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DIFERENCIAS ENTRE HOUSEKEEPING FORECAST Y HISTORY FORECAST


Dentro del Departamento de Housekeeping es habitual trabajar con previsiones de ocupación para poder organizar correctamente el volumen de trabajo y la distribución del personal. Sin embargo, no todas las previsiones sirven para lo mismo y, aunque a veces se mezclan los términos, el forecast y el history forecast son herramientas completamente distintas. Cada una cumple una función específica y se utiliza en momentos diferentes dentro de la planificación del hotel.

1. Housekeeping Forecast: previsión operativa del día a día

El forecast es la previsión inmediata. Es la herramienta que permite saber cuántas habitaciones habrá que limpiar mañana o durante los próximos días. En este documento aparecen reflejadas las llegadas, las salidas, las estancias y el número total de habitaciones ocupadas previsto para cada jornada.
Esta información es esencial para la operativa diaria porque permite saber con exactitud cuánta carga de trabajo tendrá Housekeeping y cómo debe organizarse el personal. Cuando se observa un día con muchas salidas, se puede prever que será una jornada más intensa; si por el contrario hay pocas llegadas o estancias largas, se sabe que el ritmo será más estable.
El forecast cambia constantemente debido a modificaciones de última hora: cancelaciones, extensiones de estancia o reubicaciones de grupos. Por ese motivo se revisa de forma diaria y se utiliza para tomar decisiones inmediatas, como ajustar los turnos o valorar si es necesario solicitar apoyo adicional.

2. History Forecast: visión histórica y no operativa

El history forecast no sirve para organizar el día siguiente ni para planificar los turnos de una semana. Su finalidad es completamente distinta. Este documento se basa en la ocupación histórica del hotel: datos de años anteriores, comportamiento por meses, temporadas altas y bajas, así como tendencias que se repiten a lo largo del tiempo.
El objetivo del history forecast es ofrecer una visión más amplia que ayude a comprender cómo funciona el hotel durante todo el año. Por ejemplo, permite saber si cada agosto el hotel suele superar cierto porcentaje de ocupación, o si en noviembre se repite siempre una caída notable.

Esta información no afecta directamente a la operativa diaria, pero sí es fundamental para decisiones a medio y largo plazo.
Gracias al análisis histórico es posible planificar contrataciones de temporada con antelación, prever compras de lencería, organizar inventarios con mayor exactitud y anticipar picos de trabajo antes de que lleguen. También permite detectar cambios de tendencia que pueden afectar al departamento en el futuro.

Ambas herramientas son útiles, pero cada una responde a necesidades distintas dentro de la gestión de Housekeeping.


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Realización de una rota de turnos (II)


En el artículo anterior, dimos los primeros pasos para la realización de un cuadrante de turnos. En éste continuaremos cómo ir asignando dias de descanso y turnos para cubrir todos los días de la semana.

Volviendo a la última plantilla que expusimos, habíamos insertado al personal de vacaciones, peticiones de días de descanso, días de descanso fijos y personal de baja médica.

Una vez que tenemos ésta parte terminada, observamos los días de más trabajo y empezamos a rellenar nuestro cuadrante de más a menos, es decir haremos primero los días que necesitamos más personal. Para ello nos fijaremos en la ocupación de cada día y observamos en nuestro ejemplo que los días con más trabajo son jueves, viernes y sábado.

4. Comenzaremos rellenando el sábado que en el cuadro de abajo nos indican las camareras que necesitaremos. Para la parte de las fórmulas de este cuadrante podeis visitar el canal de YouTube dónde encontraréis como realizar una rota de turnos en Excel 😉.

El propio programa nos indica que nos va a faltar una camarera, en éste caso deberemos hablar con las camareras que tienen los días libres (no las de vacaciones ni las que estén de baja) para ajustar nuestro cuadrante. Señalar que los días libres requeridos por camareras de piso no es una obligación de la gobernanta darlos, se pueden adjudicar siempre y cuando las circunstancias lo permitan. En éste caso deberemos ajustar nuestro cuadrante poniendo una camarera más.

