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🏨 Atajos de Teclado en Windows para Housekeeping: Ahorra Tiempo y Sé Más Eficiente

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En Housekeeping, la rapidez y organización son esenciales, no solo en la limpieza de habitaciones, sino también en la gestión digital. Si trabajas con Opera PMS, Excel, Word o cualquier software de hotel, estos atajos de teclado en Windows te ayudarán a ahorrar tiempo y mejorar tu flujo de trabajo.

📂 Para Consultar y Organizar Información

  • Win + E → Abre el Explorador de archivos para buscar listas de habitaciones o reportes.
  • Alt + Tab → Cambia rápido entre Opera PMS, Excel, el correo y otras aplicaciones sin perder tiempo.
  • Ctrl + F → Busca nombres de huéspedes, números de habitación o cualquier dato en informes.
  • Win + S → Usa la barra de búsqueda para encontrar programas o archivos en segundos.

🖥️ Para Trabajar con Varias Ventanas a la Vez

  • Win + Flecha Izq./Der. → Divide la pantalla en dos y trabaja con dos programas al mismo tiempo (ejemplo: Opera PMS y Excel).
  • Win + Flecha Arriba/Abajo → Minimiza o maximiza ventanas rápidamente.
  • Win + P → Configura múltiples pantallas virtuales, útil si conectas el portátil a otro monitor en la oficina del hotel.

✍️ Para Rellenar Reportes y Listas Más Rápido

  • Ctrl + C / Ctrl + V → Copia y pega datos de habitaciones sin usar el ratón.
  • Ctrl + X → Corta información y muévela entre documentos.
  • Ctrl + Z / Ctrl + Y → Deshaz o rehace cambios sin perder datos importantes.

📋 Para Mejorar la Comunicación en Housekeeping

  • Win + V → Accede al historial del portapapeles para copiar rápidamente mensajes y reportes.
  • Ctrl + T → Abre una nueva pestaña en el navegador para revisar correos o manuales de procedimientos.
  • Ctrl + W → Cierra pestañas innecesarias y mantén tu escritorio digital ordenado.

🖨️ Para Imprimir y Navegar Rápido en Documentos

  • Ctrl + P → Imprime listas de limpieza, reportes o cualquier documento sin buscar la opción en el menú.
  • Ctrl + I → Ir a una página específica dentro de un documento extenso, útil para revisar listas largas de habitaciones o tareas.

💡 TIP EXTRA: Usa Win + L para bloquear la pantalla cuando te alejes del ordenador y proteger la información confidencial del hotel.

👉 ¿Qué atajos usas en tu día a día en Housekeeping? ¡Comparte tus favoritos! 🚀

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PIRAMIDE DE MASLOW Y HOUSEKEEPING

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Seguramente has oído hablar de la famosa Pirámide de Maslow, un modelo psicológico que explica cómo las personas satisfacen sus necesidades en diferentes niveles hasta alcanzar la autorrealización. Esta teoría plantea que, a medida que se van cubriendo unas necesidades, se avanza hacia otras superiores.

Siguiendo esta estructura, podemos adaptar el concepto al departamento de Housekeeping, creando así la Housekeeping Pyramid, que representa las necesidades fundamentales para que el equipo de limpieza funcione de manera óptima.

Niveles de la Housekeeping Pyramid

Cada nivel representa una necesidad clave dentro del departamento:

  1. Fisiológicas: Contar con personal capacitado y suficiente para realizar las tareas de limpieza.
  2. Seguridad: Garantizar un equipo de trabajo estable que pueda cubrir la demanda en habitaciones y áreas públicas.
  3. Sociales: Fomentar un ambiente de trabajo positivo donde los empleados se sientan cómodos y valorados.
  4. Estima: Proporcionar retroalimentación constante y generar empatía entre el equipo.
  5. Autorrealización (Logro): Alcanzar un departamento que funcione al 100% sin fallos, con un equipo motivado y eficiente.

La Pirámide de Maslow aplicada al Housekeeping demuestra cómo, al satisfacer las necesidades fundamentales de los empleados dentro del departamento, podemos alcanzar un desempeño óptimo y un entorno de trabajo más saludable y productivo. Desde garantizar un personal cualificado y suficiente en la base, hasta ofrecer un ambiente laboral positivo y oportunidades de autoestima y autorrealización, cada nivel de la pirámide es esencial para el éxito colectivo.

