Archivo de la categoría: departamento de pisos

PLANIFICACIÓN DE LIMPIEZAS PROFUNDAS (III)

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Con éste artículo, terminamos la explicación de la planificación de limpiezas profundas.

En el último artículo sobre éste tema, os enseñábamos como calcular las habitaciones diarias a limpiar para llegar a la fecha -tope y el tiempo que mantenimiento tardaría en realizar sus trabajos (recordar que son ejemplos y que lo tendreis que ajustar a vuestros establecimientos).

Cada camarera nos realizará 3 habitaciones diarias, sabiendo que necesitamos cubrir entre 4 y 5 habitaciones diarias para llegar a tiempo, eso nos lleva a la conclusión de que necesitaremos al menos 2 camareras, cubriendo un total de 6 habitaciones. Aquí hay que tener en cuenta el tamaño de las habitaciones y calcular acorde a lo que necesitamos cubrir diariamente. Es bastante obvio que una camarera no podrá hacer de fondeo 3 suites presidenciales en un día, por lo tanto los cálculos deben hacerse ajustándose a las características del establecimiento.

Una vez que tenemos claro por donde empezar, cuándo el servicio técnico va a comenzar para nosotros continuar tras ellos, cuántas habitaciones vamos a fondear y el equipo de camareras que va a realizar ésta tarea; toca planificar la limpieza de alfombras, cortinas, foscurits, almohadas, duvets, sofás…. Dependiendo del hotel, en algunos casos será una o varias empresas externas que se encargarán de ésta parte y en otros será nuestro equipo de lavandería en caso de que tengamos lavandería interna. En éste último caso, deberemos también planificar con el/la jef@ de lavandería para cubrir todos los trabajos.

Llegados a éste punto, no podemos olvidarnos de aquellas empresas externas que contratamos para realizar trabajos específicos, como por ejemplo la limpieza de cristaleras , cristales exteriores (ya que se necesitará un equipo especializado).

Como comentábamos en el primer artículo de ésta saga, es importante que todas las camareras y empleados del departamento se involucren en ésta tarea ya que todo el equipo debe saber cómo se realiza.

Los mozos de habitaciones les será entregada la lista de habitaciones a fondear ya que ayudarán a darle la vuelta a los colchones; hace tiempo hablamos de la forma correcta en éste blog, os dejo aquí el enlace, mover muebles para que se pueda limpiar detrás de ellos y la retirada y puesta de cortinas, foscurits….

Las cortinas, foscurits, edredones y almohadas deben ir señalizadas con el número de habitación a la que pertenecen, si no está realizado, en las limpiezas profundas es una muy buena ocasión para ponerles el número, lo aconsejable es ponerlo en la etiqueta con rotulador permanente. En las cortinas y foscurits se le pedirá a la lavandería que les pegue una etiqueta adhesiva por calor con el número de habitación.

Las camareras llevarán un listado con todas las zonas a limpiar y SOP , l@s supervisores al revisar llevarán también un listado con todos los puntos que se deben revisar, como mostramos abajo.

Cada limpieza profunda se anotará en un listado para su seguimiento y se revisará cada día aquellas partes que se pueden mejorar tanto de limpieza como de organización o planificación para ir mejorando el desempeño en ésta tarea tan importante.

En cuanto a las zonas nobles, seguiremos las mismas pautas que con las habitaciones, mantenimiento se encargará primero de realizar los trabajos oportunos para después entrar nosotros para la limpieza de moquetas, alfombras, cortinas, ….

Las zonas de las escaleras son un área de mucho tránsito así que ésta es mejor tener programadas tareas específicas que se realizarán en picos de baja ocupación durante el año.

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PLANIFICACIÓN DE LIMPIEZAS PROFUNDAS (II)

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Con el artículo de hoy continuamos con la explicación de cómo preparar las limpiezas profundas de un hotel.

Una vez que hemos decidido cuándo empezar (después de las vacaciones de Navidad) , tenemos que tener en cuenta los productos que vamos a utilizar y asegurarnos de tenerlos en nuestro stock, todos ellos, hasta lo más irrelevante, cantidad suficiente para cubrir todo el tiempo que duran éstas limpiezas más la limpieza diaria del hotel.