5. Continuaremos rellenando los espacios de camareras que ya tienen los días de descanso adjudicados, en éste caso Carmen, Laura y Paz. ( A Lucía le hemos pedido el sábado y nos ha dicho que sí, que suerte la nuestra ;D).

Observamos en la fila de «Diferencia» las camareras que necesitamos para cada día, enlos días que tenemos 0,5 que son el Miercoles, Viernes y Domingo, cotejaremos con las salidas, llegadas y clientes si necesitamos tener una camarera de más o de menos, bascularemos hacia arriba o hacia abajo dependiendo de lo que más nos interese. Por ejemplo, un día tenemos muchos clientes pero las entradas son un grupo que llega a una hora temprana al hotel, entonces nos interesará poner una camarera de más para asegurarnos que las habitaciones están preparadas en el tiempo esperado.

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Ratios de Housekeeping (II)


En éste segundo artículo sobre ratios, en el primero vimos los ratios de personal, vamos a complementarlo con los cálculos necesarios para saber la plantilla que necesitamos.

Recordamos las fórmulas:

En casi todos los hoteles hay una cifra fija de habitaciones a realizar por camareras de piso, aunque puede variar en +1 o -1 dependiendo del volúmen de trabajo.

Para saber la plantilla que necesitaremos haremos los siguientes pasos:

  1. Conocer la ocupación del hotel. Aquí tenemos que observar dos aspectos:
  • El primer aspecto es lo que tenemos que limpiar, para lo cual iremos a nuestro gráfico de ocupación del sistema operativo con que trabajaremos y nos fijaremos en el día anterior, ya que limpiamos «lo que ha dormido» la noche anterior.

Lo indicado con la flecha azul son las habitaciones que tenemos que limpiar, y la flecha amarilla lo que está previsto para el día ser ocupado. Nos conviene saber cómo interpretar éstos datos en caso de una emergencia cómo expusimos en artículos anteriores.

  • El segundo punto a tener en cuenta son las llegadas del dia, para ésto iremos a House Status y revisaremos cuantas llegadas y salidas tendremos para el día en concreto. También es de ayuda comprobar si se han asignado las habitaciones, de ésta forma podremos ver en qué sección o planta hay un mayor volúmen de trabajo.

2. Una vez que tenemos todos los datos, seguiremos la fórmula de camareras necesarias explicada en el artículo anterior. Si hay muhcas salidas con entradas, particularmente suelo subir el número de camareras en un par, o subir el número de habitaciones un 10% de ésta forma también cubriría cualquier subida de ocupación que pudiera haber.

Por último, todo lo expuesto lo podemos tener en nuestro cuadrante de turnos por medio de una hoja escel en dónde insertando todas las fórmulas, nos aparecerá el personal necesario según ocupación.

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¿DUPLICIDAD DE SIGLAS? NO, POR FAVOR


En hostelería y concretamente en el departamento de pisos se trabaja  con una gran cantidad de siglas y símbolos como instrumento para conocer el estado de las habitaciones y facilitar el trabajo de la gobernanta y subgobernantas.

Es frecuente encontrarnos una plantilla realizada en el programa excel, o si no se utiliza ordenador, realizado a mano, con el número de habitaciones y al lado un símbolo o una letra o un par de letras que indican el estado de la misma.

CL ó C = CLIENTE

C/S= Cambio de sábana

L= libre

S= Salida

E= Entrada

SE ó S+E= Salida con entrada.

BQ= Bloqueada

R= Repaso/para revisar

VIP = Very important person/people (persona muy importante)

DND= DO NOT DISTURB (cartel rojo, frecuente encontrarlo en los controles de las camareras inglesas al final del día para indicar que no han podido realizar la habitación)

Cu= Cuna

CEx= Cama extra

PRO= prolongación

Utilizando estas siglas tanto la camarera de piso así como su supervisora, subgobernanta… conocen el estado de la habitación, éstas siglas no son universales, como dice el refrán «cada maestrillo tiene su librillo» aunque sí se declina uno por la simplicidad y la no-duplicación de siglas.

