📞 ¿Dijo usted B o V? Comunícate con Precisión en Cualquier Idioma


La primera vez que me topé con este código fue en 2013, en Londres. En ese momento, no sabía que este sistema de comunicación era tan útil en situaciones donde la claridad es esencial, especialmente cuando hay barreras idiomáticas.

🔹 ¿Qué es el Código Fonético de la OTAN?

El código fonético de la OTAN, también conocido como código militar, se utiliza para facilitar la comunicación verbal y evitar errores al deletrear palabras, nombres o códigos. Es especialmente útil cuando la otra persona no entiende bien el idioma, hay ruido en la línea o ciertas letras pueden confundirse por su sonido similar (como la B y la V).

Cada letra del alfabeto está asociada a una palabra internacionalmente reconocida, lo que elimina la posibilidad de confusión. Aunque escuchar una secuencia de palabras sueltas pueda parecer extraño, en realidad forman un código fácil de interpretar.

📌 Ejemplo:
Si tenemos que deletrear la palabra HOTEL, lo haríamos así:
👉 Hotel – Oscar – Tango – Echo – Lima

🔹 ¿En qué situaciones se usa?

Este código se emplea en numerosos sectores donde la comunicación clara es fundamental:

Aviación y transporte – Pilotos y controladores de vuelo lo utilizan para identificar códigos de vuelo y aeropuertos.
Hotelería y Housekeeping – En hoteles internacionales, se usa para evitar errores al registrar nombres o direcciones de clientes.
Atención al cliente – En reservas telefónicas, deletrear correctamente un nombre o dirección evita malentendidos.
Fuerzas de seguridad y emergencias – Policía, bomberos y paramédicos lo utilizan para transmitir información con precisión.

🏨 Ejemplo en un hotel:

Si un cliente extranjero pregunta por la dirección de su alojamiento, pero no entiende bien el nombre de la calle, podemos usar este código para deletrearlo.

📌 Ejemplo:
Calle CalizoCHARLIE – ALPHA – LIMA – INDIA – ZULU – OSCAR

Este método asegura que el cliente comprenda la información sin importar su idioma nativo.

🔹 ¿Cómo enseñar este código a tu equipo y que lo use rápidamente?

Si trabajas en un hotel, atención al cliente o cualquier equipo de comunicación internacional, aquí tienes algunos métodos efectivos para que tu equipo lo aprenda y lo incorpore en su día a día:

1. Práctica con nombres y direcciones comunes

Haz una lista de nombres, calles y términos que se usan con frecuencia en el trabajo y pídele a cada miembro del equipo que los deletree usando el código fonético.

📌 Ejemplo en un hotel:

  • Cliente: John SmithJuliett – Oscar – Hotel – November / Sierra – Mike – India – Tango – Hotel
  • Nombre del hotel: The GrandTango – Hotel – Echo / Golf – Romeo – Alpha – November – Delta

2. Juegos de memoria y competencia amistosa

Convierte el aprendizaje en un reto divertido:

  • Divide al equipo en grupos y haz un juego de deletreo.
  • Da puntos a quienes deletreen correctamente palabras usando el código.
  • Organiza un pequeño premio para motivar el aprendizaje.

3. Carteles y recordatorios visuales

Coloca tablas del código fonético en las áreas de trabajo, teléfonos o mostradores para que el equipo pueda consultarlas cuando lo necesite.

💡 Consejo: Usa colores llamativos o una infografía sencilla para que sea fácil de recordar.

4. Uso diario en comunicaciones internas

Anima al equipo a practicarlo en su día a día, por ejemplo, al reportar incidencias, habitaciones o nombres de clientes por teléfono o radio.

📌 Ejemplo en Housekeeping con bloques de habitaciones:

  • Habitación 114B (es decir, la habitación 114 del bloque B) → Uno – Uno – Cuatro – Bravo
  • Habitación 209ADos – Cero – Nueve – Alpha

Esto permite una comunicación clara y sin errores al coordinar asignaciones de limpieza, mantenimiento o cambios de habitación.