Como comentábamos en la primera parte, la planificación con mantenimiento es muy importante. Un consejo que desde aquí os damos es tener preparada una plantilla con todos los defectos técnicos y reparaciones que se deben realizar, la cual hay que tenerla elaborada antes de comenzar con las limpiezas profundas. Podría ser diseñada de la siguiente manera (plantilla utilizada en el Riverbank Park Plaza de Londres 2013-2014 para la realización de limpiezas profundas):

Pudiendo usar el sistema semáforo para una mejor comprensión, Verde= Ok, Amarillo = Revisión , Rojo =Atención urgente. Aunque también podemos rellenarlo con «X» los puntos que necesitan atención por parte de mantenimiento.

Una vez realizada ésta plantilla, se la entregaremos al servicio técnico para que ellos se organicen.

Otro punto importante es saber por dónde empezar dichas limpiezas o fondeos, por plantas, por categorías de habitación, por secciones… Nosotros recomendamos realizarlas por plantas, de arriba hacia abajo o viceversa, pero llevando un orden y no saltando de una a otra planta sin una razón específica.

Junto con el servicio técnico se calcula el tiempo que van a durar en realizar los trabajos en las habitaciones, tened en cuenta que lo básico hay que cubrirlo siempre : renovación siliconas, trabajos de pintura y chequeo de apliques. Pudiendo llegar hasta temas más específicos como control de plagas, Legionela, etc…

En nuestro hotel-ejemplo el jefe de mantenimiento nos ha dicho que cada día pueden cubrir 5 habitaciones y el departamento de pisos tiene 30 días de plazo para realizar todos los fondeos, por lo tanto eso nos deja un total de 22 días para la limpieza de 100 habitaciones (30 -4 fines de semana = 22 dias). Al saber cuántos días efectivos tenemos, con una simple división sabremos cuántas habitaciones deberemos cubrir diariamente : 100/22= 4.5 habitaciones, es decir entre 4 y 5 habitaciones.

Entonces para mantenimiento necesitarán 4 semanas para realizar todos los trabajos

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PLANIFICACIÓN DE LIMPIEZAS PROFUNDAS (I)

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Llega la época invernal y con ella la bajada paulatina de la ocupación. Época propicia para las limpiezas profundas del hotel.

Al comenzar a planificar no debemos olvidarnos de realizarla con los departamentos que necesitaremos su colaboración para desempeñar de forma ópitima éste trabajo: recepción y mantenimiento.

  • Recepción para bloquear aquellas zonas del hotel que realizaremos las limpiezas (habitaciones, salones, spa…) y no estarán disponibles.
  • Mantenimiento para trabajar conjuntamente con ellos y preparada una planificación conjunta para que no nos estorbemos un departamento con otro. (He visto casos en que Mantenimiento ha entrado en habitaciones después de realizar las limpiezas obligando a HSK tener que volver a las mismas).

Las limpiezas profundas hay que realizarlas no sólo en todas las habitaciones del hotel, sino tambén en los salones, restaurantes, spa (si hubiera) y todas las zonas incluidas las de back – office, es decir pasillos de personal y vestuarios.

Lo primero que tenemos que hacer es señalar en nuestro calendario la fecha en la que vamos a comenzar y el periodo de tiempo que va a durar. Por ejemplo, empezaremos después de las vacaciones de Navidad que casi siempre es la época más baja de todos los hoteles en cuestión de ocupación y dependiendo de lo grande de nuestro establecimiento calcularemos el tiempo que tardaremos con el personal disponible, recordar que ésta también es la fecha de dar vacaciones a nuestro personal.

Aunque estemos en época de baja ocupación, los fines de semana no los incluiremos en ésta tarea ya que por regla general en muchos hoteles la ocupación de los mismos sube durante los fines de semana. También los departamentos de márketing, revenue y reservas suelen ofrecer ofertas especiales de escapadas de fines de semana para generar beneficio en ésta época.

Entonces, como he comentado antes, comenzaremos después de las vacaciones de Navidad, 7 de Enero, pero al ver el calendario nos damos cuenta de que cae en domingo, por lo tanto lo aplazamos al 8 de Enero. Siempre empezar un lunes para planificar las limpiezas de lunes a viernes.

