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PLANIFICACIÓN DE APERTURA DE UN HOTEL DE TEMPORADA (IV)

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Y llegamos al penúltimo artículo para cerrar ésta serie sobre aperturas de un hotel de temporada.

En éste artículo explicaremos los puntos siguientes:

  • Registro de las diferentes limpiezas y sus inventarios
  • Organización de entrega de uniformes

a) Registro de las diferentes limpiezas y sus inventarios:

Como explicamos en los artículos sobre cierre de un hotel , tendremos los inventarios que al final de la temporada habremos pasado a una página de Excel para tener recuento de todo lo que hace falta para la temporada siguiente. Es conveniente cuando comienza la nueva temporada tener suministrado todo aquello que falta como vimos en el primer artículo de ésta serie.

En artículos anteriores comentábamos el ir haciendo la limpieza por zonas o plantas, ésto nos ayudará a ser más organizados, lo cual repercutirá directamente en una apertura más cómoda (para todos, tanto para el equipo de limpieza como para supervisores y recepción).

Siempre ocurre que al estar haciendo las aperturas, terminas una zona y después va mantenimiento ha realizar algún trabajo, por lo tanto eso nos retrasará en nuestra labor. Es importante, tener una comunicación total con éste departamento para evitar tener que hacer trabajo doble. Si durante el cierre de la temporada anterior hubiera algún tipo de trabajo para mantenimiento, antes de entrar el equipo de limpieza a las habitaciones deben entrar ellos para realizar su labor.

b) Entrega de uniformes:

En Planificación de apertura (I) comentábamos la realización de la lista de tareas. Pues bien, en ésta lista debe estar la planificación de la entrega de uniformes, por departamento y horario de entrega, sino se forma un atasco en la lavandería,ya que se juntará el trabajo del departamento con atender las peticiones de otros empleados.

Los departamentos de oficina como son Dirección, Eventos, Márketing, Contabilidad, Finanzas, Compras, RRHH y Ventas , no tienen uniformes . En algunos hoteles los jef@s departamentales tampoco tienen uniforme, sólo se les requiere llevar indumentaria adecuada para el cargo que representan.

Unos días antes de la entrega de los uniformes, el equipo de lavandería organizará los uniformes de la siguiente forma:

  1. Clasificará por departamentos, subdepartamentos, categorías laborales y género
    • Departamento de Recepción
      • Recepción
        • Jef@ de recepción
        • 2@ Jef@ de recepción
        • Recepcionistas
          • Hombre
          • Mujer
        • Coordinador/a Recepción-Telefonista
      • Conserjería
        • Jef@ de conserjería
        • Conserjes
          • Hombre
          • Mujer
      • Relaciones públicas : En algunos hoteles puede haber designado un/a jef@ de Relaciones Públicas (Guest Relations) aunque en hoteles de poca capacidad (< 100 habitaciones) ésta función es realizada por el Jef@ de Recepción, pudiendo ser delegada a su 2@.
    • Departamento de Pisos
      • Jef@ de Pisos
      • 2@ Jef@ de Pisos
      • Coordinador/a de Pisos (sólo en aquellos hoteles donde el volúmen de trabajo lo requiera)
      • Supervisores
        • Hombre
        • Mujer
      • Mozos de Habitaciones
      • Camarer@s de Pisos
    • Departamento de Alimentación y Bebidas (F&B)
      • Jef@ de Alimentación y Bebidas
      • 2@ Jef@ de Alimentación y Bebidas
      • Restaurantes: En caso de que haya más de 1 y según la tipología pueden llegar a tener diferentes uniformes, y por lo tanto habría que realizar la clasificación de éstos también.
        • Maitre de Restaurante:
          • Hombre
          • Mujer
        • Jef@s de sección1: Los restaurantes se dividen por mesas y un conjunto de mesas forman una sección, cada sección lleva un jef@ que coordina el trabajo de los camareros que trabajan en la misma.
        • Camarer@s
      • Bares: Al igual que en los restaurantes, dependiendo de la tipología del bar pueden tener uniformes diferentes.
        • Jef@ de Bar
        • Camarer@s
    • Departamento de Cocina: Aquí ocurre lo mismo que con el departamento de restaurante, puede que no haya una cocina sino varias y por lo tanto los uniformes2 pueden variar.
      • Jef@ de cocina (Chef)
      • 2@ Jef@ de cocina (Sous-chef)
      • Cocineros
      • Auxiliares de Cocina
    • Departamento de Mantenimiento:
      • Jef@ de Mantenimiento
      • Personal de Mantenimiento

Una vez clasificados todos los uniformes se les asignará a cada trabajador un número que se incluirá en el uniforme por medio de una etiqueta termo-adhesiva que se colocará en el cuello de cada prenda o en la zona de la cintura, si es pantalón. No se recomienda ponerlo en la etiqueta3 ya que muchos empleados las cortan al recibir los uniformes.