Al aplicar esta estructura, podemos no solo mejorar la calidad del servicio, sino también fortalecer el compromiso y motivación del equipo, asegurando que todos los miembros se sientan valorados, apoyados y parte integral del éxito del departamento.

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Seguridad en el Departamento de Pisos: Pautas para Actuar en Cada Caso

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A raíz de un post que leí recientemente sobre la seguridad del personal de pisos en hoteles, quiero aprovechar para compartir algunas pautas clave para actuar en diferentes situaciones y garantizar tanto la seguridad del equipo como la de los clientes.
1️⃣ ¿Qué hacer si se está limpiando una habitación y llega el cliente?
En muchos hoteles, la camarera de piso permite la entrada del cliente sin verificar su identidad, lo que puede representar un riesgo. He trabajado en establecimientos donde las camareras debían pedir al cliente que saliera y cerrar la puerta para comprobar si realmente correspondía a su habitación.
En un hotel en Brighton, seguíamos un protocolo específico: cerrábamos la puerta y colocábamos el carro delante de la entrada. Este sistema tiene múltiples beneficios:
✅ Evita que los clientes entren a habitaciones que no les corresponden (algunos lo hacen solo para ver las vistas y luego piden cambio).
✅ Protege la seguridad de la camarera, evitando situaciones incómodas o riesgosas.
2️⃣ Un cliente pide que le abran la puerta de su habitación
Uno de los errores más comunes es abrir la puerta sin pedir ninguna verificación. Para evitar problemas:
🔹 Siempre solicitar la tarjeta de check-in que proporciona Recepción.
🔹 Si el cliente no la tiene, enviarlo a Recepción para obtener una nueva llave.
🚨 NUNCA abrir la puerta a un cliente que no conozcamos, aunque insista. Esta precaución puede evitar robos y accesos no autorizados.
3️⃣ Seguridad en el hotel
En la Recepción de los hoteles suele haber un Libro de Seguridad, donde se registran todas las incidencias ocurridas durante la jornada. En hoteles de alta categoría, este libro puede estar en manos del responsable de seguridad. Es un documento fundamental en auditorías y revisiones internas.
4️⃣ Cliente sospechoso en los pasillos
Si una camarera de pisos detecta la presencia de una persona con actitud sospechosa en los pasillos:
📌 Informar de inmediato a la gobernanta, quien lo reportará a Seguridad.
📌 Evitar el enfrentamiento directo con la persona.
5️⃣ Robo en una habitación
No es raro que algunos clientes se lleven artículos del hotel, desde toallas y albornoces hasta mantas o incluso colchas. En estos casos:
🔹 Reportar la situación a la gobernanta.
🔹 La dirección del hotel contactará con el cliente para exigir la devolución o el pago del artículo robado.
🔹 En casos graves, se puede proceder a la denuncia correspondiente.
6️⃣ Actos vandálicos
Si ocurre un acto vandálico en el hotel:
🚨 Notificarlo de inmediato a la gobernanta y recepción para que contacten con las autoridades.
🚨 Realizar un informe detallado del incidente.
Aquí un ejemplo de acto vandálico en un hotel:
📹 Video de referencia

💡 Conclusión: La seguridad en el departamento de pisos es un aspecto clave en la operativa diaria de un hotel. Seguir estas pautas puede ayudar a prevenir incidentes y garantizar un ambiente seguro tanto para los empleados como para los huéspedes.
¿Qué otras medidas de seguridad aplicas en tu hotel? ¡Déjamelo en comentarios! ⬇️
#Hotelería #Housekeeping #Seguridad #GestiónHotelera #Turismo

La evolución como clave para la mejora en la hostelería

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En el mundo laboral, especialmente en la hotelería, la evolución y la búsqueda constante de nuevas formas de realizar una tarea son fundamentales para ganar tiempo, espacio y, en definitiva, mejorar la eficiencia del trabajo.