🔹 Alternativas en Diferentes Idiomas

Aunque el código de la OTAN es el estándar internacional, en algunos países se utilizan variantes. En español, por ejemplo, en lugar de Alpha, Bravo, Charlie, a veces se usan nombres como Antonio, Barcelona, Carmen.

Sin embargo, para garantizar una comunicación sin errores, el código de la OTAN sigue siendo el más recomendado a nivel global.

🔹 Conclusión

El código fonético Alfa-Bravo-Charlie es una herramienta imprescindible en la comunicación internacional. Si trabajas en atención al cliente, aviación, hotelería o cualquier sector donde haya contacto con personas de distintos países, aprender este sistema puede ahorrarte malentendidos y mejorar tu eficiencia.

🔹 ¿Alguna vez has usado este código en tu trabajo o en un viaje? ¡Cuéntamelo en los comentarios! 😊

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Seguridad en el Departamento de Pisos: Pautas para Actuar en Cada Caso


A raíz de un post que leí recientemente sobre la seguridad del personal de pisos en hoteles, quiero aprovechar para compartir algunas pautas clave para actuar en diferentes situaciones y garantizar tanto la seguridad del equipo como la de los clientes.
1️⃣ ¿Qué hacer si se está limpiando una habitación y llega el cliente?
En muchos hoteles, la camarera de piso permite la entrada del cliente sin verificar su identidad, lo que puede representar un riesgo. He trabajado en establecimientos donde las camareras debían pedir al cliente que saliera y cerrar la puerta para comprobar si realmente correspondía a su habitación.
En un hotel en Brighton, seguíamos un protocolo específico: cerrábamos la puerta y colocábamos el carro delante de la entrada. Este sistema tiene múltiples beneficios:
✅ Evita que los clientes entren a habitaciones que no les corresponden (algunos lo hacen solo para ver las vistas y luego piden cambio).
✅ Protege la seguridad de la camarera, evitando situaciones incómodas o riesgosas.
2️⃣ Un cliente pide que le abran la puerta de su habitación
Uno de los errores más comunes es abrir la puerta sin pedir ninguna verificación. Para evitar problemas:
🔹 Siempre solicitar la tarjeta de check-in que proporciona Recepción.
🔹 Si el cliente no la tiene, enviarlo a Recepción para obtener una nueva llave.
🚨 NUNCA abrir la puerta a un cliente que no conozcamos, aunque insista. Esta precaución puede evitar robos y accesos no autorizados.
3️⃣ Seguridad en el hotel
En la Recepción de los hoteles suele haber un Libro de Seguridad, donde se registran todas las incidencias ocurridas durante la jornada. En hoteles de alta categoría, este libro puede estar en manos del responsable de seguridad. Es un documento fundamental en auditorías y revisiones internas.
4️⃣ Cliente sospechoso en los pasillos
Si una camarera de pisos detecta la presencia de una persona con actitud sospechosa en los pasillos:
📌 Informar de inmediato a la gobernanta, quien lo reportará a Seguridad.
📌 Evitar el enfrentamiento directo con la persona.
5️⃣ Robo en una habitación
No es raro que algunos clientes se lleven artículos del hotel, desde toallas y albornoces hasta mantas o incluso colchas. En estos casos:
🔹 Reportar la situación a la gobernanta.
🔹 La dirección del hotel contactará con el cliente para exigir la devolución o el pago del artículo robado.
🔹 En casos graves, se puede proceder a la denuncia correspondiente.
6️⃣ Actos vandálicos
Si ocurre un acto vandálico en el hotel:
🚨 Notificarlo de inmediato a la gobernanta y recepción para que contacten con las autoridades.
🚨 Realizar un informe detallado del incidente.
Aquí un ejemplo de acto vandálico en un hotel:
📹 Video de referencia

💡 Conclusión: La seguridad en el departamento de pisos es un aspecto clave en la operativa diaria de un hotel. Seguir estas pautas puede ayudar a prevenir incidentes y garantizar un ambiente seguro tanto para los empleados como para los huéspedes.
¿Qué otras medidas de seguridad aplicas en tu hotel? ¡Déjamelo en comentarios! ⬇️
#Hotelería #Housekeeping #Seguridad #GestiónHotelera #Turismo

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GESTION DE STOCK Y PROVEEDORES EN FECHAS CLAVE


A lo largo del año, hay múltiples eventos que pueden afectar el suministro de productos en un hotel, como:

  • Festividades nacionales y locales: Navidad, Semana Santa, días festivos.
  • Huelgas de transporte: Pueden retrasar las entregas.
  • Altas temporadas: Periodos de alta ocupación que generan un mayor consumo de materiales.