Nuestro hotel (HOTEL GOBERS 5*) tiene 100 habitaciones, un SPA de 1000 m2, 2 restaurantes, 2 bares, recepción, lobby, salón de banquetes con capacidad para 1000 personas y zona de personal (cantina, vesturarios y pasillo).

Para las habitaciones lo tendremos estructurado de la siguiente forma, 1 camarera realiza en una jornada laboral 3 limpiezas profundas. A la camarera de piso se le dará la lista de habitaciones a realizar como limpieza profunda + guía de todas las zonas a realizar.

Cada día tendremos asignadas x camareras para realizar ésta labor, es decir no hay que mezclar la limpieza de habitaciones diaria con las limpiezas profundas, serían como dos grupos de trabajo independientes.

Es importante que todos los empleados del departamento (camareras, mozos de habitaciones, supervisores) se involucren en ésta tarea y la realicen, para no tener que depender de un número reducido de personal a la hora de asignar y planificar.

Para las zonas comunes y zonas de personal podemos realizarlo con el personal de área pública que tengamos en plantilla o con el personal de la tarde/noche (si hubiera). En caso de que lo hubiera, es una muy buena ocasión para realizar toda la parte de personal (cantina, vestuarios, pasillos) y la zona de salones.

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PRL en Housekeeping

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PRL o Prevención de Riesgos Laborales los podemos dividir en 4 categorías en el área de Housekeeping:

  1. Riesgos Psicosociales
  2. Riesgos por cargas de trabajo
  3. Riesgos por condiciones de seguridad
  4. Riesgos medioambientales

  • RIESGOS PSICOSOCIALES: Más comunmente conocido como estrés laboral vienen determinado por varios factores
    • Carga mental del trabajo
    • Organización de la jornada del trabajo
    • Estabilidad Laboral
    • Paulatina reducción de plantillas

Para contrarestar éstos efectos como medias estarían las de :

– Formar a los trabajadores

-Definir una política de actuación

  • RIESGOS POR CARGA DE TRABAJO: Esto nos conduce a lesiones músculo-esqueléticas en donde tendríamos
    • Manipulación incorrecta de cargas
    • Movimientos incorrectos repetitivos (ej: realización de camas)
    • Posturas forzadas

Como medidas estarían:

-Formación a los trabajadores

-Establecer pausas y descansos

  • RIESGOS POR CONDICIONES DE SEGURIDAD: Estos se pueden agrupar en cinco categorías, caídas, golpes, cortes, falta de iluminación y eléctricos
    • Caídas:
      • suelos húmedos (de ahí la importancia de poner siempre las señales de «Suelo Mojado»), cuando estamos limpiando escaleras
      • Limpieza de escaleras, podemos apoyar mal el pie.
      • Tropiezos con cables y materiales
    • Golpes
      • Moverse entre máquinas
      • Caídas de objetos
    • Cortes
      • Recogida de residuos sólidos (cristales)
      • Meter la mano en las papeleras
    • Falta de iluminación
      • Hay un mayor riesgo de caídas, golpes y cortes
    • Electricos
      • Cables de conexión
      • Deterioro de los cables, esto se produce por tirar del cable o enrollarlo mal.

Las medias a tomar serían:

  1. Acotar zonas para indicar por dónde estamos limpiando (caidas)
  2. Que haya una iluminación adecuada (golpes)
  3. Calzado adecuado (caidas)
  4. Señalización de los trabajos que estamos haciendo (caidas)
  5. Utilización de escaleras móviles seguras y siempre con 2 personas. (caidas)
  6. Usar guantes de protección (cortes)
  7. Utilización de iluminación natural o aportar extra (falta de iluminacion)
  8. Tener las manos bien secas (electricos)
  9. Mantener un control de mantenimiento periódico (electricos)
  • RIESGOS MEDIOAMBIENTALES: Se pueden agrupar en 4 tipos: exposición productos químicos, ruidos, biológicos y maquinaria y equipos específicos
    • Exposición a productos químicos: Usar productos tóxicos o mezclarlos (lejía+amoniaco) y también provocan irritación ocular, de garganta, piel…
    • Ruidos: movimiento de personas, clientela hablando la música de fondo, esto puede provocar estrés , ansiedad y dolores de cabeza.
    • Biológicos: Por medio de los aires acondicionados y cambios de temperatura bruscos de frío a calor.