Sin embargo, es común escuchar frases como: «Aquí siempre se ha hecho así» o «Si funciona, ¿para qué cambiarlo?». Si bien es cierto que no se deben modificar los procesos sin una razón válida, tampoco deberíamos limitarnos a repetirlos una y otra vez sin considerar mejoras. La resistencia al cambio puede llevarnos a perder oportunidades de optimización y a desaprovechar herramientas que podrían facilitarnos el trabajo.

Un buen ejemplo de esto es la evolución tecnológica: si los primeros automóviles funcionaban, ¿por qué no seguimos conduciendo aquellos modelos antiguos? Si el cine mudo en blanco y negro cumplía su función, ¿por qué avanzamos hacia las películas en color y con sonido? La respuesta es sencilla: la evolución nos ha permitido mejorar cada aspecto de nuestra vida, y el sector hotelero no es la excepción.

Hoy en día, vivimos en una era en la que la inteligencia artificial y las nuevas tecnologías están revolucionando la manera en que trabajamos. Estas herramientas pueden ayudarnos a optimizar equipos, reducir tiempos, mejorar resultados y, lo más importante, incrementar la satisfacción del cliente, quien en última instancia es quien paga nuestro sueldo.

Si un proceso funciona de manera óptima, no hay necesidad de modificarlo, pero si existe la más mínima posibilidad de mejorarlo, es nuestro deber explorar nuevas formas de hacerlo más eficiente. El cambio y la innovación no son amenazas, sino oportunidades para crecer, adaptarnos y ofrecer un mejor servicio.

GESTION DE STOCK Y PROVEEDORES EN FECHAS CLAVE

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A lo largo del año, hay múltiples eventos que pueden afectar el suministro de productos en un hotel, como:

  • Festividades nacionales y locales: Navidad, Semana Santa, días festivos.
  • Huelgas de transporte: Pueden retrasar las entregas.
  • Altas temporadas: Periodos de alta ocupación que generan un mayor consumo de materiales.

Para evitar la falta de stock en momentos críticos, desarrollé una matriz de proveedores que nos permitía organizar y optimizar los pedidos. Esta matriz incluía la siguiente información:

  1. Nombre del proveedor.
  2. Productos suministrados.
  3. Datos de contacto: Teléfono o correo electrónico.
  4. Número de referencia del cliente: Algunas empresas asignan un código para facilitar la gestión de pedidos.
  5. Coste del producto: Desglosado por lote, caja o unidad.
  6. Tiempo de envío: Días desde que se realiza el pedido hasta la entrega.
  7. Coste por entrega anticipada o urgente.

De todos estos datos, los más relevantes eran los días de envío, ya que permitían programar los pedidos con antelación y evitar situaciones de desabastecimiento, lo que podía derivar en la necesidad de realizar pedidos urgentes con un sobrecoste significativo.

Procedimiento de Inventario y Pedidos

  • Inventario semanal: Se realizaba los lunes, ya que los fines de semana eran los de mayor consumo de materiales.
  • Ajustes según la ocupación estimada: Basándonos en el forecast (previsión de ocupación), calculábamos el stock necesario para los días siguientes.
  • Registro de pedidos en Outlook:
    • En la agenda se registraba el nombre del proveedor y la fecha de entrega prevista.
    • Esto permitía tener un control claro de los pedidos y prever cualquier posible retraso.

Estrategia para Fechas Críticas

Para eventos como Navidad o Semana Santa, donde podíamos estar hasta 10 días sin recibir suministros, implementamos una estrategia de aprovisionamiento con un mes de antelación. En lugar de depender de un gran pedido final, incrementábamos progresivamente la cantidad de stock en cada pedido, asegurándonos de tener suficiente material sin depender de la disponibilidad del proveedor en el último momento.

Beneficios del Plan de Gestión de Stock

  • Evitaba situaciones de emergencia y estrés innecesario.
  • Reducía costos adicionales por envíos urgentes.
  • Garantizaba el suministro en periodos de alta demanda.
  • Facilitaba la planificación y reducía la necesidad de llamadas y correcciones de última hora.

Tener un plan bien estructurado y prever distintas situaciones nos permitió optimizar la gestión de stock de manera eficiente y sin sobresaltos.

