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Objetos Perdidos. Registro en Opera PMS (I)

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Continuando con los artículos sobre Opera PMS y sus diferentes funciones que nos ayudan en nuestro día a día, tenemos la posibilidad de tener un registro de todos los objetos perdidos encontrados en las habitaciones o en el hotel y tener un registro de manera que recepción pueda comprobar si el artículo está en el almacén destinado para éstos objetos o está guardado en una caja fuerte por ser un artículo de valor (joyas, dinero, pasaportes, relojes, iphones, ipads,…). Teniendo todos los objetos perdidos registrados, nos permitirá tener mejor comunicación con recepción o guest relations cuando el cliente escriba reclamando algún objeto perdido.

A continuación os explicaremos cómo registrar los objetos perdidos.

  • Abrimos OPERA PMS
  • Clickamos en Miscellaneous y nos aparecerá a la izquierda una serie de opciones y clickaremos en «Track it»
  • Nos aparecerá la siguiente imagen y pincharemos en «Dashboard»
  • Nos aparecerá la siguiente pantalla y abajo a la derecha clickaremos en «New».
  • Rellenaremos todos los datos
    • Track it Group: Nos saldrá un desplegable y seleccionaremos LOST
    • Ticket Number: Le pondremos el número que corresponda. Una forma es YY.MM.Nºdeitem , ejemplo 221134, siendo el item nº 34 del mes de noviembre del 2022.
    • Type: Nos vendrán varias opciones y seleccionaremos la que más nos convenga.
    • Action: En un principio no hay que rellenar nada aquí, sólo en caso de que se devuelva, el cliente lo recoja o se saque del almacén por haber pasado el tiempo estipulado, señalaremos la opción adecuada.
    • Location: Normalmente HSK (Housekeeping) aunque si se trata de un objeto de valor lo guardaremos en la SAFE.
    • Quantity: Número de objetos que guardamos con un mismo ticket. Por ejemplo hay 1 camiseta, 1 cargador de telefono y 1 libro. En vez de registrarlos por separado, lo pondremos todo en el mismo ticket, señalando que la cantidad es 3.
    • Description: Toda la info que podamos apuntar para tener más detalle del objeto perdido
      • En caso de ropa: talla, color, marca de ropa
      • En caso de aparatos electrónicos: marca, color, si conocemos el modelo también se puede incluir.
    • Follow up: Pondremos la fecha hasta cuando tenemos que tenerlo guardado, 3 meses, 6 meses, 1 año….

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HABITACIONES OS, OO Y LAST LET (II)

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En el anterior artículo describíamos los distintos status de una habitación en el momento en que surje una incidencia técnica o deben estar fuera del inventario de habitaciones disponibles.

En ésta segunda parte vamos a describir gráficamente como desde Opera PMS podemos cambiar el estado de una habitación a Out of Service (OS) u Out of Order (OO).

Las habitaciones «Last Let» sólo pueden ser marcadas con un comentario en el profile de la habitación, así cuando se estén asignando habitaciones, el recepcionista o la persona encargada de ello verá un aviso del estado de dicha habitación . Por ejemplo: «habitación con vistas al patio interior» o «habitación cerca de las vias del tren».

Tanto para las habitaciones «Out of Service» como para las «Out of Order» el proceso es el mismo, el cuál veremos a continuación:

  • Abrimos Opera Pms y nos aparecerá ésta pantalla:
  • Presionaremos en el botón Out of Service/ Out of Order
  • Nos aparecerá la siguiente ventana en donde deberemos ir rellenando los campos con los datos de la habitación.
  • Rellenaremos los campos Room list, eligiendo la habitación, el resto si lo vas a tener 24 horas (lo habitual) , no hace falta rellenarlo. Después la parte de las fechas From Date (desde fecha), To Date (hasta fecha). El status, OS u OO. Y lo más importante , como queremos que nos vuelva la habitación (jamás IP). Podemos incluir la razón de ponerla fuera de servicio, la lista está en base al hotel donde trabajes, pero va desde pintura, albañilería, fontanería, …. hasta redecoración. En la parte de Remarks, podemos añadir comentarios si lo consideramos necesario.
  • Cuando tengamos todo relleno, pulsamos Ok , y nuestra habitación aparecerá en el listado de habitaciones fuera de servicio y sus razones.
  • Cuando queramos añadir o quitar, pulsaremos los botones «New» (nuevo) o «Delete» (borrar) para actualizar la lista de habitaciones fuera de servicio y nos devolverá a la pantalla para incluir habitaciones.