Me explico, en el curso de gobernanta cuando aprendíamos a como rellenar plantillas teníamos a una compañera que para las habitaciones de salida ponía «SS» , según ella significaba Salida – Sucia, a lo que atónitas le mirabamos y le preguntabamos «pero si es salida estará sucia ¿ o no?». En varias ocasiones me he encontrado con la duplicidad de siglas y os pondré algunos ejemplos para que  a mi modo de ver es un error y una forma de complicar lo que ya de por sí tiene su propia lógica.

Si es salida —–> S , se sobreentiende que :

– está sucia (no necesidad de poner SS)

Si es entrada —–> E, se sobreentiende que:

– la habitación que es de entrada, está libre ( no necesidad de poner LE= libre-entrada)

Si es salida con entrada—–>SE, se sobreentiende que:

– es una salida que está sucia que tiene una entrada

Alguna vez me he encontrado las siguientes siglas:

LL= libre -limpia, para indicar que una habitación se puede ocupar. Si está libre obviamente tiene que estar limpia ya que de lo contrario sería una salida, y si no está libre entonces hablamos de un cliente.

LSE= Libre-salida-entrada, para indicar que fue una salida que no se ha hecho y que está libre y que se va a ocupar. Volvemos a lo mismo, si es entrada por fuerza tiene que estar o va a estar libre, en el caso de que fuera una salida antigüa no veo la necesidad de indicar la L de libre ya que considera que la L sólo debe utilizarse para habitaciones que estén disponibles para venderse.

LS= Libre-salida, para indicar que fue una salida y que no se ha hecho y se puede realizar pero que no lleva una entrada de cliente. Sigo manteniendo mi postura comentada en el párrafo anterior acerca de la L.

En cuanto a las supervisoras o subgobernantas ¿como saber si una habitación es una salida antigüa o una salida del dia?. Gracias a mi experiencia en la cadena hotelera RIU, me enseñaron a diferenciarlo por medio de colores:

– Azul: indica estado de cliente

– Negro: salida antigüa  (S) , libres (L)

– Rojo: habitaciones bloqueadas (BQ), cambios de sábana (CS), salidas del día (S), salidas con entradas (SE) o entradas (E).

De esa forma la plantilla de trabajo semanal quedaría  del siguientemodo:

Aunque en ésta plantilla ya aparece el estado de las habitaciones durante una semana, comentar que éste trabajo hay que hacerlo diario por posibles cambios (no shows, cambios de habitación, cancelaciones…). Pero al final de la jornada o de la semana cuando se archive la plantilla en el registro quedará de la siguiente manera:

 

 

LATE CHECK-OUT OR NOT LATE CHECK-OUT THIS IS THE QUESTION


Hoy ha sido uno de esos días que deseas que pase rápidamente y al igual que la Ley de Murphy se te hace eterno e inacabable.

El día se presentaba complicado, 27 salidas con 27 entradas.

Primer problema de la mañana, a las 7:30 , hora de comienzo de jornada, evidentemente ninguna habitación había salido Undecided. Medida a tomar: las camareras de piso suben a zonas comunes a adelantar trabajo para así poder contar después con la limpiadora de zonas comunes para echar una mano más tarde como camarera de piso y darle habitaciones. En una hora, de 7:30 a 8:30 se hacen todas las zonas comunes, excepto uno de los bares en donde se queda la limpiadora de zonas comunes, el resto de camareras bajan al despacho para recoger su trabajo y comienza el periplo mañanero.

Entre las subgobernantas de hoy (3), nos repartimos el trabajo, llevando cada una 9 habitaciones de salida con entradas, parece poco trabajo pero el hotel es bastante complicado ya que está dividido en diferentes zonas y no hay ascensores que te lleven de un lado a otro, así que entre «el voy y vengo, me entretengo».

Salen las primeras habitaciones, pero de repente comienzan los problemas, la 1502 se cambia a la 1522, la 1408 se cambia a la 1102 que ésta a su vez se cambia a la 1112.  De repente nos encontramos con 3 salidas inesperadas y con tres entradas a las que hay otra vez que reubicar ya que se les ha asignado nuevo huesped.

