Ratios de Housekeeping (II)


En éste segundo artículo sobre ratios, en el primero vimos los ratios de personal, vamos a complementarlo con los cálculos necesarios para saber la plantilla que necesitamos.

Recordamos las fórmulas:

En casi todos los hoteles hay una cifra fija de habitaciones a realizar por camareras de piso, aunque puede variar en +1 o -1 dependiendo del volúmen de trabajo.

Para saber la plantilla que necesitaremos haremos los siguientes pasos:

  1. Conocer la ocupación del hotel. Aquí tenemos que observar dos aspectos:
  • El primer aspecto es lo que tenemos que limpiar, para lo cual iremos a nuestro gráfico de ocupación del sistema operativo con que trabajaremos y nos fijaremos en el día anterior, ya que limpiamos «lo que ha dormido» la noche anterior.

Lo indicado con la flecha azul son las habitaciones que tenemos que limpiar, y la flecha amarilla lo que está previsto para el día ser ocupado. Nos conviene saber cómo interpretar éstos datos en caso de una emergencia cómo expusimos en artículos anteriores.

  • El segundo punto a tener en cuenta son las llegadas del dia, para ésto iremos a House Status y revisaremos cuantas llegadas y salidas tendremos para el día en concreto. También es de ayuda comprobar si se han asignado las habitaciones, de ésta forma podremos ver en qué sección o planta hay un mayor volúmen de trabajo.

2. Una vez que tenemos todos los datos, seguiremos la fórmula de camareras necesarias explicada en el artículo anterior. Si hay muhcas salidas con entradas, particularmente suelo subir el número de camareras en un par, o subir el número de habitaciones un 10% de ésta forma también cubriría cualquier subida de ocupación que pudiera haber.

Por último, todo lo expuesto lo podemos tener en nuestro cuadrante de turnos por medio de una hoja escel en dónde insertando todas las fórmulas, nos aparecerá el personal necesario según ocupación.

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Ratios de Housekeeping (I)


Nos adentramos en uno de los puntos que más nos han solicitado por medio de correo electrónico, el cálculo de los diferentes ratios en el departamento de Housekeeping.

Podemos subdividirlo en los siguientes:

  • Ratios de personal: Personal necesario según ocupación.
  • Ratios de volúmen de trabajo: Nümero de habitaciones a realizar por camarera de piso.
  • Ratios de coste de lavandería: Coste de cada prenda que lavamos.
  • Ratios de rotación de stock: Cada cuanto tiempo el stock debe ser renovado.

En ésta primera parte nos centraremos en los ratios de personal, es decir, cuánto personal necesito tanto para cubrir el 100% del hotel como según ocupación con sus descansos.

  1. Calcular el número necesario de camareras para la limpieza de todo el hotel con el número de habitaciones que debe limpiar cada camarera al día.

2. Calcular el tiempo que se necesita para limpiar una habitación

3. Calcular las camareras necesarias según ocupación del hotel

Si el decimal es menor a 0.5, rebajaremos hasta la cifra exacta, por ejemplo, 16,3 = 16, si es mayor entonces aumentaremos como en la ficha anterior , 16,8 = 17 . En caso de que contemos con personal a media jornada, podremos combinarlo, cogiendo el ejemplo anterior, 16, 8 = 16 camareras de jornada completa + 1 camarera de jornada parcial , nos quedaría un pico de 0.3 ( 16,8 – 16 camareras jornada completa = 0.8- 0.5 camarera jornada parcial = 0.3 ) y entonces resolveríamos cómo se ha explicado al principio del párrafo. Aunque se siguen necesitando 17 camareras, en éste caso puede sernos beneficioso el usar camareras de jornada parcial por los costes de personal, también una parte muy importante a la hora de dirigir un departamento.

3. En caso de que el hotel no esté al 100%, calcularemos las habitaciones necesarias a limpiar según ocupación y con ése dato volveremos al punto 1.

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Packs de Bienvenida


En el artículo «No empieces la casa por el tejado» comentabamos la importancia de tomar tiempo para entrenar a un nuevo empleado, fuera camarera de pisos, mozo de habitaciones, supervisor@, etc…

Cada hotel es un mundo diferente pero sí hemos podido comprobar que en aquellos en los que se han tomado la formación en serio y nos han brindado desde primera hora toda la información sin escatimar en nada, la adaptación ha sido mucho más fluida.