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Información y colores en listados, menos es más

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Soy una ferviente defensora de que los listados deben ser marcados con colores ya que está demostrado que los colores atraen la mirada y ayudan a retener la información (sino acordaros de vuestros libros de texto en el colegio, lleno de amarillo por todas partes).

Pero también el exceso de colores puede provocar confusión y que pierdas tiempo al leer tus listados.

Minimo son 3 los colores que hay que poner siempre:

  1. Llegadas
  2. Salidas
  3. Clientes

Los colores se ponen como cada uno lo tenga en su establecimiento, yo soy partidaria que verde para las llegadas, naranja para las salidas y amarillo para los clientes. Como dice el refrán «para gustos colores» , me he encontrado de todo, clientes en verde, salidas en verde, llegadas en rojo….. Pero también me he encontrado listados con un exceso de colores, he llegado hasta tener 5 colores diferentes en mis listados, parecían totalmente un cuadro de Van Gogh, Picasso o Miró.

  • Combinación naranja/verde, para mostrar las salidas con llegadas
  • Amarillo para los clientes
  • Azul para los VIP

Si a todos los colores les añadimos las peticiones de los clientes que hay que escribirlo, señales, horas de salida (late check outs) y en el lateral el nombre del personal que te está preparando una sección, tenemos un cuadro de exposición.

Por eso lo de que menos es más, el nombre del personal, si es personal que tiene planta fija, no hace falta escribirlo, y si no tiene planta fija, creo que no es complicado saber quien te está haciendo qué sección, normalmente se llevan entre 4 y 5 camareras.

Para las peticiones del cliente si es necesario apuntarlo, porque con el ajetreo y el estrés se nos puede olvidar o no priorizar una habitación antes que otra, por ejemplo, si trae cuna, esa habitación habría que tenerla antes para que cuando llegue el cliente, pueda acostar al bebé.

El exceso de colores y de anotaciones, creará confusión y llegará un momento en que si tenemos mucho trabajo podamos cometer errores.

Es muy beneficioso que cada supervisora o supervisor prepare sus listados, es decir que le ponga los colores y de esa forma tiene una primera toma de contacto con el trabajo del día.

Para los VIP, se les hace una marca pequeña, como un punto, y para las habitaciones vacias no se les apunta nada pero siempre hay que al menos abrir la puerta para evitar sorpresas.

REVISION DEL LISTADO DE HABITACIONES AL COMENZAR LA JORNADA (I)

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En un hotel trabajan muchas personas, hay mucho movimiento y es normal que alguna vez algúnd ato se escape o esté erroneo. De ahí que a la hora de comenzar la jornada laboral en el departamento de pisos, «abrir el departamento», es fundamental que revisemos el estado de cada una de las habitaciones (en hoteles grandes, es muy conveninente realizar un borrador la tarde anterior para a la mañana siguiente realizar ésta tarea más rápido).

Para ello nos fijaremos en las dos columnas que aparecen en nuestro listado de habitaciones, (tomaremos como referencia en éste post el report T-122 de Opera PMS). En la primera columna aparece el estado de FO, recepción, como ocupada o vacante y la segunda columna corresponde a el estado de Housekeeping, pudiendo éste ser 4 diferentes: DI (dirty=sucia), CL (clean= limpia), PU (pick up= en pausa) e IP (Inspected= chequeada).

Aquí podríamos añadir 2 estados adicionales, que serían los correspondientes a OS Y OO (out fo service y out of order) que ya explicamos la diferencia de éstos en artículos anteriores.

Al tener el listado de habitaciones y haberlas marcado como corresponda, normalmente se utilizan 3 colores:

  • Rojo: salidas
  • Verde: llegadas/entradas
  • Amarillo: clientes

(Colores y forma de señalizar en los listados cada habitación depende de cada hotel y de la forma de trabajar de cada jef@ de departamento)

Comenzamos a cotejar que el número de habitaciones que teníamos prevista tanto de clientes, salidas y entradas, es el mismo (haciendo «la cuenta la vieja»). Recordad que las habitaciones que tienen salida con entrada tienen que ser contadas como ssalidas por un lado y como llegadas por otro, así el número final deberá ser el mismo al que nos indica el programa (SHIFT+F3).

