos factores fundamentales a la hora de decidir que trabajadores formaran parte de la plantilla.
Son los trabajadores que han formado parte de la apertura de un hotel los que luego sentirán que este es de alguna manera suyo, lo cuidaran y se aseguraran de que todo este en buen estado.
- La lencería.
Centro de operaciones del departamento desde donde saldrán la mayoría de los artículos relacionados con las habitaciones por lo que su organización es fundamental.
Tener las estanterías suficientes y adecuadas para el almacenamiento de las prendas es el primer paso para tener una buena lencería.
Su tamaño nos dictará como aprovechar los espacios de manera que podamos dividir la lencería por sectores:
-zona de entrada y salida,
-ropa limpia, organizada por familias, de mayor uso a menor uso,
-zona de lavado, secado, plancha y doblado,
-zona almacenaje uniformes y varios,
-zona ropa sucia y recogida de ropa.
Crear un sistema para que la ropa rote evitará que utilicemos siempre las mismas prendas.
Asegurarnos que nuestra lencería cumple con las normas de prevención de riesgos laborales, que cuente con la ventilación necesaria, salidas de emergencia, extintores, pasillos despejados, etc.
Con la ayuda del interventor cotejar todos los pedidos de sábanas, toallas, colchas, etc. Asegurarse que las prendas reúnen las características solicitadas, tamaños, gramajes, hilos y tramas, cantidades, etc. Cualquier desviación debe ser anotada y notificada al jefe de compras. Seguiremos el mismo procedimiento para cada uno de los artículos que lleguen relacionados con la apertura del hotel.
Si el servicio de lavandería de clientes es interno, será fundamental marcar protocolos y sistemas de trabajo para evitar perdidas o mezclar la ropa de los clientes. Crear un libro de registro para dar entrada con el nombre del cliente, nº de habitación, fecha y hora de entrega, tipo de servicio y muy importante identificar las prendas para evitar extraviar o cambiar prendas de clientes.
- Planificación de los stocks.
Por norma general todas las compras relacionadas con la apertura de un hotel las llevan a cabo desde la central, pero en ocasiones nos encontramos con que quedan temas pendientes que no se han tenido en cuenta, por lo que recomiendo hacer una lista de todas las necesidades del departamento y compararla con la lista de compras que han realizado desde la central, si hubiera artículos que no se han tenido en cuenta solicitar presupuestos para cada uno de estos artículos para entregarlo a la dirección del hotel para su aprobación, es necesario tener todo, no solo para vestir habitaciones sino para el correcto funcionamiento del departamento. Además comprobaremos el nº de mudas que han dotado al hotel y que las necesarias para cumplir con los estándares establecidos son correctas. Si tenemos que cambiar las sábanas cada día necesitamos tener un stock adecuado al nº de habitaciones y tipo de cama. Si ofrecemos camas extra o la posibilidad de sofá cama, tener las mantas necesarias para cubrir la demanda o si tenemos un cliente con alergias poder ofrecer alternativas.
Sorprende ver la cantidad de artículos que son fundamentales y que muchas veces no se tienen en cuenta a la hora de planificar las necesidades de cada departamento.
- Proveedores
Algunos hoteles centralizan sus compras a través del jefe de compra o economato y otros no. También puede ser que la empresa sea la que determine a quien se le compra ya que tienen lo precios negociados y cerrados. Dependiendo de cómo este establecido operaremos de una u otra forma.
Si tenemos la opción de elegir proveedor buscaremos aquellos que nos den el mejor servicio teniendo en cuenta calidad y precio, intentando simplificar el nº de proveedores, es decir, utilizar el mismo proveedor para el material de limpieza como para los productos de limpieza y lavandería. Si cumplimos con el presupuesto y tenemos libertad podemos elegir que productos y que materiales podemos emplear, si son concentrados, con las botellas correctamente etiquetadas, ecológicos, etc.
- Supervisión de trabajos.
A través de check list (hojas de comprobación de trabajos determinados), podremos supervisar los trabajos realizados con efectividad. En una apertura hemos de controlar no solo el trabajo que realiza nuestro departamento, también supervisaremos que todos los artículos que se han adquirido para las habitaciones han llegado y están montados.
Por ejemplo:
Check list de accesorios baño, crearemos una hoja de cálculo por habitación, planta o bloque, con todos los accesorios de baño enumerados, si el baño tiene dos toalleros lo indicaremos en el check list. Además especificaremos si están colocados, en que estado están, etc. Lo suyo es crear un check list de todo el contenido de la habitación y así realizar el trabajo una vez. En ocasiones nos encontraremos trabajando junto con obreros por lo que es fundamental ver el estado de los trabajos que realizan y si afectan de alguna manera al estado del contenido de la habitación, avisar de cualquier fallo o desperfecto.
Estos son algunos de los puntos a tener en cuenta para una buena apertura pero el más importante es que disfrutes con lo que haces, que tengas visión de futuro, que puedas ver los resultados finales antes de empezar, que tengas mucha paciencia y afán de superación para los días que te aguardan, pero sobre todo que el resultado final sea el que tenias previsto. Feliz apertura.
Por Sandra Martínez Starbuck 
(Versión inglesa de Excel)