En algunos hoteles te entregan un dossier con la historia, cultura y valores de la empresa, pero ¿y si fueramos más allá? ¿y si en ése dossier incluyeramos todo lo que un nuevo empleado debe conocer?. Evidentemente la parte práctica debe realizarse, pero por seguro que tener toda esta información como referencia ayudará a rebajar las dudas y nervios de los primeros días.

El primer pack de bienvenida que recuerdo fue en el año 2014 en Oxford, era un compendio de historia, cultura , valores y después un check list de todo lo que se suponía que me tenían que explicar, el cual yo tenía que firmar y la persona que me hacía la formación también.

Ese pack de bienvenida tenía lagunas, sobre todo con referencia a los departamentos. Era un pack general que daba igual si trabajabas en Housekeeping, en Cocina, en el restaurante o Recepción. Decidimos mi gobernanta y yo ir un paso más allá y complementarlo con todo lo relativo a nuestro departamento, mostrando, quien era cada uno dentro del organigrama, compañeros de trabajo, zonas del hotel, donde estaban ubicados los almacenes y que se podía encontrar en ellos, horarios de trabajo, vacaciones, como actuar en caso de ponerse enfermo, etc… para al final del dossier tener la parte visual con fotos de los estándares de las habitaciones. Recuerdo haber realizado dos paquetes de bienvenida, uno destinado a camareras de piso/mozos de habitaciones y otro para supervisores, en éste último incluía toda la parte ofimática, programas que se debían utilizar y una explicación paso a paso de cómo se realizaban todas las tareas administrativas.

Por supuesto, nos llevó bastante tiempo desarrollarlo ya que había que hacerlo en momentos libres que se tuvieran y la verdad es que se tenían pocos, aunque al final pudimos terminarlo. Hubo varios cambios en el proceso porque cuando se lo entregabamos a un nuevo empleado, al empezar el entrenamiento nos dabamos cuenta de errores o de aspectos que no habíamos incluido, por lo tanto, teníamos que volver a diseñarlo.

Unos años más tarde pude participar en la elaboración de otro paquete de bienvenida, éste llegó a tal grado de sofisticación que hasta incluía los planos de las habitaciones.

Los paquetes de bienvenida aparte de proporcionar la información necesaria al nuevo empleado también evita que se nos pase por alto algún punto de la formación inicial. El empleado se sentirá valorado con toda la información de primera mano y su integración será más fluida.

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Be Water my friend. Se como el agua


Esta frase célebre la dijo el maestro de artes marciales Bruce Lee al hacer referencia de la fuerza del agua, parece que no hace nada pero cuando hay un tsunami mejor estáte lo más lejos posible.

Con ésta frase queremos comenzar este artículo pero no para aconsejar en convertirnos en tsunamis en nuestros trabajos.

Cada hotel es un mundo, por categorías, idiosincrasia del edificio, equipo, etc… Existen hoteles en donde se trabaja en parejas, en la gran mayoria no es así. Aunque ya sabemos que a las propias camareras les gusta ponerse juntas cuando tienen mucha faena.

En un hotel donde trabajé las camareras pusiera en las plantas que las pusiera se iban a buscar las unas a las otras.

Un día decidí rendirme a la evidencia y dejar de intentar controlar ese aspecto al darme cuenta de que las habitaciones de las camareras que les gustaba ir juntas, sino en todas las habitaciones, al menos para ayudarse a hacer las camas, estaban mejor limpiadas y tardaban menos. Así que lo hablamos entre todos y decidimos que aunque no se podía ir en pareja no ibamos a poner ningún impedimento, es más ibamos a ponerselo más fácil. Nos dimos cuenta que usando esa forma de trabajar, el de poner a camareras que les gustaba ir juntas en las mismas plantas, nos facilitaba a la hora de repartir el trabajo, ya que conocíamos quien se ayudaba entre ellas y quien no, haciendo más sencillo si cabe la repartición, dar los días libres y asignar correturnos.

Las camareras mejoraron notablemente su trabajo, la calidad de las habitaciones incrementó y por ende la satisfacción de los clientes.

A veces hay que dejarse llevar e intentar procedimientos nuevos en vez de anclados en las ideas , siempre hay tiempo para rectificar . De ahí el comienzo de el artículo «Be water my friend».