Una vez comprobado ésto, pasaremos a comprobar que las habitaciones que debemos limpiar estén en su correspondiente estado. Por ejemplo:

  1. Entrada de habitación limpiada e inspeccionada el día anterior. Su estado deberá ser VAC IP. (Vacante, Inspeccionada)
  2. Entrada de habitación limpiada pero no revisada. VAC CL (Vacante, Limpia)
  3. Entrada de habitación limpiada, inspeccionada pero con algún problema técnico menor (bombilla fundida, aplique suelto…) o que le falte material (toallas, albornoces…) VAC PU (Vacante, En espera)
    • En habitaciones con falta de material, deberemos tener un control exhaustivo para así poder tener la información total del estado de las habitaciones y no llevarnos sorpresas. Ej: Hab 217 Falta secador de pelo (HSK) , Hab 501. Mancha en moqueta (HSK), Hab 135. Fallo cortina automática (Mantenimiento)…
  4. Salida con o sin entrada que NO ha realizado el check out. OCC DI (Ocupada, Sucia)
  5. Salida con o sin entrada que SI ha realizado el check out. VAC DI (Vacante, Sucia).
  6. Cliente. OCC DI (Ocupada, Sucia). Para diferenciarla del caso nº4 deberemos mirar en nuestro listado si aparece «Due Out»1 o «Checked in»2 en la columna de la derecha como mostramos a continuación.

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  1. Due Out: Salida
    ↩︎
  2. Checked In: Cliente
    ↩︎

CAMBIO DE ESTADO DE HABITACION. DOBLE TRABAJO, DOBLE PAGO

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Para los que trabajamos en un departamento de Housekeeping cada día es una aventura. Puede ser tranquilo, o todo lo contrario, y al ser un día de mucho trabajo, l@s que reciben la peor parte siempre son l@s mism@s, l@s que reciben las peticiones por parte de sus supervisores, es decir, el personal de limpieza.

No es justo que al haber un cambio de estado de habitación, es decir de una habitación de cliente a una de salida, la persona que limpie no reciba compensación alguna si la habitación ya ha sido limpiada. Como habeis podido observar no comento nada sobre el caso contrario que de salida pase a ser cliente, y es que en éste caso , la compensación va a estar incluida ya que hasta que llegue la información de que la habitación va a pernoctar una noche más puede pasar un tiempo en el que el personal de limpieza va a estar esperando hasta que le den la información del tipo de habitación a limpiar.

El tipo de limpieza es diferente en una habitación de cliente que en una de salida, al igual que no se utiliza la misma cantidad de tiempo.

Si la habitación cambia de estado antes de que el personal haya realizado la limpieza, sólamente se añadirá o reducirá el tiempo que corresponda. Es decir, si por una habitación de cliente se tienen 20 minutos y la de salida son 30 minutos, se añadirán 10 minutos al listado de la persona encargada de realizar esa limpieza. En caso de ser habitación de salida que cambia a habitación de cliente y el personal de limpieza todavía no la ha realizado, aquí sí se restarán 10 minutos.

Pero, en caso de que se haya realizado la limpieza de una habitación de cliente y haya que volver a limpiarla como salida, es obvio que debe ser contada como extra y deberemos añadir la cantidad de tiempo extra correspondiente.

Es decir, siguiendo con el ejemplo anterior, la persona encargada tendrá 20 minutos por la limpieza de la habitación de cliente y se añadirán 30 minutos más por la limpieza de la habitación de salida, especificándolo en su lista.