Para evitar la falta de stock en momentos críticos, desarrollé una matriz de proveedores que nos permitía organizar y optimizar los pedidos. Esta matriz incluía la siguiente información:

  1. Nombre del proveedor.
  2. Productos suministrados.
  3. Datos de contacto: Teléfono o correo electrónico.
  4. Número de referencia del cliente: Algunas empresas asignan un código para facilitar la gestión de pedidos.
  5. Coste del producto: Desglosado por lote, caja o unidad.
  6. Tiempo de envío: Días desde que se realiza el pedido hasta la entrega.
  7. Coste por entrega anticipada o urgente.

De todos estos datos, los más relevantes eran los días de envío, ya que permitían programar los pedidos con antelación y evitar situaciones de desabastecimiento, lo que podía derivar en la necesidad de realizar pedidos urgentes con un sobrecoste significativo.

Procedimiento de Inventario y Pedidos

  • Inventario semanal: Se realizaba los lunes, ya que los fines de semana eran los de mayor consumo de materiales.
  • Ajustes según la ocupación estimada: Basándonos en el forecast (previsión de ocupación), calculábamos el stock necesario para los días siguientes.
  • Registro de pedidos en Outlook:
    • En la agenda se registraba el nombre del proveedor y la fecha de entrega prevista.
    • Esto permitía tener un control claro de los pedidos y prever cualquier posible retraso.

Estrategia para Fechas Críticas

Para eventos como Navidad o Semana Santa, donde podíamos estar hasta 10 días sin recibir suministros, implementamos una estrategia de aprovisionamiento con un mes de antelación. En lugar de depender de un gran pedido final, incrementábamos progresivamente la cantidad de stock en cada pedido, asegurándonos de tener suficiente material sin depender de la disponibilidad del proveedor en el último momento.

Beneficios del Plan de Gestión de Stock

  • Evitaba situaciones de emergencia y estrés innecesario.
  • Reducía costos adicionales por envíos urgentes.
  • Garantizaba el suministro en periodos de alta demanda.
  • Facilitaba la planificación y reducía la necesidad de llamadas y correcciones de última hora.

Tener un plan bien estructurado y prever distintas situaciones nos permitió optimizar la gestión de stock de manera eficiente y sin sobresaltos.

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HABITACIONES QUE NO SE TIENE INFORMACION. ¿SE QUEDAN? ¿SE VAN?


¿No os ha pasado que ha habido ocasiones en que el cliente no ha dejado la habitación y no hay información de lo que está ocurriendo? 🤷‍♀️ Recepción no lo sabe, no tienen nada en la ficha del check-in que indique un late check out, ninguna nota, nada. Otras veces ha hecho el check out aunque sus pertenencias siguen en la habitación y tampoco se ha visto al cliente para poder preguntarle directamente,

Dependiendo de cómo estén las pertenencias en la habitación hay dos formas de actuar:

  1. El cliente ha recogido sus pertenencias y están sus maletas bien colocadas al lado de la puerta. Eso es indicativo de que el cliente (haya hecho el check out o no) lo ha dejado todo preparado para que se recoja su equipaje y éste lo recogerá en recepción. Esta operación no se puede hacer antes de la hora del check out que tenga estipulado el hotel.
  2. El cliente no ha recogido sus pertenencias y está todo en la habitación como si fuera de cliente, aunque no lo es, por lo tanto en éste caso actuaremos de la siguiente forma:
    • Avisaremos a recepción de que el cliente no ha realizado el check out , para que recepción le cargue suplemento por cada hora de más que esté ocupando la habitación. Desde Housekeeping, revisaremos cada cierto tiempo si el cliente ha vuelto para realizar el check out.
    • Si el cliente no ha vuelto y llega la hora de fin de turno y se sigue sin tener información, la habitación se realizará de limpieza de cliente con cambio de sábana y toallas, de ésta forma si el cliente vuelve y decide pernoctar una noche más la habitación ya ha sido limpiada y evitaremos una posible queja.
    • Si hemos realizado la habitación de cliente y el cliente aparece y realiza el check out antes de que Housekeeping cierre el turno, entonces podemos limpiarla como salida y no olvidar apuntar el tiempo extra a la camarera como indicabamos en el post anterior.