La entrega de uniformes se hará por días planificando cada día qué departamento tiene que recoger sus uniformes, para ello se comunicará a los diferentes jefes de departamentos junto a Recursos Humanos, ya que si hay algún empleado de un departamento específico que por razones diversas empieza más tarde, ellos nos lo comunicarán y la lavandería reservará este uniforme poniendolo en un lugar aparte.

  1. Sección: Zona de restaurante compuesta por mesas. Por ejemplo , el restaurante tiene 100 mesas de 4 (en cada mesa se pueden sentar 4 personas), por lo tanto tienen una capacidad máxima de 400 personas y mínima de 100 (1 persona x mesa mínimo, 4 personas x mesa máximo). cada sección se compone de 25 mesas. Dichas secciónes se pueden componer a su vez de 5 mesas que será un máximo de 20 comensales. Siendo 1 camarero encargado de cada subsección. En éste ejemplo puede haber 2 maitres de hotel que se dividirán el restaurante en dos organizando 50 mesas cada uno. ↩︎
  2. Los uniformes en cocina suelen variar en dos matices puntuales:
    a) El gorro de cocina, puede ser diferente
    b) El pañuelo que puede ser de color diferente para distinguirse de a qué cocinas pertenecen ↩︎
  3. En un artículo anterior hablabamos de la importancia de no quitar la etiqueta a las prendas de ropa. Puedes leer dicho artículo aquí. ↩︎

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PLANIFICACIÓN DE CIERRE POR TEMPORADA DE HOTEL (IV)

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Continuamos con nuestro último artículo sobre cierre de hoteles. En los tres anteriores nos centramos en la planificación y organización, al igual de la limpieza de las diferentes zonas cuando llega la hora de cerrar las puertas.

En el artículo de hoy hablaremos de cómo desde la lavandería (pieza importante en el cierre de un hotel) se gestiona todo el proceso de cierre y se realiza el inventario final de ropa y uniformes, cotejando la diferencia entre lo que debe haber y lo que realmente ha quedado.

A medida que se van cerrando almacenes de ropa (dependiendo de cada hotel), ésta puede ser bajada a la lavandería para su almacenaje para el año siguiente, también se pueden dejar en dichos almacenes, siempre y cuando se realice un inventario de cada uno de ellos y se cierre debidamente para evitar entrada de polvo o insectos que dañen el material.

Por lo tanto, habrá que hacer un inventario de toda la ropa por tipo y categoría. A éste recuento hay que restarle la ropa de rechazo que se ha ido contando cada mes (inventario mensual) al total de ropa que tengamos. Si la ropa nos viene por medio de la lavandería externa, sólo habrá que restar al inventario mensual la ropa de rechazo de ése mes, ya que se supone que la lavandería externa nos la ha ido reponiendo en los meses anteriores. Siendo la fórmula para calcular la siguiente:

Esto hay que realizarlo con cada una de las prendas que tengamos en las habitaciones. Pero ¡OJO! la parte de área pública también hay que realizar recuento, como por ejemplo con las toallas de piscina, o con la ropa del SPA (sábanas camillas, toallas especiales…). Con el restaurante nos encargaremos de contabilizar manteles, cubre-mesas, litos y servilletas. Con el departamento de eventos, cubre sillas (bodas, eventos especiales…), manteles, litos…

Una vez que todo ésto está organizado hay que tener en cuenta el tener personal suficiente para éstas tareas, ya que a medida que se van cerrando zonas, obviamente se necesitará menos personal.

En el momento en el que el hotel se ha cerrado debe haber un calendario con las fechas y horas de devolución de uniformes, organizado por departamentos, siendo obviamente housekeeping el último en entregar.

A la hora de devolución de uniformes hay que tener a mano la ficha del empleado de cuando se la entregó. En ésta habrá señalizado los uniformes que se le entregó y también si tiene uniformes de diferentes departamentos, esto es común en los empleados en prácticas o con persona de un mismo departamento, por ejemplo F&B, pero que trabajan en diferentes localizaciones (bar-piscina, restaurantes, bar-principal,….) y los uniformes son diferentes.