Housekeeping y las inteligencias múltiples


Cada uno de nosotros aprendemos de forma diferente y ésto es debido a que tenemos una inteligencia distinta, es decir que dependiendo de nuestra inteligencia podemos comprender mejor un concepto de una forma u otra.

En el siguiente video el doctor Mario Alonso Puig, nos habla de las 9 dimensiones de la inteligencia o de las inteligencias múltiples. Concepto muy interesante cuando trabajamos con equipos de personas.

Housekeeping es uno de los departamentos más complicados que existen junto con cocina por el número de personas que trabajan en ellos. Todos como decía una gobernanta mía «de su padre y de su madre», y hacer que se trabaje en equipo en ciertas ocasiones se vuelve una labor titánica.

  • Inteligencia intrapersonal
  • Inteligencia interpersonal
  • Inteligencia verbal/lingüística
  • Inteligencia visual/espacial
  • Inteligencia lógica/matemática
  • Inteligencia musical/ rítmica
  • Inteligencia corporal /kinestésica
  • Inteligencia existencial
  • Inteligencia naturalista

Conocer como líderes de un departamento éstas inteligencias y conocer cómo una persona dependiendo del input que reciba puede desarrollar una actividad de una u otra manera es fundamental a la hora de hacer equipo y asignar tareas .

Ninguna de las 9 inteligencias son malas pero a la hora de desarrollar actividades la persona demostrará una mejor actuación con aquella actividad que se adeqúe mejor a su inteligencia, es lo que normalmente decimos «esto se le da bien…».

Por ejemplo, una persona con inteligencia corporal, realizando la actividad con sus manos le será más propicio aprender una habilidad nueva que una persona con una inteligencia verbal/lingüística.

Conocer también cómo se pueden complementar éstas inteligencias, puede ayudarnos a la hora de formar equipos para realizar actividades específicas.

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Para hacer equipo tienes que dar ejemplo


Llevas años en el departamento de un hotel. Has ido escalando posiciones y al final consigues el puesto de jef@de departamento. Y entonces cambias,…. dejas de recorrer pasillos, ayudar a tus compañer@s, ser cercano. Te conviertes en una especie de hermitaño que no sale de su despacho porque tiene mucho trabajo administrativo que hacer , pedidos, turnos de trabajo, ajustes de cuentas con el departamento de finanzas, reuniones con rrhh, entrevistas….

Es fundamental que la persona que pilota el barco se deje ver por las plantas por su personal. Habrá días que no haya mucha faena y con que des un par de vueltas (una a primera hora y otra a la tarde) es suficiente, pero, y sobre todo se está falto de personal, el jef@ del departamento tiene que estar visible y accesible.

No tiene ningún sentido meter presión a tu equipo para que se den rápidas las habitaciones desde tu despacho mandando instrucciones vía whatsapp, mensajes, llamadas telefónicas…. De hecho esto es contraproducente ya que incrementa la ansiedad y el estrés.

¿Quieres las habitaciones listas? Sube a ayudar!. Tan simple como eso. Ve a chequear habitaciones de tus supervisores y les quitas carga de trabajo, haz una cama por cada camarera de piso o la que vaya más retrasada, coordina que las camareras que ya han terminado vayan a ayudar a otras….

Recuerda que tu eres 1 persona con 2 ojos y tu equipo X personas con 2 ojos también, la proporción no es justa, pero más gente verá que no trabajas lo suficiente y lo comentará aunque tú creas que estás haciendo lo correcto. Ya sabes el refrán «cuando el río suena, agua lleva».

Con ésto no estoy diciendo que dejes de lado tus obligaciones de gobernanta, ni mucho menos. Pero lo importante son las habitaciones, y tus cuentas pueden estar perfectas, tener todo el material a tiempo, no tener roturas de stock que si las habitaciones no están listas a tiempo y en vez de ayudar ejerces presión, tu equipo se desmotivará, te verá como un mal jef@ de departamento, perderás la confianza del mismo y también del hotel porque lo que importan son las habitaciones antes que las facturas.

Ya sabes, si quieres hacer equipo da ejemplo y estáte en el campo de batalla cuando la ocasión lo requiera.