Para éste último punto las medias a tomar serían:

  1. Proporcionar EPI`S y tener las fichas de seguridad de los productos que utilizamos en el departamento
  2. No mezclar productos
  3. Formación del personal.

Realización de rota de turnos (III)

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Con éste tercer artículo terminamos la explicación de como realizar una rota de turnos.

En los artículos anteriores I y II, vimos cómo comenzar a rellenar nuestro cuadrante de turnos , primero vacaciones, bajas por enfermedad, días de descanso fijos y peticiones de días de descanso (recordar que éstos últimos no se tiene obligación de adjudicarlos, no deben confirmarse hasta el último momento).

Volviendo a nuestra pantilla, comenzaremos por rellenar el domingo y el viernes, para asegurarnos el fin de semana (éste es nuestra forma de realizar cuadrantes, cualquiera es buena, y más que contentos si compartís vuestras opiniones).

Vemos que el viernes nos sobra media persona, es decir que podríamos tener a alguien de media jornada pero en éste caso son todas a jornada completa, y como decía mi madre «más vale que zozobre que no que zofalte» ;D. El viernes con el aluvión de llegadas no se atascará tanto el trabajo.

Terminamos nuestra rota adjudicando los días de descanso según ocupación, a las camareras que sólo tienen el Domingo libre, procurar no darle viernes descanso, sabado trabajo, domingo descanso, ya que eso provoca un mayor desgaste a nivel físico como mental de nuestro emplead@.

Vemos que hay un día que nos faltará una camarera (jueves), ahí podemos comprobar los clientes que tenemos y las salidas, y valorar si nos conviene aumentar un día en clientes los listados de las camareras o al día siguiente el de las llegadas .

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Realización de una rota de turnos (II)

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En el artículo anterior, dimos los primeros pasos para la realización de un cuadrante de turnos. En éste continuaremos cómo ir asignando dias de descanso y turnos para cubrir todos los días de la semana.

Volviendo a la última plantilla que expusimos, habíamos insertado al personal de vacaciones, peticiones de días de descanso, días de descanso fijos y personal de baja médica.

Una vez que tenemos ésta parte terminada, observamos los días de más trabajo y empezamos a rellenar nuestro cuadrante de más a menos, es decir haremos primero los días que necesitamos más personal. Para ello nos fijaremos en la ocupación de cada día y observamos en nuestro ejemplo que los días con más trabajo son jueves, viernes y sábado.

4. Comenzaremos rellenando el sábado que en el cuadro de abajo nos indican las camareras que necesitaremos. Para la parte de las fórmulas de este cuadrante podeis visitar el canal de YouTube dónde encontraréis como realizar una rota de turnos en Excel 😉.

El propio programa nos indica que nos va a faltar una camarera, en éste caso deberemos hablar con las camareras que tienen los días libres (no las de vacaciones ni las que estén de baja) para ajustar nuestro cuadrante. Señalar que los días libres requeridos por camareras de piso no es una obligación de la gobernanta darlos, se pueden adjudicar siempre y cuando las circunstancias lo permitan. En éste caso deberemos ajustar nuestro cuadrante poniendo una camarera más.

5. Continuaremos rellenando los espacios de camareras que ya tienen los días de descanso adjudicados, en éste caso Carmen, Laura y Paz. ( A Lucía le hemos pedido el sábado y nos ha dicho que sí, que suerte la nuestra ;D).

Observamos en la fila de «Diferencia» las camareras que necesitamos para cada día, enlos días que tenemos 0,5 que son el Miercoles, Viernes y Domingo, cotejaremos con las salidas, llegadas y clientes si necesitamos tener una camarera de más o de menos, bascularemos hacia arriba o hacia abajo dependiendo de lo que más nos interese. Por ejemplo, un día tenemos muchos clientes pero las entradas son un grupo que llega a una hora temprana al hotel, entonces nos interesará poner una camarera de más para asegurarnos que las habitaciones están preparadas en el tiempo esperado.