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ROOM MOVES EN OPERA PMS

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Dejas el departamento cerrado de una forma y amanece diferente a la mañana siguiente. ¿Qué ha pasado aquí?, ninguna información, nada en el documento que te mandan con las quejas o incidentes de la tarde anterior ¿entonces? Recepción ha realizado cambios de habitación sin informar a nadie, pero se puede saber los cambios que se han realizado en Opera PMS . Los pasos a seguir son:

  • Abrimos Opera Pms y clicaremos en Miscellaneous> Reports
  • En el listado de Reports, buscaremos el Report A192 Room Moves
  • Nos aparecerá una ventana que nos pedirá la fecha que deseemos, la insertaremos y le daremos a «Preview». Importante en la forma que aparezca la información «Sort Order», elegir siempre Room nº
  • El documento que nos proporcionará tendrá una estructura como la siguiente, en la que podemos observar si se ha hecho un «upgrade» y quien ha realizado el cambio de habitación.
  • MUY IMPORTANTE !!. Verificar en nuestro listado de habitaciones (T122) que aquellas que se han cambiado están en estado de Vacantes (VAC) y sucias (DI), sino lo podremos cambiar manualmente nosotros para que así aparezca en el listado de las camareras de piso.

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GRUPOS Y HABITACIONES

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En todos los hoteles en los que he trabajado, en algún momento hemos recibido grupos y se han bloqueado ciertas habitaciones para tenerlas preparadas a la llegada del mismo.

Hay hoteles en donde recepción, reservas o eventos proporcionan con bastante antelación qué habitaciones se van a necesitar, ésto depende bastante de cuando el equipo de eventos cierra la venta y tiene todos los detalles. Dicha información, normalmente se proporciona en la reunicón semanal de los jefes del departamento (HOD Meeting, Weekly Meeting,….)

Aparte, el departamento de eventos al mandar las BEO (Banqueting and Events Order) por correo electrónico, que es una serie de hojas o PDF especificando nombre del grupo, personas, cuando llegan, cuando se van, menú que van a tomar,…. también aparece el número de habitaciones totales y las categorías que necesitarán. Por ejemplo:

VIAJES GOBERNANTA’S BLOG. Llegada 15.04.24, Salida 16.04.24 Pax 20

9.00 Llegada al hotel y c/I

9.30 Reunión en salón Acacias

10.30 Coffee break

12.30 Coffee break

14.00 Comida en salón Acacias. Buffett

16.00 Finalización primer dia . Tarde libre

Habitaciones necesarias:

Superior 16

Junior Suites 3

Suite 1 (Organizadora del grupo)

Y ésta forma que acabamos de presentar sería cómo se vería una BEO, entonces aquí podemos ver que para el día 15 vamos a necesitar tener 20 habitaciones preparadas a las 9 de la mañana. Podemos coordinar con recepción qué habitaciones van a ser las destinadas a éste grupo, eso aunque parezca bastante lioso, nos ayudará en nuestra relación con recepción y podremos elegir las habitaciones que es más beneficioso para nosotros , no es lo mismo seleccionar una habitación limpiada el día anterior y bloquearla que tener que esperar a otro cliente que deje la habitación para poder limpiar y tener todo el lobby/recepción lleno de maletas (con peligro de que se pierdan o se estravíen).

Si no podemos elegir las habitaciones, desde nuestro ordenador podemos ver el listado de las habitaciones seleccionadas, y así poder realizar los cambios oportunos.

También podemos encontrarla en el listado de llegadas, pero desde nuestro punto de vista, tener que esperar el día anterior para buscar entre todas las llegadas, sobre todo si es un hotel grande , puede resultar lento, ya que tendremos que conocer el código del grupo.

A continuación os vamos a mostrar una forma de tener acceso a ésta información desde nuestra PMS.

  • Abrimos nuestra PMS. Cómo siempre, trabajamos con Opera, pero vosotros lo podreis realizar con el vuestro (PROTEL, SIHOT…).
  • Clicaremos en Miscellaneuos, y en la columna de la izquierda elegiremos Reports.
  • En Reports, nos iremos al desplegable para buscar el documento que necesitamos que es el de «Blocks and Groups»
  • Al elegir Blocks and Groups nos aparecerá otro desplegable en el que elegiremos PMS Group Rooming List.
  • Al elegir Rooming List nos aparecerá la última ventana en la que deberemos insertar el día, si conocemos el codigo del grupo también lo podemos poner (nos aparecerá en la BEO), aunque siempre es beneficioso conocer todos los grupos que te llegan en un día y no sólo concentrarse en uno. La ventana que nos aparecerá será :
  • En la ventana anterior, podemos guardarlo, imprimirlo o tener una vista previa, y el programa nos proporcionará un PDF como el siguiente:

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