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Créditos o número de habitaciones, difícil elección


Durante todos estos años de carrera profesional, nos hemos encontrado con diferentes formas de repartir el trabajo. Por créditos a cada habitación o por número de habitaciones.

Si todas las habitaciones son iguales y hay sólo unas pocas que son más grandes, lo normal es repartir por habitaciones y hacer el ajuste en aquellas zonas o secciones donde las habitaciones requieran de más tiempo.

En el primer hotel donde trabajé la lista era de 14 habitaciones, todas iguales, no había ninguna que fuera más grande o más pequeña. Pero en el segundo hotel donde trabajé las habitaciones se medían por créditos , ya que tenían un sistema bastante bien organizado. Cada habitación era igual, pero se diferenciaban en las limpiezas extras, de ahí los créditos. Si no tenías ninguna llevabas 10 créditos = 10 habitaciones, tenías 45 minutos para limpiarlas. Pero si tenías un VIP, los créditos eran los mismos pero las habitaciones bajaban , ya que por cada habitación VIP de entrada había que realizar una serie de limpiezas especiales que te quitaban tiempo total. Si tenía 1 Vip , entonces tenía 9 habitaciones y el tiempo de limpieza se duplicaba a 90 minutos. Los clientes VIP no eran iguales, todos tenían categorías, VIP1 VIP2 VIP3 y VIP4. Cuanto más alto fuera la categoría, más tiempo había que dedicarle a la habitación y por lo tanto menos habitaciones llevabas en el control de reparto.

En otro hotel donde trabajé como camarera de piso, el hotel tenía 2 bloques, en el bloque I todas las habitaciones eran iguales menos 2 por planta que eran individuales y en el bloque 2, las habitaciones eran bastante más grandes que en el bloque I y además tenían 3/4 camas. La gobernanta hacía el reparto dando a las camareras de piso 2 habitaciones más por control a las del bloque I para compensar a las del bloque II.

En hoteles donde la diversidad de categorías de hotel es amplia, el reparto por créditos es lo más adecuado, poniendo un límite, por ejemplo 450 créditos si contamos cada crédito como 1 minuto, aunque para mí es más sencillo usando 1 crédito (habitaciones estandares), 2 créditos (habitaciones superiores), 3 créditos (junior suites), 4 créditos (suites) y se van aumentando los créditos en calidad del tamaño de las habitaciones.

De ésta forma la persona que lleve menos habitaciones dispondrá del tiempo necesario para limpiarlas adecuadamente ya que serán habitaciones grandes. No tiene sentido dar el mismo número de habitaciones a camareras que tienen habitaciones pequeñas o estándar con camareras que tienen que limpiar junior suites y suites.

También, hay que tener en cuenta en habitaciones de clientes los cambios de sábana , este tiempo de desmontar y montar hay que tenerlo en cuenta. Y por supuesto, hacer diferencia entre habitación de salida y de cliente, no se puede valorar lo mismo una que otra, al hacer dicha valoración hay que tener presente el tiempo que se utiliza en cada una de ellas.

Recordar que en una habitación de salida hay que desmontar la cama, sacar todo lo sucio afuera, meter todo lo que se necesita en la habitación y hacer una limpieza profunda para el nuevo cliente que se hospedará en dicha habitación. No es lo mismo valorar lo que he citado anteriormente con una habitación de cliente, que en la mayoría de los casos la cama no hace falta cambiarla, no se limpia dentro de los armarios y la limpieza es más ligera. De hecho en algunos programas lo llaman «Light Cleaning» para referirse a la limpieza de habitaciones de clientes.

Valorar y calcular con la mayor precisión el tiempo de limpieza de cada uno de los casos descritos arriba, hará que nuestro equipo esté más contento ya que no habrá diferencias de carga de trabajo, la limpieza será mejor y nuestro departamento más eficiente y productivo.

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Report T-120. HSK Room Status per Room


En éste artículo nos vamos a centrar en uno de los documentos más útiles que nos ofrece OPERA PMS en caso de que queramos tener una visión global de nuestro establecimiento desde el punto de vista del departamento de pisos, el reporte T-120: Hskroomstatusperroom

En el artículos donde hablabamos de las posible crisis que se podían producir en el departamento de pisos originada por una falta de electricidad, comentabamos cómo tener un «back-up» o cómo saber la situación de las habitaciones por medio de éste documento.