El hotel está lleno, full-refull, no quedan habitaciones y continuan los problemas, sólo podemos ofrecer a recepción la posibilidad de habitaciones standard cuando el cliente ha pagado por una junior suite o suites de 1 dormitorio. Opción: Elegir una Suite Deluxe y cerrarle la habitación pequeña para convertirla en Suite de 1 Dormitorio, aparte de darle una mejor habitación al cliente, nos encontramos a la vez con el problema de que el cliente que haya pagado por una Suite Deluxe hay que darle dicha habitación y no una de menor categoría ¡¡qué follón!!!. Las camareras de piso en torno a las 11 de la mañana comienzan a hacer clientes ya que no hay salidas fuera, y en esto….. ¡zas! un grupo amplio de habitaciones, of course  con entrada inmediata del nuevo cliente (si no era el caso de que estuviera ya en el hotel) ZAFARRANCHO DE COMBATE, busca a las camareras de piso, informales de la nueva situación y comienza a distribuirlas, saca a 2 que estaban de apoyo en la lavandería para que hagan salidas lo más rápido posible, y como en todos los hoteles, de pronto tu compañera que te llama ¿has visto a Zutanita?, «no, en mi zona no está» «por favor si la ves dile que se vaya corriendo a la 1409 que ya ha salido», «ok, sin problemas». Cuando consigo localizar Zutanita es evidentemente en la citada 1409 que acaba de llegar y ni siquiera a comenzado a quitar la basura. La mañana se complica, nos vemos en la obligación de cambiar hasta en 4 ocasiones el guión establecido, terminando nosotras mismas que meternos en habitaciones y dejar por unos instantes de repasar y ponernos a hacer camas para adelantar trabajo.

Siguen los problemas, en las habitaciones que revisamos necesitamos que venga rapidamente la lencera, un stor descosido, un gancho de cortina descolgado, el frutero de bienvenida no está puesto….

Las 12:30 y de las 27 habitaciones tenemos ya 23, nos quedan cinco ¿hoy podremos dedicar aunque sea 1/2 hora a ver clientes? , va a ser que no,  esas cuatro habitaciones no salen y tienen entrada, 1301, 1302, 1524, 1313 y 1316. Se me ocurre hacer la pregunta del millón ¿sr. recepcionista usted ha dado a alguna de éstas habitaciones LATE CHECK -OUT?  a lo que el sr. recepcionista me contesta como si le estuviera ofendiendo «por supuesto que no «.

Las 14: 00h. , me voy a comer con dolor de piernas, espalda y cabeza, mi compañera y yo comemos sin mirarnos a la cara y casi sin hablarnos, tanta ansiedad hace que nos estemos comiendo la carne y los spaguettis compulsivamente, a los 15 min. volvemos al tajo, después de saber que dos de las habitaciones han salido 1524 y 1313, bajamos corriendo y buscamos a las camareras que estaban volviendo al despacho ya que habían acabado su trabajo, se juntan con el turno de la guardia y ha terminar habitaciones, nos quedan 3, ¿que pasa? ¿las 2 y me sigues diciendo que no tienen late-check out?, conseguimos la confesión » 1316 sale tarde, tiene late check out, cliente habitual» POR FIN, nada total solo son las 14:30 y nosotras sin parar de correr.

SORPRESA!!! Cambio de última hora, 1108 no está a gusto en la habitación ¿y que habitación le damos si no nos quedan junior suites? Tomamos la decisión de convertir una Deluxe en junior suite, le adjudicamos la 1302, es la que nos queda libre, no hay más. LLegan las chicas del turno de tarde, dos a la 1302, otra a la 1524 con las camareras de la mañana y otra a hacer un cliente que acaba de quitar el cartel en rojo ( es que hay algunos clientes…).

Las 15h. acaba el turno, las camareras de piso se van con rostro cansado, nosotras igual pero con la satisfacción de haber sacado un trabajo titánico gracias a la coordinación entre nosotras y la buena predisposición de las camareras de piso. RECEPCION ES EL CORAZÓN PERO PISOS ES EL CEREBRO.