Una vez recogidos los uniformes del personal, se clasifican en las siguientes categorías:

  • Entregado completo
  • Entregado incompleto. Aquí puede ser por varios motivos:
    • Uniformes que están para lavar en la lavandería
    • Prendas perdidas
      • Perdido por el propio empleado, en éste caso hay que comunicarlo a RRHH para hacer el cargo correspondiente (recuerda que el empleado tiene la obligación de cuidar el material de trabajo y el uniforme es parte de ése material)
      • Perdido por la lavandería
    • Prendas dañadas. Se incluyen en el apartado «Bajas»

Así el recuento del inventario final será: (ejemplo)

La suma de todas las piezas nos debe dar el cómputo de uniformes iniciales con el que empezamos la temporada. Al final de todo el recuento tendremos la cantidad final de lo que hemos invertido y haremos ajustes para el presupuesto de la temporada siguiente, al igual que si las prendas de baja por daños es abundante, habrá que buscar un proveedor o un uniforme de mejor calidad.

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Importancia de la contabilización de ropa que mandamos a lavandería

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Siguiendo con los artículos ya publicados sobre lavandería de un hotel, donde os dejamos al final de éste todos los enlaces. Nos disponemos a hacer reflexión sobre la importancia de la contabilización de la ropa que mandamos a la lavandería y de su cotejo.

He trabajado en hoteles donde no se contabilizaba la ropa que nos llegaba de la lavandería y en otros en que tenía que reportarse hasta el más mínimo detalle. De los dos casos, prefiero el segundo. Lo sé , es tiempo que a lo mejor nuestros equipos no tienen, pero para eso hay que hacer saber la importancia de éste paso cuando llega la lavandería e involucrar a todos los miembros del equipo .

  • Camareras de piso: Cuanto antes se cuente la ropa antes pueden empezar a limpiar y tendrán lo necesario para trabajar durante la jornada.
  • Supervisores: Lo mismo que las camareras de piso, además es un buen momento para enseñarles a nuestros supervisores un poco de administración departamental.
  • Mozos de habitaciones: Al obtener ayuda, tendrán más tiempo para realizar otras tareas que sean necesarias hacer.
  • Gobernanta: Fomenta el trabajo en equipo y se asegura de que la ropa ha sido contabilizada.

Una vez contabilizado todo, cotejamos con el albarán si lo que nos han traido es lo que hemos recibido, cualquier discrepancia tiene que ser puesta en conocimiento de la compañía que nos lava la ropa. Estos datos los anotaremos en una plantilla que podríamos llamar «Recibo de ropa», y tendremos otra que nombraremos «Envio de ropa».

El recibo de ropa siempre tiene que ser igual al envío menos la ropa de rechazo

Para saber la ropa que mandamos a la lavandería se podría hacer una estimación entre los clientes que pernoctan y las categoría de las habitaciones, es decir , tenemos ocupadas 10 habitaciones dobles, y todas son salidas, entonces la cuenta sería:

10 sábanas

10 cubre duvet

10 fundas de almohadas

Pero con la ropa de felpa nos crearía un problema ya que no todos los clientes usan todas las toallas y habría una discrepancia entre lo que decimos que hemos enviado y lo que hemos recibido.

En éste punto las camareras con una plantilla unida a su lista de habitaciones o imprimido por la otra cara, escribirán cuánta ropa sacan de las habitaciones. Podría sólo hacerse con la ropa de felpa pero por experiencia hay veces en que el cliente no usa todas las almohadas, y por ello mejor contabilizarlo todo.

Las sumas totales de cada pieza de ropa se trasladarán a una plantilla como vimos en un artículo anterior y se cotejará con lo recibido.

No llevar ningún control sobre este punto nos exponemos a que la lavandería externa nos mande lo que le parezca pudiéndonos dejar sin provisión de ropa.

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Ratios de Housekeeping (III)

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Continuamos con el tema de los ratios en éste tercer post, en los dos anteriores vimos cómo calcular el equipo necesario según ocupación del hotel.

En éste nos centraremos en conocer el ratio de coste de la lavandería. Para ello usaremos la siguiente fórmula.