Este documento lo podemos encontrar en la zona de «Reports» . Os guiamos paso a paso

  • Abrimos Opera PMS
  • Vamos a la pestaña de «Miscellaneous» y en la columna de la izquierda presionamos «Reports»
  • En la parte de Reports, buscamos los de Housekeeping y nos saldrá entre los diferentes documentos el T-120Rooms
  • Al clicar en el reporte, nos saldrá un informe de la siguiente manera

Como podeis observar, nos aparecen todas las habitaciones y el estado de cada una de ellas.

  • Occupied Clean: Clientes
  • Vacant Inspected: Habitaciones que están preparadas para el siguiente cliente
  • Vacant Clean: Habitaciones que todavía no han sido revisadas por los supervisores.
  • Vacant Pick up: Habitaciones que tienen algún tipo de porblema de mantenimiento o que ha sido un «no show»
  • Vacant Dirty: Habitaciones que han realizado el check out
  • Out of Service/Out of Order: Habitaciones que tienen problemas mayores y deben estar bloqueadas para evitar su utilización.
  • Due Out: Habitaciones que todavia no han realizado el check out.
  • Assigned: Habitaciones que han sido asignadas por recepción para llegadas.
  • Blocked: Habitaciones que están bloqueadas por estar fuera de servicio, asignadas u otras razones.

Al final del listado nos encontramos con la leyenda que nos explica cada simbolo lo que significa. Con éste listado podemos tener de un solo vistazo las habitaciones y su estado. A mi me parece muy útil a la hora de coordinar o que la gobernanta conozca la situación del hotel.

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Crisis en el departamento de pisos (II)


En la primera parte de ésta saga de artículos, hablabamos de el quedarnos sin ropa para las habitaciones, bien por un error humano o por otra causa.

En éste siguiente artículo hablaremos de otra de las posibilidades que se pueden producir, falta de electricidad y por lo tanto agua (el agua en los hoteles y en los domicilios se proporcionan por medio de unas bombas que trabajan con electricidad).

Este hecho me ha ocurrido dos veces en mi vida, una siendo camarera de piso y otra siendo supervisora. He de reconocer que gracias a la experiencia que tuve como camarera de piso pude solventar años más tarde lo ocurrido como supervisora, ya que conocía los pasos a seguir.

Evidentemente al irse la electricidad los ordenadores no funcionan, y a no ser que tengamos un «back – up» del día anterior, habrá que realizar las listas manualmente con los listados de los supervisores del día anterior. En un artículo previo, ya vimos cómo leer éste documento y saber que quiere decir cada columna del mismo.

El «back-up» lo podemos tener porque hemos realizado la tarde anterior un borrador de cómo distribuir las habitaciones entre las camareras, ésto en hoteles grandes suele ser lo normal. En otros hoteles, el programa Opera puede estar programado para mandarte en el cierre del día todos los documentos necesarios a tu email personal (sólo lo he visto que ha ocurrido una vez, pero si tenemos acceso a nuestro email de empresa por medio del smartphone también podremos tener acceso a ésta información). Entre los documentos puede estar el Report T-120 que es una visualización general de todas las habitaciones y sus estados, salidas, llegadas, clientes, vacías, ocupadas, out of service…. pero de éste reporte nos ocuparemos en otro artículo más adelante.

Si alguno de los ordenadores de recepción o de los superiores es portátil, entonces podremos tener acceso al sistema y sacar los listados sin ningún problema.

Una vez sacados los listados hay que difundir calma al equipo, lo primero que va a pensar la camarera de piso es ¿a qué hora voy a terminar mi trabajo hoy?. Sabemos que no hay electricidad y que por lo tanto la luz en las habitaciones no funciona, ni la luz ni los enchufes. Entonces éstos son los pasos que hay que realizar:

Por parte de la gobernanta:

  1. Coordinar con recepción todos aquellos posibles cambios de habitación que se pudieran producir, ya que si hay habitaciones disponibles al departamento de pisos se le hará menos costosa la tarea y recepción recibirá menos quejas por posibles retrasos.
  2. Coordinar con el equipo de supervisores la estrategia a seguir y de que formar se va a actuar .

