A lo largo del año, hay múltiples eventos que pueden afectar el suministro de productos en un hotel, como:
- Festividades nacionales y locales: Navidad, Semana Santa, días festivos.
- Huelgas de transporte: Pueden retrasar las entregas.
- Altas temporadas: Periodos de alta ocupación que generan un mayor consumo de materiales.
Para evitar la falta de stock en momentos críticos, desarrollé una matriz de proveedores que nos permitía organizar y optimizar los pedidos. Esta matriz incluía la siguiente información:
- Nombre del proveedor.
- Productos suministrados.
- Datos de contacto: Teléfono o correo electrónico.
- Número de referencia del cliente: Algunas empresas asignan un código para facilitar la gestión de pedidos.
- Coste del producto: Desglosado por lote, caja o unidad.
- Tiempo de envío: Días desde que se realiza el pedido hasta la entrega.
- Coste por entrega anticipada o urgente.
De todos estos datos, los más relevantes eran los días de envío, ya que permitían programar los pedidos con antelación y evitar situaciones de desabastecimiento, lo que podía derivar en la necesidad de realizar pedidos urgentes con un sobrecoste significativo.
Procedimiento de Inventario y Pedidos
- Inventario semanal: Se realizaba los lunes, ya que los fines de semana eran los de mayor consumo de materiales.
- Ajustes según la ocupación estimada: Basándonos en el forecast (previsión de ocupación), calculábamos el stock necesario para los días siguientes.
- Registro de pedidos en Outlook:
- En la agenda se registraba el nombre del proveedor y la fecha de entrega prevista.
- Esto permitía tener un control claro de los pedidos y prever cualquier posible retraso.
Estrategia para Fechas Críticas
Para eventos como Navidad o Semana Santa, donde podíamos estar hasta 10 días sin recibir suministros, implementamos una estrategia de aprovisionamiento con un mes de antelación. En lugar de depender de un gran pedido final, incrementábamos progresivamente la cantidad de stock en cada pedido, asegurándonos de tener suficiente material sin depender de la disponibilidad del proveedor en el último momento.
Beneficios del Plan de Gestión de Stock
- Evitaba situaciones de emergencia y estrés innecesario.
- Reducía costos adicionales por envíos urgentes.
- Garantizaba el suministro en periodos de alta demanda.
- Facilitaba la planificación y reducía la necesidad de llamadas y correcciones de última hora.
Tener un plan bien estructurado y prever distintas situaciones nos permitió optimizar la gestión de stock de manera eficiente y sin sobresaltos.
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Filed under: ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL, departamento de pisos, POSTS DE LA GOBER | Tagged: calendario, Gestion, housekeeping, planificacion, proveedores, rotura de stock, stock, suministros | Leave a comment »