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ROOM MOVES EN OPERA PMS


Dejas el departamento cerrado de una forma y amanece diferente a la mañana siguiente. ¿Qué ha pasado aquí?, ninguna información, nada en el documento que te mandan con las quejas o incidentes de la tarde anterior ¿entonces? Recepción ha realizado cambios de habitación sin informar a nadie, pero se puede saber los cambios que se han realizado en Opera PMS . Los pasos a seguir son:

  • Abrimos Opera Pms y clicaremos en Miscellaneous> Reports
  • En el listado de Reports, buscaremos el Report A192 Room Moves
  • Nos aparecerá una ventana que nos pedirá la fecha que deseemos, la insertaremos y le daremos a «Preview». Importante en la forma que aparezca la información «Sort Order», elegir siempre Room nº
  • El documento que nos proporcionará tendrá una estructura como la siguiente, en la que podemos observar si se ha hecho un «upgrade» y quien ha realizado el cambio de habitación.
  • MUY IMPORTANTE !!. Verificar en nuestro listado de habitaciones (T122) que aquellas que se han cambiado están en estado de Vacantes (VAC) y sucias (DI), sino lo podremos cambiar manualmente nosotros para que así aparezca en el listado de las camareras de piso.

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CONTROL MINIBARES III


Continuando con ésta saga de artículos en donde explicamos cómo tener controlada la parte de minibares, nos adentramos en éste a la organización del almacén donde tengamos nuestros productos y su rotación, al igual que su disposición en las habitaciones de planta.

En el primer artículo hicimos una introducción a cómo tener todos los productos inventariados por medio de una hoja excel con precio , proveedor, cantidad…. , en el segundo nos adentramos al control de minibar para no tener demasiado stock almacenado e incurrir en pérdidas al tener productos caducados. En éste tercer artículo veremos cómo realizar una rotación de stock efectiva tanto en planta como en almacén.

Seguro que se piensa que hacer tantas cosas va a ser un gasto de tiempo considerable y que va a afectar a las demás tareas a realizar, pero en realidad, una vez que se convierte en algo rutinario todas las actividades se simplifican dando como resultado una gestión eficiente y efectiva de éste área.

En Control de mInibares II introdujimos la herramienta del calendario. En el momento en que viene el pedido, marcaremos como mejor nos convenga (x o fecha) en nuestra hoja.

Una vez hecho esto, colocaremos el producto bajo el método FIFO (First in, First out), es decir lo último que acabamos de recibir se colocará al final de nuestras estanterias, dándole salida primero a lo que más tiempo lleve en nuestro almacén. En éste punto vamos a hacer un inciso para recordar que siempre hay que cotejar las fechas de caducidad, por que puede ser que por ejemplo, tengamos en nuestro almacén un producto que caduca en Noviembre y el nuevo pedido lo tenemos con fecha de Octubre, en éste caso el producto de Noviembre se quedará atrás y el de Octubre será lo primero que deba ponerse en circulación. También otro punto importante a señalar es no retirar el embalaje hasta que se abra, es decir si tenemos cajas o paquetes cerrados que están al final de las estanterías, si lo desembalamos todo dará como resultado una mezcla de productos con diferentes fechas, dificultando la organización y el control del mismo.

Este sistema lo usaremos igualmente al rellenar los minibares con aquellos artículos que tengamos más de una unidad, como pueden ser cervezas, refrescos, snacks, etc… A la hora de rellenar, el artículo que estaba previamente en el minbiar lo colocaremos en primera fila, mientras que el que repongamos lo colocaremos detrás. De esta forma no sólo nos aseguramos que rotamos nuestro stock sino que también las bebidas estarán a buena temperatura a la hora de consumirlas.