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Realización de una rota de turnos (I)

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En el artículo de hoy, hablaremos sobre la realización de una rota de turnos sin quebrarnos mucho la cabeza. Es normal que cuanto más personal haya en el departamento, más complicada sea de ajustar los horarios con la ocupación del hotel pero os vamos a dar una guía para realizar el 80% de ésta en un corto espacio de tiempo.

Hay varios documentos que tenemos que tener en nuestro poder para realizar los turnos:

  • Forecast.
  • Listado de salidas, llegadas y clientes de la semana que vamos a hacer el horario
  • Vacaciones de nuestro personal
  • Peticiones de días de descanso de nuestro personal.

Para los dos primeros puntos si estamos utilizando Opera Pms, hay diferentes formas de obtener el forecast, pero el documento R110 Housekeeping Forecast es un buen documento, ya que te pone los datos que necesitamos saber.

Una vez que tenemos todo lo que necesitamos procederemos a rellenar nuestro cuadrante de turnos

Para hacerlo más visual comentaremos paso a paso con una explicación gráfica.

  1. Escribiremos la ocupación de cada día con salidas, llegadas y clientes, así tendremos una visión global de cuánto personal necesitaremos cada día.

2. insertaremos las vacaciones de nuestro personaL y los empleados que estén dados de baja.

3. Insertaremos los días de descanso fijos (si los hubiera) de nuestro personal. Ya se sabe que hay personal que entra en los hoteles con condiciones o por ejemplo si lleva mucho tiempo y tiene los fines de semana (¡OJO! ésto no se puede cambiar sin la autorización del empleado, si no vulneras sus derechos adquiridos).

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Importancia de la contabilización de ropa que mandamos a lavandería

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Siguiendo con los artículos ya publicados sobre lavandería de un hotel, donde os dejamos al final de éste todos los enlaces. Nos disponemos a hacer reflexión sobre la importancia de la contabilización de la ropa que mandamos a la lavandería y de su cotejo.

He trabajado en hoteles donde no se contabilizaba la ropa que nos llegaba de la lavandería y en otros en que tenía que reportarse hasta el más mínimo detalle. De los dos casos, prefiero el segundo. Lo sé , es tiempo que a lo mejor nuestros equipos no tienen, pero para eso hay que hacer saber la importancia de éste paso cuando llega la lavandería e involucrar a todos los miembros del equipo .

  • Camareras de piso: Cuanto antes se cuente la ropa antes pueden empezar a limpiar y tendrán lo necesario para trabajar durante la jornada.
  • Supervisores: Lo mismo que las camareras de piso, además es un buen momento para enseñarles a nuestros supervisores un poco de administración departamental.
  • Mozos de habitaciones: Al obtener ayuda, tendrán más tiempo para realizar otras tareas que sean necesarias hacer.
  • Gobernanta: Fomenta el trabajo en equipo y se asegura de que la ropa ha sido contabilizada.

Una vez contabilizado todo, cotejamos con el albarán si lo que nos han traido es lo que hemos recibido, cualquier discrepancia tiene que ser puesta en conocimiento de la compañía que nos lava la ropa. Estos datos los anotaremos en una plantilla que podríamos llamar «Recibo de ropa», y tendremos otra que nombraremos «Envio de ropa».

El recibo de ropa siempre tiene que ser igual al envío menos la ropa de rechazo

Para saber la ropa que mandamos a la lavandería se podría hacer una estimación entre los clientes que pernoctan y las categoría de las habitaciones, es decir , tenemos ocupadas 10 habitaciones dobles, y todas son salidas, entonces la cuenta sería:

10 sábanas

10 cubre duvet

10 fundas de almohadas

Pero con la ropa de felpa nos crearía un problema ya que no todos los clientes usan todas las toallas y habría una discrepancia entre lo que decimos que hemos enviado y lo que hemos recibido.

En éste punto las camareras con una plantilla unida a su lista de habitaciones o imprimido por la otra cara, escribirán cuánta ropa sacan de las habitaciones. Podría sólo hacerse con la ropa de felpa pero por experiencia hay veces en que el cliente no usa todas las almohadas, y por ello mejor contabilizarlo todo.

