Preparación de habitaciones de llegada el día anterior (I)

Posted on noviembre 18, 2022 por GOBERNANTA´S BLOG

En éste artículo hablaremos de cómo tener preparadas habitaciones de llegada el día anterior y así en días con mucha ocupación nuestro trabajo (supervisores y camareras de piso) será más sencillo.

Como supervisores, en la lista que tenemos para supervisar, podemos ver nó solo lo que debemos chequear en ése día sino también las habitaciones que van a ser ocupadas en el día o días siguientes, así como las personas que lo ocuparán.

En nuestro listado de Vacant Rooms, nos aparecerán todas las habitaciones, así como toda la información en cuanto estado de la habitación (ocupada, vacia, sucia, limpia), días que ha estado vacía, personas que hay en una habitación y cuando será la próxima vez que será reservada la habitación o incluso si será puesta fuera de servicio (oo, os) por razones técnicas.

Os explicaremos ahora cómo leer el Vacant Room report:

En la primera fila nos aparece lo siguiente:
- ROOM: Número de habitación
- ROOM TYPE Tipo de habitación. Categoría
- FO STATUS: Estado de la habitación. Ocupada (OCC)/Vacía (VAC)
- STATUS: Sucia (DI), Limpia (CL), Inspeccionada (IP), Pick Up (PU).
- NIGHTS VACANT: Días que permanece vacía una habitación.
- NAME: Nombre del cliente
- ARR. DATE: Día de llegada
- DEP. DATE: Día de salida
- RES. STATUS: Estado de la reserva ( Arrival= llegada, Due out= Salida, Arrived= Ya llegó, Departed= Dejó el hotel, Checked In= Está en la habitación).
- ADLTS: Número de adultos que hay en la habitación. En algunos hoteles, los niños de 15 años ya se les incluye en ésta categoría
- CHLD: Número de niños que hay en la habitación
- DISCREPANT STATUS: Estado de discrepancia, el número de personas de la reserva no coincide con el que tiene Housekeeping.
- NEXT BLOCKED: Próxima vez que va a ser reservada la habitación.
Ahora veremos, la partes que más interesan para el departamento de Housekeeping.

Como podeis observar en la imágen hemos señalado diferentes partes, vamos a verlas una a una:

Nights Vacant: Días vacía la habitación. Es importante a la hora de preparar nuestro trabajo, ya que no es lo mismo una habitación que esté vacía 1 día como que esté 7 .
ADLTS: Adultos, habeis observado que he señalado 3 partes diferentes, una aparecen 2 personas, en otro 1 y en otro 3. La de 2 personas es normal, ya que las habitaciones son dobles. Sin embargo en la de 1, podemos prepararla como tal, dejando sólo amenidades para 1 persona, si el nombre coincide con otra reserva en la habitación de al lado, nos puede indicar que la persona es un niño (no un adulto, a veces recepción no lo indica como tal) y debemos cotejar dicha info con recepción o revisarla nosotros mismos en el ordenador. Si aparecen más de 2 personas como el último caso, nos indicará que debemos poner una cama supletoria, montar un sofa, y al igual que en el caso anterior, debemos conocer si esa 3ª persona es un niño o un adulto.
CHLD: Niños. En uno de nuestros ejemplos vemos que aparecen 2 adultos + 2 niños . Bien, en la parte de niños siempre hay que preguntar y saber de que edad tienen, porque a lo mejor es cama/sofa supletoria o cama/sofa supletoria con barreras o cuna.
NEXT BLOCKED: La próxima vez que va a ser reservada la habitación, y volviendo a la imagen anterior, tenemos el ejemplo de 2+2 y que será otra vez usada el 23/10. Por lo tanto nos indica que será una salida con entrada. Importante: en las llegadas de ese dia, si hay alguna reserva de ésa categoría con 2+2 debe indicarse a recepción en la medida de lo posible que la reserva vaya a esa habitación. Así Housekeeping no tendrá tanto movimiento de camas o cunas, ahorrando tiempo y pudiendo tener la habitación preparada a tiempo. En otro ejemplo vemos que la habitación será ocupada el 20/10 pero que está vacía. En éste caso podemos dejarla preparada con los extras que pueda tener la reserva.

Inspeccionar el día anterior las habitaciones vacías que van a ser ocupadas al dia siguiente y tenerlas preparadas hará que nuestro departamento sea más eficiente al igual que a recepción, ya que no tendrán que estar esperando a Housekeeping para colocar paquetes de bienvenida o dar early check ins, haciendo nuestro trabajo fluido.

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Objetos perdidos. Registro en Opera PMS (II)

Posted on noviembre 15, 2022 por GOBERNANTA´S BLOG

En el artículo anterior, nos adentrabamos en cómo registrar los objetos perdidos en Opera PMS. En ésta segunda parte vamos a enseñaros como adjuntarlo a una reserva, así como sacar reportes de objetos perdidos por meses, dias o por habitaciones concretas.