¿ Qué ocurriría si no realizamos lo descrito en el párrafo anterior? No sólo incrementariamos las posibilidades de tener productos caducados en nuestro minibar sino que la experiencia del cliente puede verse afectada, dándo una imagen de poco cuidado, al encontrar un artículo que no está a la temperatura adecuada para su consumo o un artículo con la fecha de caducidad vencida (todos los detalles importan).

De ésta forma se puede tener controlado tanto el almacén como todas las habitaciones y tener un listado con los productos con más salida y con los de menos, pudiendo así ajustar nuestros pedidos basándonos en la rotación rápida o lenta de los artículos. Por ejemplo, si tenemos unos snacks (patatas fritas) que tienen mucha salida, es decir que su reposición es más elevada que otros artículos, podemos observar que variantes de snack son más beneficiosas y permitirnos así elegir la o las opciones que nos reporte más ingresos.

Si tenemos 4 variantes de un snack como pueden ser patatas fritas:

  • Patatas clásicas (con sal)
  • Patatas con cebolla y queso
  • Patatas con vinagre
  • Patatas con pimentón

Podemos comprar un pequeño stock de cada una de ellas e ir comprobando a final de cada mes cuáles tienen mejor salida. De esta manera aseguraremos una reducción de productos fuera de fecha y una maximización de revenue.

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PROXIMO ARTICULO: CONTROL DE MINIBARES IV. Rebate y revenue

UNIFORMES DE PERSONAL (I)


     En el artículo «Planificación de apertura de un Hotel de temporada (IV)» hacíamos una introducción sobre los uniformes. Pues bien, en éste y los siguientes os vamos a dar una guía de como realizarlo.

     Cada hotel tiene su propio proveedor de uniformes, si no lo tuviera, busca el que más se ajuste a las necesidades del personal de tu hotel y al presupuesto (evidentemente). Es una de las partidas que más gasto genera, ya que HSK se encarga de proporcionar uniformes a todos los departamentos de un hotel.

     Dentro de las necesidades debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. Funcionalidad y practicidad :Diferentes bolsillos para guardar objetos pequeños, boligrafos, lápices, etc…. Un uniforme sin bolsillos no es adecuado ni práctico. También, se vé cada vez en más hoteles que renuncian al uniforme antigúo de bata para cambiarlo a polo o camisa y pantalón.
  2. Resistencia: Para el departamento de pisos, éste punto es fundamental, tanto para las camareras de piso como para los supervisores , ya que es pérdida de dinero el tener que renovar el uniforme cada poco por que es de mala calidad (estuve en un hotel que en 4 meses tuve que renovar el pantalón 3 veces ).
  3. Material: Necesita ser transpirable y cómodo , sobre todo para aquellos hoteles o resortts en donde se está al aire libre y hay que recorrerlo a pie durante varias horas. Tener un uniforme que nos haga tener sudoración excesiva acarreará problemas de olor corporal y también posibles problemas en la piel (alergias, prurito,….).
  4. Simple: Cuantos menos bolsillos, hevillas y adornos mejor. Son para trabajar no para un desfile de modelos en la Madrid Fashion Week. Además al ir siempre tan deprisa, los adornos se pueden enganchar provocando la rotura del uniforme o que al poco tiempo aparezca incompleto. Para cierres lo mejor son las cremalleras (vistas), no de las invisibles que también dan problemas y botones de presión. Los bolsillos deben ser abiertos ya que la otra posibilidad es por cremallera y al pasar la piel de la mano tantas veces acabará provocando heridas cutáneas.
  5. Durabilidad: Este punto podría ir junto con el primero de resistencia, aunque aquí me refiero a los ciclos de lavado que puede soportar y la resistencia al aplicarle productos fuertes. A más de un@ se nos ha estallado el boligrafo en el bolsillo o nos hemos hecho marcas sin querer. Los productos de la lavandería penetran en la fibra del tejido haciendo desaparecer la mancha, aunque a veces puede que hasta la prenda desaparezca. He sido testigo de uniformes de cocina que con el contacto con el producto de blanqueo le han salido más agujeros que a un queso Gruyere suizo o andrajoso como salido del videoclip Thriller de Michael Jackson.

