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Cómo Hacer un Briefing Efectivo en Housekeeping


El briefing es la reunión diaria donde el equipo de Housekeeping recibe la información clave para el día: ocupación, llegadas, salidas, clientes VIP y cualquier detalle operativo relevante.
En algunos hoteles se realiza un único briefing general, mientras que en otros se hace un segundo briefing con supervisores para tratar errores, nuevos estándares o información interna.

Claves para un briefing realmente efectivo

  • Empieza agradeciendo. Un reconocimiento al trabajo del día anterior genera buen clima.
  • Normaliza los errores. Todos se equivocan; el objetivo es analizarlos juntos y minimizar fallos.
  • Duración máxima de 10 minutos. Después de ese tiempo la información se pierde.
  • Repasa los estándares. Refuerza la forma correcta de trabajar.
  • Cierra agradeciendo.

Dónde realizar la reunión

En la gran mayoría de los hoteles, las reuniones se realizan en la oficina o en el pasillo del departamento.
Sin embargo, en otros hoteles se opta por hacerlas en las habitaciones, con el fin de revisar los estándares y comprobar si se están cumpliendo o si es necesario reforzar los programas de entrenamiento.


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PLANIFICACION DIARIA


La planificación diaria es el documento por el cual conocemos la plantilla que trabajará al dia siguiente y al compararlo con el volúmen de trabajo del día (ocupación, salidas, llegadas,…) sabremos si podemos realizar el trabajo o por el contrario debemos tomar medidas para que la operativa del hotel no se vea afectada.

Cada departamento de Housekeeping tiene su estilo pero en general :

  1. Occupación del dia %
  2. ADR = Average Daily Rate . Importante para conocer el promedio que está pagando cada cliente
    • Se puede ampliar por categorías de habitación.
  3. Número de habitaciones
  4. Salidas
  5. Llegadas
    • VIP
  6. Clientes
  7. Coberturas (en el hotel donde se haga)
  8. Show Rooms
  9. OOS/OOO
  10. Personal trabajando en la mañana
    • Supervisores
    • Camareras de piso
    • Mozos de habitaciones
    • Areas públicas
    • Lavanderia
    • Otros (florista, cantina, empresa externa)
  11. Personal trabajando en la tarde
    • Supervisores
    • Camareras de tarde/cobertura
    • Mozos de habitaciones
    • Areas públicas
    • Lavanderia

Esto es lo que debe estar rellenado para la apertura del día siguiente

En ese mismo documento, mientras se realiza la apertura, se comprueban las cifras del dia, se actualiza la información y a lo largo del día se va rellenando con todas las incidencias que hayan ido ocurriendo: carteles no molestar, rechazos de servicio, no coberturas, al igual que también se puede apuntar todo aquello que se ha puesto en las habitaciones para su seguimiento: camas extras, cunas, camas de perro, almohadas especiales, diferente set up de habitaciones (twin), ….

De esta forma en un solo documento tendremos toda la información relativa a las habitaciones y las áreas que son dependencia del departamento de Housekeeping.

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Juego de los estándares/Standards Game


En el primer hotel, allá por el 2002, en el que trabajé, The Old Ship en Brighton (UK), la gobernanta cansada de revisar habitaciones con los estándares equivocados, después del descanso de las 10 de la mañana (desayuno), nos reunió en una habitación y nos pidió que cada una dijeramos un estándar que estuviera mal en la habitación.

Eramos 5 y la gobernanta y supervisoras habían dejado 5 fallos , para que todas pudieramos decir uno. Al finalizar, al comprobar que habíamos detectado todo lo que no estaba según correspondía nos preguntó «So… if you know the standards, why don´t you do?» («Entonces si os sabeis los estándares, ¿por qué no lo haceis?»)

Esta anécdota personal me da pie a hablaros de uno de los métodos de formación más efectivos que he conocido, hacer partícipe a tu equipo, no sólo diciéndolo. ¿Cuántas reuniones has tenido con tu equipo y al final no consigues los resultados esperados?.

Si en la formación haces partícipe a tu equipo, no sólo mostrarás que valoras su opinión, sino que será una herramienta muy valiosa para detectar malas praxis.

En el Riverbank Park Plaza de Londres, recuerdo que las reuniones de los supervisores (todos los días a las 10h.) la hacíamos en una habitación, comenzábamos leyendo el trabajo del dia (llegadas, salidas, vip´s, clientes,…) para terminar revisando un estándar de la habitación.

David, el housekeeping manager, era el que elegía lo que se iba a revisar, cada día uno diferente, pero nos dejaba a los supervisores que dijeramos como debía ser. Cuando estábamos todos de acuerdo, hacíamos una foto y lo añadíamos al SOP del departamento en caso de que hubiera alguna variación.

Este tipo de juegos nos ayudaban ya que discutíamos entre nosotros/as como debía chequearse, cada uno revisabamos diferente y así aprendíamos los unos de los otros.

No debe ser superior a 15´-20´ y lo más apropiado es enlazarlo con la reunión/briefing de la mañana.

Para terminar, me gustaría resaltar que es importante tener presente que un empleado capta mejor el concepto si lo hace , es decir si se le involucra en el aprendizaje de una nueva habilidad que queremos que adquiera, en vez de sólo decirselo.