Por parte de las camareras de piso:

  1. Comenzamos limpiando salidas. Aunque un cliente quiera limpieza no se puede realizar al no tener electricidad para limpiar el cuarto de baño.
  2. Se empieza a hacer la habitación cómo se haría normalmente, abres ventana o balcón, sacas ropa sucia, basura, compruebas que el cliente no ha dejado nada….
  3. Se hace la cama, se retira el polvo y se deja en la habitación todas las toallas y amenidades del baño necesarias.
  4. Pasamos a la siguiente habitación y así sucesivamente.
  5. Cuando se haya restaurado la electricidad, se limpian los baños de las habitaciones, priorizando aquellas que tengan llegadas, se aspira y se friega el suelo.
  6. Una vez realizadas todas las llegadas, se limpiarán los clientes y por último las habitaciones sin llegada.

Por parte de l@s supervisores:

  1. Hacer el chequeo de las habitaciones a medida que se van haciendo, aunque estén sin acabar, para una vez se haya restaurado la electricidad, volver sólo para chequear aquello que no se ha podido realizar en la primera vuelta.

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Próximo artículo: Report T-120 Opera PMS

Crisis en el Departamento de Pisos (I)


Este artículo es el primero de una serie de un total de 4 en dónde revisaremos las posibles dificultades que nos podemos encontrar en el día a día y cómo resolverlas al máximo.

En éste artículo hablaremos de la falta de ropa para las habitaciones, bien porque hemos calculado mal nuestro stock y no hemos pedido a la lavandería la ropa necesaria, la fábrica que nos suministra ha tenido un accidente que les imposibilita suministrarnos el material, o también porque ha habido una subida de ocupación tal que no nos han salido las cuentas.

Para el primer caso, calcular mal el stock y pedir de menos, hay que tener en cuenta que a la hora de hacer los cálculos, siempre se cuenta lo que «duerme» la noche anterior, es decir si un domingo estamos al 70% de un hotel de 100 habitaciones (70 habitaciones), y al día siguiente lunes tenemos una ocupación del 40% (40 habitaciones) , no nos podemos basar en la ocupación del lunes, sino en la del domingo y siempre sumándole un 10%-20% al total asegurarnos tener suficiente. Hay que recordar que la responsabilidad del departamento de pisos es tener todas las habitaciones disponibles para su venta, así que saber cómo calcular lo que debemos limpiar es fundamental para llegar a ése objetivo.

En el segundo caso, que la empresa que nos suministra haya tenido un accidente:

  1. Comprobar si con las habitaciones que tenemos ya preparadas podemos hacer cambios de reservas y así solventar de forma temporal la situación. Esto es por ejemplo tenemos una entrada en la habitación 135 pero es salida, a la vez tenemos la 134 preparada del día anterior y es la misma categoría de habitación. En éste caso se puede pedir a recepción hacer los cambios necesarios para ayudarnos con ésta situación.
  2. Pedir a otros hoteles material prestado (sábanas, toallas, etc…) para cubrir las habitaciones que necesitamos para el día.
  3. Lavar en el hotel con los recursos disponibles todo aquello de lo que nos podamos hacer cargo (toallas, fundas de almohada o albornoces).
  4. Poner en las habitaciones sólo las toallas necesarias por persona en la habitación, es decir si vemos que es una persona (dato que vemos en nuestro reporte de supervisores T-122), dejar sólo toallas para una persona.
  5. Si tenemos suficente stock para cubrir todas las camas extras que tenemos en inventario, otra solución es usar, pero sólo como último recurso, 2 duvets individuales en vez de 1 grande.
  6. Si se nos han acabado las sábanas pero no los cubre-duvets, otro recurso que también se puede utilizar es usar 2 sábanas individuales para montar una cama de matrimonio, pero al igual que en el punto anterior como último recurso

En el tercer caso, necesitaremos toda la colaboración de recepción ya que habrá que hacer cambios de reservas, hasta llegar al número de habitaciones que tenemos que tener preparadas. Una vez que recepción no puede cambiar más, bien por categoría de hotel o bien porque el cliente ha pedido una habitación en particular, comenzaremos a «desvestir a un Santo para vestir a otro» , es decir, sacar de habitaciones ya preparadas el material para preparar otras. Recordar que las habitaciones que se queden sin montar hay que dejarlas en estado de «PICK UP» para que recepción sepa que no puede usarlas.

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