GOBERNANTA´S BLOG

En todos los hoteles en los que he trabajado, en algún momento hemos recibido grupos y se han bloqueado ciertas habitaciones para tenerlas preparadas a la llegada del mismo.

Hay hoteles en donde recepción, reservas o eventos proporcionan con bastante antelación qué habitaciones se van a necesitar, ésto depende bastante de cuando el equipo de eventos cierra la venta y tiene todos los detalles. Dicha información, normalmente se proporciona en la reunicón semanal de los jefes del departamento (HOD Meeting, Weekly Meeting,….)

Aparte, el departamento de eventos al mandar las BEO (Banqueting and Events Order) por correo electrónico, que es una serie de hojas o PDF especificando nombre del grupo, personas, cuando llegan, cuando se van, menú que van a tomar,…. también aparece el número de habitaciones totales y las categorías que necesitarán. Por ejemplo:

VIAJES GOBERNANTA’S BLOG. Llegada 15.04.24, Salida 16.04.24 Pax 20

9.00 Llegada al hotel y c/I

9.30 Reunión en salón Acacias

10.30 Coffee break

12.30 Coffee break

14.00 Comida en salón Acacias. Buffett

16.00 Finalización primer dia . Tarde libre

Habitaciones necesarias:

Superior 16

Junior Suites 3

Suite 1 (Organizadora del grupo)

Y ésta forma que acabamos de presentar sería cómo se vería una BEO, entonces aquí podemos ver que para el día 15 vamos a necesitar tener 20 habitaciones preparadas a las 9 de la mañana. Podemos coordinar con recepción qué habitaciones van a ser las destinadas a éste grupo, eso aunque parezca bastante lioso, nos ayudará en nuestra relación con recepción y podremos elegir las habitaciones que es más beneficioso para nosotros , no es lo mismo seleccionar una habitación limpiada el día anterior y bloquearla que tener que esperar a otro cliente que deje la habitación para poder limpiar y tener todo el lobby/recepción lleno de maletas (con peligro de que se pierdan o se estravíen).

Si no podemos elegir las habitaciones, desde nuestro ordenador podemos ver el listado de las habitaciones seleccionadas, y así poder realizar los cambios oportunos.

También podemos encontrarla en el listado de llegadas, pero desde nuestro punto de vista, tener que esperar el día anterior para buscar entre todas las llegadas, sobre todo si es un hotel grande , puede resultar lento, ya que tendremos que conocer el código del grupo.

A continuación os vamos a mostrar una forma de tener acceso a ésta información desde nuestra PMS.

• Abrimos nuestra PMS. Cómo siempre, trabajamos con Opera, pero vosotros lo podreis realizar con el vuestro (PROTEL, SIHOT…).
• Clicaremos en Miscellaneuos, y en la columna de la izquierda elegiremos Reports.

• En Reports, nos iremos al desplegable para buscar el documento que necesitamos que es el de «Blocks and Groups»

• Al elegir Blocks and Groups nos aparecerá otro desplegable en el que elegiremos PMS Group Rooming List.

• Al elegir Rooming List nos aparecerá la última ventana en la que deberemos insertar el día, si conocemos el codigo del grupo también lo podemos poner (nos aparecerá en la BEO), aunque siempre es beneficioso conocer todos los grupos que te llegan en un día y no sólo concentrarse en uno. La ventana que nos aparecerá será :

• En la ventana anterior, podemos guardarlo, imprimirlo o tener una vista previa, y el programa nos proporcionará un PDF como el siguiente:

Si te ha gustado éste artículo no olvides suscribirte al blog y seguirnos en redes sociales, nos puedes encontrar en Facebook, Twitter, Linkedin, Grupo Linkedin, YouTube e Instagram

Filed under: departamento de pisos | Tagged: BEO, grupos, habitaciones, listado de grupos, Opera PMS | Leave a comment »