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Petty Cash. Su utilización y cómo afecta al presupuesto del departamento

Posted on octubre 27, 2023 by GOBERNANTA´S BLOG

En un artículo anterior hacíamos mención del Petty Cash , que es dinero que te da recepción de su Cash Flow (dinero de caja) para solventar una emergencia puntual.

Es conveniente no tener que hacer uso de éste recurso muy a menudo ya que afectará a tu presupuesto mensual del departamento, en la partida a la que pertenezca lo que hayas comprado con petty cash. Detergente pertenecerá al presupuesto de artículos de limpieza de la lavandería, papel higiénico al de artículos de clientes (amenities), etc…

Cómo hemos comentado lo ideal es no tener que hacer uso de éste recurso pero en ocasiones, por retraso del pedido, error humano al realizar el pedido o cualquier circunstancia, nos vemos obligados a hacer uso de él.

Hay 2 preguntas fundamentales que debes plantearte antes de pedir petty cash:

  1. ¿Cuánto tiempo voy a tener que esperar hasta que llegue el pedido?
  2. ¿ Lo que voy a gastar en Petty Cash puede salir de una partida diferente ?

En la primera pregunta, tenemos que saber cúánto tiempo necesitaremos cubrir esa necesidad, un día, una semana, un mes…. Cuanto mayor sea el tiempo mayor gasto realizaremos, ya que los proveedores siempre hacen precios muy ajustados.

Por otro lado, ya que tenemos que hacer el gasto, lo haremos para estar cubiertos completamente, no es beneficioso el tener que estar yendo a recepción todos los días a pedir petty cash, esto también les afecta a ellos en su cash flow y los errores en el cierre de caja pueden ocurrir.

Cada vez que pidamos dinero en recepción , ellos deben hacer un ticket-vale que firmaremos por valor del dinero que hayamos pedido, lo mejor es que sea alguien responsable quien se ocupe de ésto, jef@ de recepción, 2@ jef@ de recepción, MOD (manager on duty),etc… .

Una vez que tenemos el dinero, iremos a comprar lo que necesitemos. el ticket de compra y la vuelta de lo que nos haya sobrado deben darse a recepción , a la misma persona que nos realizó el «ticket-vale». Esta persona grapará el ticket de compra con el ticket-vale y lo pondrá todo junto en la caja de la que salió el dinero. Es muy importante no retrasar la entrega del ticket de compra y el sobrante, en el momento en que se vuelve al hotel hay que ir directamente a recepción.

En cuanto a la segunda pregunta, es evidente que al tener que cubrir una emergencia, vamos a gastar más , aunque en algunos hoteles nuestras partidas del presupuesto general del hotel se pueden combinar, es decir, poder utilizar presupuesto de la partida, por ejemplo de productos de limpieza para la partida de papelería y viceversa. También comprobar si el exceso en el presupuesto nos va a afectar en demasía, es decir, si por ejemplo tenemos un presupuesto mensual de 1500 euros en productos de limpieza y gastamos 1600 por cubrir emergencias, ésto sólo afectará al presupuesto del año siguiente, aunque si no hay una diferencia significativa normalmente no te van a pedir explicaciones, pero ¡ojo! como jef@ departamental tienes que tener las cuentas al día y saber por qué y cuando de cada gasto.

En la mayoría de los hoteles se combinan partidas a final de mes para que el presupuesto no aparezca distorsionado en el inventario mensual de gastos.

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ROOM MOVE / CAMBIO DE HABITACIÓN ¿a cualquier hora?

Posted on abril 29, 2019 by GOBERNANTA´S BLOG

Un cliente baja a recepción quejándose de su habitación, no le gusta, tiene ruidos, no está suficientemente limpia para su gusto…. . Recepción rápidamente para no perder cliente y para dar un servicio de calidad le proporcionan el cambio de habitación, pero ¿qué ocurre con las habitaciones que son de cliente y que se convierten automáticamente en salida? Si la habitación no ha sido todavia limpiada por la camarera, básicamente lo que cambia es el estado de la habitación, tenias cliente ahora tienes salida. No es justo, lo sé. Al igual que también sé que hay infinidad de hoteles en que da igual la cantidad de clientes o salidas que lleves, te tocó y te tocó, fin de discusión. No estoy de acuerdo pero es así en muchos establecimientos.

En fin, cuando el cambio de habitación se produce antes de las 12 de la mañana como he comentado arriba, se cambia el estado se comunica a Pisos, se prepara la habitación para el siguiente cliente y queda dispuesta para la venta.

Aunque llendo un poco más allá hay ocasiones en que los clientes deberían ser «penados» por reclamar un cambio de habitación a deshora.

En el primer hotel donde trabajé como subgobernanta tenían la norma de que si se quería cambio de habitación, el cliente tenía que comunicarlo antes de las 11 de la mañana para así dar tiempo a Pisos a reorganizarse y dar un servicio de calidad.

Pero hay ocasiones en que el cliente baja a recepción, con motivos o sin ellos para cambio de habitación a horas en las que debería ser advertido de un cargo por hacer que la camarera de pisos tenga que limpiar por segunda vez la habitación. Lo sé, es algo utópico que nadie lo va a hacer.

Por ejemplo si bajan  a las 2 de la tarde, llaman de recepción y  avisan de que una habitacion se cambia por que se queja de los ruidos. Los extractores de ventilación que están en el techo del edificio no le dejan pegar ojo. Y tiene razón el cliente, pero mi postura es y así se lo intentaría explicar a la persona de recepción que me miraría con cara de ¿qué estás diciendo?.

Si el cliente, según él, no ha podido descansar en toda la noche por el ruido y llegaron ayer al mediodía, ¿no ha tenido tiempo suficiente de ir ésta mañana a pedir el cambio de habitación a primera hora? No, ha esperado que la camarera le hiciera la habitación, una de las primeras por cierto porque han bajado a desayunar, así que la 129 para las 9 de la mañana ya estaba limpia y chequeada. Han utilizado toda la habitación y a las 2 de la tarde han pedido el cambio. En este punto, habría que haberle comentado al cliente que si tan a disgusto había pasado la noche, que tenía que haber reclamado el cambio antes, preferiblemente antes de las 12 de la mañana, y que se le va a cargar por la limpieza extra de la habitación. También lo sé, utópico total, pero sólo así se podrá conseguir un poco de respeto para el departamento de pisos y las personas que lo integran.

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