Las sumas totales de cada pieza de ropa se trasladarán a una plantilla como vimos en un artículo anterior y se cotejará con lo recibido.

No llevar ningún control sobre este punto nos exponemos a que la lavandería externa nos mande lo que le parezca pudiéndonos dejar sin provisión de ropa.

Artículos relacionados con temas de lavandería

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Ratios de Housekeeping (III)

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Continuamos con el tema de los ratios en éste tercer post, en los dos anteriores vimos cómo calcular el equipo necesario según ocupación del hotel.

En éste nos centraremos en conocer el ratio de coste de la lavandería. Para ello usaremos la siguiente fórmula.

Con ésta fórmula y continuando con el ejemplo, sabemos que en cada habitación se ponen:

  • 2 toallas de baño = 94 *2*0.3*1.2*1 = 67,68€
  • 2 toallas de mano = 94 *2*0.3*0.7 *1 =39,48€
  • 1 alfombrín= 94*1*0.4*0.25*1= 9,4
  • 2 toallas de cara= 94*2*0.1*0.20*1= 3,76€
  • 1 sábana bajera 200*200 = 94* 1*1.15*0.63*0.5= 34,05€
  • 1 cubre duvet 200*200= 94* 1*1.5*1.66*0.5= 117.03€
  • 2 fundas de almohada rectangulares = 94*2*0. 4*0.22*0.5= 8,27€
  • 2 fundas de almohada cuadradas= 94* 2 * 0.6 * 0.32*0.5= 18,04€

En las cuentas que os he sacado a continuación, podeis observar que con la ropa de cama la multiplico por 0.5 en vez de por 1, eso es porque la frecuencia cambia a cada dos dias en vez de diario. PUnto a tener en cuenta al hacer los cálculos.

Con éstos datos podemos trasladarlos a una plantilla excel y sacar nuestros costes dia por día , así tendremos los costes de cada artículo diario y totales del mes, así como el coste total de la lavandería al mes.

En el artículo «Lavandería externa de un hotel» hacíamos mención de tener registrado toda la ropa en una plantilla para así evitar discrepancias con la lavandería que nos suministra la ropa y también para tener un control financiero de éste área. La cual se lleva una gran parte de nuestro presupuesto.

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Ratios de Housekeeping (II)

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En éste segundo artículo sobre ratios, en el primero vimos los ratios de personal, vamos a complementarlo con los cálculos necesarios para saber la plantilla que necesitamos.

Recordamos las fórmulas:

En casi todos los hoteles hay una cifra fija de habitaciones a realizar por camareras de piso, aunque puede variar en +1 o -1 dependiendo del volúmen de trabajo.

Para saber la plantilla que necesitaremos haremos los siguientes pasos:

  1. Conocer la ocupación del hotel. Aquí tenemos que observar dos aspectos:
  • El primer aspecto es lo que tenemos que limpiar, para lo cual iremos a nuestro gráfico de ocupación del sistema operativo con que trabajaremos y nos fijaremos en el día anterior, ya que limpiamos «lo que ha dormido» la noche anterior.

Lo indicado con la flecha azul son las habitaciones que tenemos que limpiar, y la flecha amarilla lo que está previsto para el día ser ocupado. Nos conviene saber cómo interpretar éstos datos en caso de una emergencia cómo expusimos en artículos anteriores.

  • El segundo punto a tener en cuenta son las llegadas del dia, para ésto iremos a House Status y revisaremos cuantas llegadas y salidas tendremos para el día en concreto. También es de ayuda comprobar si se han asignado las habitaciones, de ésta forma podremos ver en qué sección o planta hay un mayor volúmen de trabajo.

2. Una vez que tenemos todos los datos, seguiremos la fórmula de camareras necesarias explicada en el artículo anterior. Si hay muhcas salidas con entradas, particularmente suelo subir el número de camareras en un par, o subir el número de habitaciones un 10% de ésta forma también cubriría cualquier subida de ocupación que pudiera haber.

Por último, todo lo expuesto lo podemos tener en nuestro cuadrante de turnos por medio de una hoja escel en dónde insertando todas las fórmulas, nos aparecerá el personal necesario según ocupación.

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