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HOUSEKEEPING Y EL MEDIO AMBIENTE


   

   Desde que comencé en la hostelería , hace más de 20 años he sido consciente del impacto que el turismo hace en el medio ambiente y haya donde he trabajado he procurado compartir mi forma de pensar con mis compañeros y equipos.

    Cuando empecé no había nada de reciclaje ni cubos de colores en hoteles, si acaso en el cuarto de las basuras para cartones grandes y las botellas de cristal del restaurante pero nada más.

    Recuerdo que siendo subgobernanta a las camareras de piso les inculcaba el no dejar los grifos abiertos mientras fregaban, su pregunta era la misma «¿Pagas tú la factura?» y mi contestación «La factura la estamos pagando toda la humanidad».

    Las empresas de productos químicos han ido desarrollando productos cada vez más en sintonía con el medioambiente, como cápsulas biodegradables. La primera vez que ví una fue en el año 2006, mientras nos explicaba la gobernanta como funcionaba no podía dejar de ver la cara de asombro de mis compañeras, sobre todo de las más mayores. Eran unas capsulas que al tocar el agua, la fina película que cubría el producto se desintegraba.

    Los hoteles comenzaron paulatinamente a incluir éste aspecto en sus actividades, y empezaron a rellenar las habitaciones de hotel con las ridículas papeleras con división.

(Estoy completamente de acuerdo con el reciclaje pero esas papeleras para lo único que sirven es para tener más trabajo, el cliente en el 99% de los casos no realiza la separación, mezclándolo todo junto.)

   Hubo hoteles que se lo tomaron muy pero que muy en serio e implantaron los contenedores de reciclaje en cada una de las plantas, obligando al personal a realizar una separación adecuada. También he comprobado que existen hoteles que con poner los contenedores ya están aportando «su granito de arena» mientras que los empleados lo mezclan todo sin importarles que el carton caiga en el plástico y éste a la basura orgánica.

   Desde hace 10 años , me gusta encargarme de éste aspecto a los hoteles donde voy y pasaré a comentar los puntos más importantes a la hora de tener una buena política de reciclaje en el departamento.

  1. Formación del equipo: Si tu equipo no está informado de cómo se debe hacer, jamás se llegará al objetivo , aquí ofrezco algunas sugerencias :
    • Charlas informativas (no más de 20 min.)
    • Entrenamientos grupales. Enseñas a un grupo de camareras en una habitación cómo reciclar adecuadamente
  2. Colocación de contenedores de reciclaje:
    • Cada office debe tener al menos 3, uno de basura orgánica, otro de plásticos y otro de cartón. Si se prefiere se puede colocar al lado del carro de la camarera, así se evita pérdidas de tiempo, pero deben estar tapados éstos para evitar olores.
  3. Reciclaje de botecitos de amenidades: ¿Cuánto material se desperdicia cada vez que un cliente ha usado un poco del champú o de otra amenidad?. Aquí van unas cuantas sugerencias:
    • Camareras bajan los botecitos a medias a lencería y se reciclan, es decir se rellenan enteros con lo poquito de los otros.
    • Nos podemos poner en contacto con alguna planta de reciclaje de jabones de las zona y que los recolecten. Este programa lo desarrollé durante la temporada 2020 en Ibiza donde una empresa recogía las amenidades usadas y las reciclaba, ellos ponían los contenedores y se encargaban de la recogida.
  4. Tener un programa de política medioambiental: En casi todos los hoteles ya hay uno, pero si no…. CREALO, aunque sea desde el departamento de Housekeeping, esa pequeña acción realizada ayudará al planeta, al igual que al reciclar y reutilizar (como por ejemplo el papel higiénico o las amenidades) nos repercutirá en un ahorro de costes.

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PLANIFICACIÓN DE APERTURA DE UN HOTEL DE TEMPORADA (V)


Nos adentramos en otro artículosobre la planificación de apertura de un hotel de temporada. Si no has leido los 4 anteriores, al final del artículo 1os dejamos los enlaces.

