El briefing es la reunión diaria donde el equipo de Housekeeping recibe la información clave para el día: ocupación, llegadas, salidas, clientes VIP y cualquier detalle operativo relevante. En algunos hoteles se realiza un único briefing general, mientras que en otros se hace un segundo briefing con supervisores para tratar errores, nuevos estándares o información interna.
Claves para un briefing realmente efectivo
Empieza agradeciendo. Un reconocimiento al trabajo del día anterior genera buen clima.
Normaliza los errores. Todos se equivocan; el objetivo es analizarlos juntos y minimizar fallos.
Duración máxima de 10 minutos. Después de ese tiempo la información se pierde.
Repasa los estándares. Refuerza la forma correcta de trabajar.
Cierra agradeciendo.
Dónde realizar la reunión
En la gran mayoría de los hoteles, las reuniones se realizan en la oficina o en el pasillo del departamento. Sin embargo, en otros hoteles se opta por hacerlas en las habitaciones, con el fin de revisar los estándares y comprobar si se están cumpliendo o si es necesario reforzar los programas de entrenamiento.
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La organización y gestión de tareas en Housekeeping comienza con la recopilación de la información diaria necesaria para distribuir el trabajo de forma eficiente. Para ello se utilizan tres documentos principales:
• Lista de llegadas: identifica early check-ins y late check-outs. • Listado de traces: muestra solicitudes o requisitos especiales. • BEO u orden de eventos: indica qué áreas del hotel se usarán durante el día.
Una vez recopilados estos documentos se establecen las prioridades de limpieza en habitaciones:
a. En habitaciones:
Llegadas tempranas (antes de 14:00/15:00).
Habitaciones con requisitos especiales: horario fijado o cartel “Limpie mi habitación”.
Habitaciones con bebés.
Habitaciones con personas mayores.
Habitaciones con personas enfermas.
Llegadas del día sin horario confirmado (límite 14:00/15:00).
Habitaciones de clientes alojados.
Salidas sin llegada asignada.
En el caso de áreas públicas, la priorización sigue otra lógica:
b. En áreas públicas:
Zonas donde comienzan eventos tempranos, según el BEO ( Banqueting and Events Order)
Espacios circundantes a los eventos: lavabos de clientes, lobby, recepción, pasillos, zonas de pausas y tránsito.
La correcta organización también depende del uso preciso de la nomenclatura que aparece en los listados de habitaciones. Esta codificación permite identificar de inmediato el estado operativo de cada estancia:
• Entrada limpiada e inspeccionada el día anterior → VAC IP. • Entrada limpiada pero no revisada → VAC CL. • Entrada limpiada, inspeccionada pero con incidencia → VAC PU. Requiere control exhaustivo por falta de material o incidencias técnicas. Ejemplos: Hab. 217 falta secador (HSK), Hab. 501 mancha moqueta (HSK), Hab. 135 fallo cortina automática (Mantenimiento). • Salida pendiente de check-out o huésped todavía presente → OCC DI. • Salida con check-out realizado → VAC DI. • Cliente en habitación ocupada y sucia → OCC DI (verificar “Due Out” o “Checked In” para diferenciarla de una salida).
Tras registrar correctamente estos estados, se realiza la marcación de las listas de trabajo. Lo habitual es utilizar un sistema de codificación en colores:
• Rojo o naranja para salidas. • Amarillo para habitaciones con clientes. • Verde para llegadas.
El resultado es un documento claro donde se visualiza la carga de trabajo diaria, las prioridades establecidas y las características de cada habitación y área del hotel.
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En el artículo anterior, vimos la recogida y separación de ropa en la lavandería. En éste veremos las áreas de desmanchado, lavado, planchado y almacenaje.
Tras la separación por zonas (habitaciones, restaurante, spa…), es necesario realizar una segunda clasificación, ya que no todas las prendas tienen los mismos ciclos ni temperaturas de lavado.
La segunda clasificación se realiza según se muestra
Zona de desmanchado
En esta área se llevan las prendas que presentan manchas que no salen en un ciclo de lavado normal y necesitan tratamiento previo.
Normalmente, esta ropa ya está separada en la propia habitación.
Las prendas que deben tratarse de forma individual son las que tienen manchas de:
Sangre
Fluidos corporales
Vómito
Deben introducirse en una bolsa aparte y señalizar de forma visible que necesitan tratamiento individual.
Después se identifica el tipo de mancha y se clasifica para aplicar el mejor tratamiento posible.
Zona de lavado
Una vez que la ropa está clasificada por tipología, se lavan las prendas según las especificaciones del fabricante. Cada prenda tiene su temperatura y ciclo de lavado, los cuales deben respetarse.
Zona de secado
No todas las prendas pasan por secadora. Algunas se secan al aire libre y otras no necesitan secado previo porque se secan directamente durante el planchado (como las sábanas en la calandra).