 

 

REVISIÓN DE LAS HABITACIONES DE UN HOTEL (I)


Cuando somos camareras de piso, vemos el trabajo de las subgobernantas o supervisoras como algo extraordinario y fuera de lo común, haciéndonos incluso algunas creer que tienen un volúmen de trabajo muy superior al de una camarera de piso, con esto no digo que una subgobernanta o supervisora no trabaje, pero es más un trabajo que dá «quebraderos de cabeza» que «quebraderos de cervicales».

Al principio de la jornada, la gobernanta hace la repartición de trabajo y de éste se saca el trabajo de la subgobernanta o subgobernantas dependiendo de con cuántas zonas tenga el hotel.

Las subgobernantas una vez que tienen que camareras de piso tienen en su zona y las habitaciones que llevan cada una, deben priorizar su trabajo, esto es :

1. Entradas

2. Salidas con entradas tempranas

3.Clientes con cambios de sábanas

4. Clientes

5. Salidas que no se ocupan

Es evidente que a no ser que la subgobernanta sea una superdotada o haya poca ocupación, puedan verse todas las habitaciones de la zona, aunque por regla general los 4 primeros puntos deben quedarse revisados.

En el momento en que la subgobernanta tiene claras las habitaciones que tiene que revisar y la condición de cada una de ellas, debe observar si lleva algún complemento, como por ejemplo:

222 = Entrada x3

Es decir, en ésta habitación habría que montar una cama supletoria

534 = Cliente c/s Quiere limpieza a las 9h.

La subgobernanta debe estar atenta para ver que ese cliente a esa hora se le está haciendo la habitación.

365 = Salida con entrada x4

Cliente que deja la habitación y se vuelve a ocupar y tiene que estar provista para 4 pax.

142 = Entrada a las 8:30 con cuna

Cliente temprano y que en la habitación ha solicitado una cuna y por lo tanto la subgobernanta debe verificar que ésta habitación está provista de la misma. En este caso al ser habitaciones tan tempranas, lo más normal es que la camarera de guardia del dia anterior la haya dejado montada para el día siguiente.

Con todo esto, la subgobernanta se dispone a comenzar a revisar habitaciones, y en este punto es frecuente ver a la subgobernanta ir por los pasillos de un lado hacia otro abriendo y cerrando puertas y mascullando «ay no, si ésta ya la he mirado».  Lo primero que debe hacer una subgobernanta es tener organización en su trabajo, y para ello voy a explicar el método que me enseñó Ana Mª Amate , Gobernanta del hotel Riu Ferrara de Torrox, que con aquel método consiguió que acabara mi trabajo sin agobios y sin desesperar a los recepcionistas y no volver locas a las camareras de piso.

Se comienza desde la última planta, si el hotel tiene 5 plantas, desde la 5ª , si tiene 10, desde la 10ª, etc… y se va bajando planta por planta y se van mirando las primeras habitaciones que tenemos que revisar, en este caso : Entradas.

Una vez que se han mirado las entradas y se han dado a recepción, se continúan con las Salidas con Entrada, teniendo en cuenta la hora que nos ha proporcionado recepción en el check list y si necesitan algún tipo de complemento (x3, x4, cuna…). En este momento la buena organización de una subgobernanta es crucial, ya que si llega el cliente y su habitación por la causa que sea no está preparada, la subgobernanta tiene que tener preparada una «baraja de posibilidades» para darselas a recepción, contando con las características de la habitación que iba a ser ocupada, es decir, vista mar, suite, standard, …

A medida que se van dando habitaciones a recepción, se van tachando de nuestra plantilla para así no equivocarnos. La nomenclatura que normalmente se utiliza es :

E = entrada

SE= salida con entrada

CC= cliente cambio sábana

C= cliente

S = salida

Y se continúan con las habitaciones de clientes que llevan aparejado el cambio de sábana, de la misma forma que al principio se comienza por la última planta  hasta la planta baja y vuelta a empezar, de esa forma no se pasa ninguna habitación y aparte que si hay algo en los pasillos, en la primera vuelta no te das cuenta pero si pasas varias veces, lo terminas viendo.

Se termina con clientes sin cambio de sábana y salidas en la medida del tiempo que te haya quedado.