Vamos a dedicar éste último artículo en dos partes:

  1. Cómo calcular el personal necesario para toda la temporada. 
  2. Cómo calcular las necesidades de material para toda la temporada.

¡Comenzamos!

  • Cálculo del personal necesario: Esta tarea debe estar planificada al principio cuando la o el jef@ de departamento comienza a trabajar a principio de la temporada.

En el presupuesto que la dirección junto con finanzas nos haya proporcionado deberemos comenzar a plantear las necesidades a nivel de personal que podemos cubrir. Normalmente desde la temporada anterior, por medio de cambios de contratos de temporales a fijos discontinuos, ya habrá una parte de ésta partida cubierta. Ya que los contratos de personal tienen muchas variables (seguridad social, impuestos , etc…) , el presupuesto nos lo suelen indicar en número de personas que se pueden contratar, 1,2 ,3, 14….

    Ya desde la temporada anterior podemos tener un listado de necesidades departamentales que incluirá éste apartado. Aunque evidentemente todo dependerá del presupuesto (budget2) que tengamos. Nosotros recomendamos tomar como referencia el presupuesto del año anterior, si se han realizado bien las cuentas, las empresas no suelen recortarlo. Suelen hacerlo si hemos gastado de menos, bajo la lógica de : «si has gastado menos, necesitas menos».

   En el presupuesto que la dirección junto con finanzas nos haya proporcionado deberemos comenzar a plantear las necesidades a nivel de personal que podemos cubrir. Normalmente desde la temporada anterior, por medio de cambios de contratos de temporales a fijos discontinuos, ya habrá una parte de ésta partida cubierta. Ya que los contratos de personal tienen muchas variables (seguridad social, impuestos , etc…) , el presupuesto nos lo suelen indicar en número de personas que se pueden contratar, 1,2 ,3, 14….

    Comenzar ésta tarea lo antes posible nos evitará sorpresas de última hora, así que como vimos en el primer artículo sobre éste tema, deberá estar en el cuadrante primero de la matrix de Eisenhower3 «urgente e importante».

    LLamaremos o mejor mandaremos vía email por medio de RRHH la citación para comenzar a trabajar . Al mandarla por email queda constancia de que se avisó al empleado, dicha citación debe ser confirmada de recibo por parte del empleado.

    En caso de que algún empleado no quiera volver a trabajar en la empresa debe proporcionar la carta de renuncia, de lo contrario, al comenzar la vigencia de contrato se cuentan 3 días y la empresa puede despedirlo por «baja voluntaria» aunque se prefiere que el empleado renuncie antes de comenzar a trabajar para poder tener tiempo suficiente en encontrar otra persona que ocupe el puesto a cubrir.

    Una vez que tenemos toda la plantilla que ha confirmado su asistencia para la temporada que está a punto de comenzar, vemos las necesidades, según categorías laborales y ocupación, aunque lo más viable es fijarse en los números de personal de la temporada anterior. A no ser que haya un cambio significativo en la ocupación, necesitaremos la misma cantidad de personal.

    Por ejemplo: Nuestro equipo de la temporada anterior se componía de:

  • 18 camareras de piso
  • 5 mozos de habitaciones
  • 5 supervisores ( 3 de mañana y 2 de tarde/noche)
  • 3 limpiadoras de áreas públicas
  • 1 subgobernanta
  • 1 gobernanta
  • 1 supervisora de lavandería
  • 1 auxiliares de lavandería

    Durante la temporada anterior nos dimos cuenta de que el equipo estaba por debajo de lo necesario, ya que :

por lo tanto para ésta necesitaremos cubrir:

  • 2 camareras de pisos
  • 1 mozo de habitaciones
  • 2 supervisores (2 de mañana)
  • 1 auxiliar de lavandería

  Contando con que el hotel esté al 100%. Para hacer un presupuesto de personal más ajustado, iremos al forecast de ocupación4 para la temporada que entra y el histórico de la temporada anterior, es decir ver cuando necesitaré más personal y cuando menos para así organizar y planificar junto con RRHH los contratos de personal.

   Una vez que comienza la temporada y tenemos a nuestro equipo trabajando, si hay picos de baja ocupación, podremos dar días de vacaciones para no entrar en overbudget5.