Zona de planchado
El último paso antes del almacenaje es el planchado, que puede realizarse de dos formas:
Manual: plancha
Máquina: muñeco, calandra
Zona de almacenaje (lencería)
Una vez limpias, las prendas se almacenan en la lencería siguiendo dos criterios:
Por zona
Habitaciones
Restaurante
Spa/Piscina
Uniformes
Por tipo de prenda
Ropa de cama
Ropa de baño
Manteles
Cubremanteles
Servilletas
Litos
Toallas
Albornoces
Camisa/blusa
Chaqueta
Pantalón/falda
Accesorios
Pañuelos
Cinturones
Mandiles o delantales
En el caso de los uniformes, deben organizarse por departamentos y cargos.
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La lavandería de un hotel se divide en áreas específicas, cada una con una función concreta dentro del proceso de lavado. El recorrido de la ropa comienza desde el momento en el que se entrega y finaliza cuando se retira para su distribución a los diferentes almacenes de planta. Este flujo aplica tanto a la ropa de hotel (habitaciones, restaurante, spa) como a la ropa de cliente y a los uniformes.
Las áreas principales de una lavandería hotelera son:
Zona de recogida/entrega
Zona de separación
Zona de desmanchado
Zona de lavado
Zona de secado
Zona de planchado
Zona de almacenaje (lencería)
Zona de recogida / entrega
En algunos hoteles existen tolvas, un conducto en la pared que conecta las plantas con la lavandería para enviar la ropa sucia. Sin embargo, dejaron de utilizarse por problemas de infraestructura y atascos, dando paso al uso de carros o jaulas.
Ropa de habitaciones
La recogen y entregan los mozos de habitaciones. Se transporta en jaulas o carros según el tamaño del hotel; lo habitual es usar jaulas separadas:
Una para ropa de felpa
Otra para ropa de cama
Esto ahorra tiempo, ya que la separación puede hacerse durante la entrega si hay espacio. Ejemplo: a la derecha la ropa sucia de cama, a la izquierda la ropa sucia de felpa.
Ropa de restaurante
La recogen y entregan los camareros del restaurante, bar o zonas donde se utiliza mantelería. Se transporta en carros de lavandería.
Ropa de spa
La recogen y entregan los empleados del spa. En algunos hoteles esta tarea la realiza el mozo de habitaciones.
Ropa de cliente
La recoge la supervisora o la camarera de piso. En ocasiones, el cliente la deja en recepción y el personal de lavandería la retira.
Entrega de ropa limpia al cliente:
En cesta o caja:
Ropa interior
Camisetas
Jerséis finos
Corbatas
En percha:
Camisas
Pantalones
Chaquetas
Vestidos
Abrigos
Chaquetones
Zona de separación
Es obvio que no se pueden mezclar las prendas, ni siquiera cuando llegan en jaulas o carros. Por lo tanto, aquí comienza la fase de separación, en la que se dividen las jaulas o carros según corresponda.
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Dentro del Departamento de Housekeeping es habitual trabajar con previsiones de ocupación para poder organizar correctamente el volumen de trabajo y la distribución del personal. Sin embargo, no todas las previsiones sirven para lo mismo y, aunque a veces se mezclan los términos, el forecast y el history forecast son herramientas completamente distintas. Cada una cumple una función específica y se utiliza en momentos diferentes dentro de la planificación del hotel.
1. Housekeeping Forecast: previsión operativa del día a día
El forecast es la previsión inmediata. Es la herramienta que permite saber cuántas habitaciones habrá que limpiar mañana o durante los próximos días. En este documento aparecen reflejadas las llegadas, las salidas, las estancias y el número total de habitaciones ocupadas previsto para cada jornada. Esta información es esencial para la operativa diaria porque permite saber con exactitud cuánta carga de trabajo tendrá Housekeeping y cómo debe organizarse el personal. Cuando se observa un día con muchas salidas, se puede prever que será una jornada más intensa; si por el contrario hay pocas llegadas o estancias largas, se sabe que el ritmo será más estable. El forecast cambia constantemente debido a modificaciones de última hora: cancelaciones, extensiones de estancia o reubicaciones de grupos. Por ese motivo se revisa de forma diaria y se utiliza para tomar decisiones inmediatas, como ajustar los turnos o valorar si es necesario solicitar apoyo adicional.
2. History Forecast: visión histórica y no operativa
El history forecast no sirve para organizar el día siguiente ni para planificar los turnos de una semana. Su finalidad es completamente distinta. Este documento se basa en la ocupación histórica del hotel: datos de años anteriores, comportamiento por meses, temporadas altas y bajas, así como tendencias que se repiten a lo largo del tiempo. El objetivo del history forecastes ofrecer una visión más amplia que ayude a comprender cómo funciona el hotel durante todo el año. Por ejemplo, permite saber si cada agosto el hotel suele superar cierto porcentaje de ocupación, o si en noviembre se repite siempre una caída notable.
Esta información no afecta directamente a la operativa diaria, pero sí es fundamental para decisiones a medio y largo plazo. Gracias al análisis histórico es posible planificar contrataciones de temporada con antelación, prever compras de lencería, organizar inventarios con mayor exactitud y anticipar picos de trabajo antes de que lleguen. También permite detectar cambios de tendencia que pueden afectar al departamento en el futuro.
Ambas herramientas son útiles, pero cada una responde a necesidades distintas dentro de la gestión de Housekeeping.
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