Una vez que tenemos nuestro objeto perdido registrado, «save». Clickamos en el botón de la derecha «Attach».

Sólo te permitirá vincularlo cuando todos los datos estén registrados y guardados. Estate segur@ que el objeto que queremos vincular es el que acabamos de registrar, sino cambiarás el nº de habitación y puede crear confusión en caso de reclamo.

Al presionar «Attach», te aparecerá la siguiente pantalla,

Presionaremos «Advanced» para buscar la reserva por número de habitación. Nos aparecerá la siguiente pantalla

Escribiremos el número de habitación dónde ha sido encontrado el objeto perdido y cambiaremos la fecha de llegada. Normalmente pongo 1 semana atrás y así salen todos los clientes que han pasado la habitación. También puedes poner la fecha exacta basándote en tu room report con el que chequeas habitaciones.

Presionamos en «Search» y nos saldrán todas las reservas desde la fecha de llegada que hemos indicado en la habitación que hemos insertado previamente.

Escogeremos la última fecha y presionaremos «OK».

Por último nos quedará vinculado nuestro objeto perdido a una reserva , de ésta forma cuando el cliente vuelva al hotel, en Recepción les aparecerá un mensaje sobre un objeto perdido dejado en su estancia anterior, y así podersela dejar en la habitación a su llegada con una nota o mensaje y provocar el efecto WOW.

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HABITACIONES OS, OO Y LAST LET (I)

Posted on noviembre 1, 2022 por GOBERNANTA´S BLOG

Es frecuente que cuando tenemos un problema en una habitación, nos veamos obligados a bloquearlas. A veces no hay ningún contratiempo sino que por razones operativas se bloquean para asegurar su puesta a punto.

Y aquí nos surge la duda..¿Cómo pongo la habitación? ¿Out of service o out of order?.

Reconozco que al principio a mí también me costó entender los dos términos y saber aplicarlos correctamente.

OS. Out of Service: Se aplica para aquellas habitaciones que tienen una o varias de la siguiente lista:

Parte de un grupo con todas las habitaciones de una mismoa categoría , planta, etc…
Show rooms. Para particulares, empresas o para visitas del personal de la propia empresa (directores regionales, jefes centrales…)
Realización de tareas de mantenimiento por parte del departamento en cuestión (pintura, cambio de sanitarios,…) o de una empresa externa.
Realización de tareas de limpieza (alfombras, cortinas, foscurits, limpiezas profundas…)
Poco común pero puede ocurrir. Utilización de habitación como almacén.

Las habitaciones out of service (OS) siguen siendo parte del inventario de habitaciones disponibles que el hotel puede vender. Ya que su inutilización comprende unas pocas horas y puede ser puesta en circulación de nuevo para una nueva venta.

Aquí la coordinación entre Housekeeping, recepción y mantenimiento debe ser impecable, ya que sino podemos encontrarnos con un cliente esperando en recepción y teniendo que limpiar sin tiempo una habitación que ha tenido que ser retirada de OS . Esto puede ocurrir cuando la única categoría que queda es la o las habitaciones OS y recepción decide retirarlas de su estado OS para poder tener una reserva más.

OO. Out of Order: En éste apartado las habitaciones necesitan ser retiradas del inventario de habitaciones disponibles del hotel, ya que se deberá a lo siguiente:

Habitación que ha sufrido daños importantes y su reparación necesita de una empresa especializada (moquetas, pulimento de suelos, alabañilería, cristalería, electricidad…)
Trabajos de apertura, cierre o reformas de un hotel. En apertura al igual que en reforma, se retiran de estado oo cuando éstos trabajos han terminado. En cierre, se añaden en el momento en que la habitación ha sido preparada para su cierre y no puedes ser puesta más a la venta, en éste caso aunque siempre dependiendo del tipo de hotel, se realizan por secciones, plantas o incluso por categorías concretas.
En algunas ocasiones por baja ocupación pueden incluirse habitaciones OO aunque no es lo más frecuente.

Last Let: Son aquellas habitaciones que deberían estar en OS u OO pero que por la ocupación del hotel se requiere que sigan disponibles . En éste caso , las habitaciones se venden a un precio menor y siempre informando al cliente de los defectos o problemas que pudiera tener dicha habitación. Ejemplo: En una habitación el espejo del cuarto de baño está caído, aunque no está roto , si tiene las esquinas dañadas y está apoyado sobre el lavabo, pudiendo ver todo el cableado de la pared. Mantenimiento ha oencargado un espejo nuevo pero no se recibirá hasta dentro de 1 semana. La habitación está en la categoría de OO, ya que no se puede vender pero al haber tenido overbooking, es necesario usarla. Recepción mueve en la medida de lo posible todas las reservas para que se quede la última disponible de todo el hotel.