     A éstas necesidades habrá que sumarle por categoría laboral tod@s los emplead@s que hayan decidido no volver, en nuestro caso, siguiendo con el ejemplo tendremos que cubrir:

  • 3 camareras de piso
  • 1 mozo de habitaciones
  • 1 supervisor

    Nota personal: Se sabe que en hoteles de temporada la rotación de personal es alta, pero siempre es conveniente al final de cada una hablar con tu equipo para obtener retroalimentación y conocer las causas de lo que hemos hecho bien y de lo que hemos hecho mal.

   Por último, pasaremos a Dirección y RRHH las necesidades de personal y éstos se encargarán de poner los anuncios pertinentes y de indicarnos los tipos de contrato que se podrían ofrecer.

  • Cómo calcular las necesidades de material: Esta parte es bastante sencilla, ya que sólo tienes que fijarte en el inventario de la temporada anterior para reponer todo aquello que te faltó.

     Junto con el departamento de compras comenzaremos a hacer los pedidos de todo lo que nos falta para comenzar la temporada, tanto de productos o materiales de limpieza como de consumo. La temporada anterior ha debido hacerse el pedido de necesidades de ropa de cama y toallas, en temporadas de verano se pierden muchas toallas y se desgastan con más facilidad.

   Al ser de gran volúmen el pedido pueden tardar en su envío, y aunque se realice la temporada anterior, el gasto afectará al presupuesto de ésta temporada (tenlo en cuenta, se llama Principio de Devengo6).

    Al igual que tendremos la lista de todas las necesidades para ésta temporada. Esta lista puede ampliarse con nuevos materiales, o con nuevos productos, los cuales consultaremos con Compras y Dirección para su compra. 

    Por ejemplo: los cubos de fregona de las camareras de piso se rompían con demasiada facilidad, por lo tanto ésta temporada buscaremos unos cubos de fregona mejores que aunque sean a lo mejor más caros, a la larga nos va a compensar ya que no habrá que reponerlos tan a menudo.

  1. Artículos anteriores:
    Planificación de Apertura de un hotel de temporada I
    Planificación de apertura de un hotel de temporada II
    Planificación de apertura de un hotel de temporada III
    Planificación de apertura de un hotel de temporada IV ↩︎
  2. Budget de un departamento de pisos: El presupuesto de un departamento de pisos de un hotel puede variar según varios factores, tamaño del hotel, la categoría, la ubicación y las instalaciones ofrecidas. Estos son algunos de los elementos que podrían incluirse en el presupuesto de este departamento. Ten en cuenta que estos son solo ejemplos y los costos específicos pueden variar:
    Personal: Salarios y beneficios para personal de limpieza y camareras de piso. Uniformes y suministros para el personal.
    Materiales de limpieza: Productos de limpieza. Artículos de limpieza, como aspiradoras, carros de limpieza, etc.
    Ropa de cama y toallas: Compra y mantenimiento de sábanas, fundas de almohadas, toallas, etc.
    Productos de consumo: Artículos de baño para huéspedes (jabones, champús, acondicionadores, etc.). Papel higiénico, pañuelos faciales y otros artículos desechables.
    Equipamiento: Mantenimiento y reposición de equipos de limpieza. Actualizaciones tecnológicas, como cerraduras electrónicas.
    Gastos generales: Electricidad, agua y suministros de gas. Productos de limpieza especializados.
    Capacitación: Programas de formación para el personal.
    Otros gastos: Publicidad y promoción del departamento de pisos. Gastos imprevistos y contingencias.

    ↩︎
  3. Matrix de Eisenhower ↩︎
  4. Forecast de Ocupación ↩︎
  5. Overbudget: Pasarnos del presupuesto asignado por la dirección del hotel y que nos acarreará problemas durante la temporada ya que será un significado de mala gestión. ↩︎
  6. Principio de Devengo: El devengo es un principio económico/contable que establece que las transacciones o hechos económicos se registran en el momento en que ocurren o hay compromiso firme de que ocurra, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro, es decir es un derecho ganado, pero no cobrado. ↩︎

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