Con ésta fórmula y continuando con el ejemplo, sabemos que en cada habitación se ponen:

  • 2 toallas de baño = 94 *2*0.3*1.2*1 = 67,68€
  • 2 toallas de mano = 94 *2*0.3*0.7 *1 =39,48€
  • 1 alfombrín= 94*1*0.4*0.25*1= 9,4
  • 2 toallas de cara= 94*2*0.1*0.20*1= 3,76€
  • 1 sábana bajera 200*200 = 94* 1*1.15*0.63*0.5= 34,05€
  • 1 cubre duvet 200*200= 94* 1*1.5*1.66*0.5= 117.03€
  • 2 fundas de almohada rectangulares = 94*2*0. 4*0.22*0.5= 8,27€
  • 2 fundas de almohada cuadradas= 94* 2 * 0.6 * 0.32*0.5= 18,04€

En las cuentas que os he sacado a continuación, podeis observar que con la ropa de cama la multiplico por 0.5 en vez de por 1, eso es porque la frecuencia cambia a cada dos dias en vez de diario. PUnto a tener en cuenta al hacer los cálculos.

Con éstos datos podemos trasladarlos a una plantilla excel y sacar nuestros costes dia por día , así tendremos los costes de cada artículo diario y totales del mes, así como el coste total de la lavandería al mes.

En el artículo «Lavandería externa de un hotel» hacíamos mención de tener registrado toda la ropa en una plantilla para así evitar discrepancias con la lavandería que nos suministra la ropa y también para tener un control financiero de éste área. La cual se lleva una gran parte de nuestro presupuesto.

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Petty Cash. Su utilización y cómo afecta al presupuesto del departamento

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En un artículo anterior hacíamos mención del Petty Cash , que es dinero que te da recepción de su Cash Flow (dinero de caja) para solventar una emergencia puntual.

Es conveniente no tener que hacer uso de éste recurso muy a menudo ya que afectará a tu presupuesto mensual del departamento, en la partida a la que pertenezca lo que hayas comprado con petty cash. Detergente pertenecerá al presupuesto de artículos de limpieza de la lavandería, papel higiénico al de artículos de clientes (amenities), etc…

Cómo hemos comentado lo ideal es no tener que hacer uso de éste recurso pero en ocasiones, por retraso del pedido, error humano al realizar el pedido o cualquier circunstancia, nos vemos obligados a hacer uso de él.

Hay 2 preguntas fundamentales que debes plantearte antes de pedir petty cash:

  1. ¿Cuánto tiempo voy a tener que esperar hasta que llegue el pedido?
  2. ¿ Lo que voy a gastar en Petty Cash puede salir de una partida diferente ?

En la primera pregunta, tenemos que saber cúánto tiempo necesitaremos cubrir esa necesidad, un día, una semana, un mes…. Cuanto mayor sea el tiempo mayor gasto realizaremos, ya que los proveedores siempre hacen precios muy ajustados.

Por otro lado, ya que tenemos que hacer el gasto, lo haremos para estar cubiertos completamente, no es beneficioso el tener que estar yendo a recepción todos los días a pedir petty cash, esto también les afecta a ellos en su cash flow y los errores en el cierre de caja pueden ocurrir.

Cada vez que pidamos dinero en recepción , ellos deben hacer un ticket-vale que firmaremos por valor del dinero que hayamos pedido, lo mejor es que sea alguien responsable quien se ocupe de ésto, jef@ de recepción, 2@ jef@ de recepción, MOD (manager on duty),etc… .

Una vez que tenemos el dinero, iremos a comprar lo que necesitemos. el ticket de compra y la vuelta de lo que nos haya sobrado deben darse a recepción , a la misma persona que nos realizó el «ticket-vale». Esta persona grapará el ticket de compra con el ticket-vale y lo pondrá todo junto en la caja de la que salió el dinero. Es muy importante no retrasar la entrega del ticket de compra y el sobrante, en el momento en que se vuelve al hotel hay que ir directamente a recepción.

En cuanto a la segunda pregunta, es evidente que al tener que cubrir una emergencia, vamos a gastar más , aunque en algunos hoteles nuestras partidas del presupuesto general del hotel se pueden combinar, es decir, poder utilizar presupuesto de la partida, por ejemplo de productos de limpieza para la partida de papelería y viceversa. También comprobar si el exceso en el presupuesto nos va a afectar en demasía, es decir, si por ejemplo tenemos un presupuesto mensual de 1500 euros en productos de limpieza y gastamos 1600 por cubrir emergencias, ésto sólo afectará al presupuesto del año siguiente, aunque si no hay una diferencia significativa normalmente no te van a pedir explicaciones, pero ¡ojo! como jef@ departamental tienes que tener las cuentas al día y saber por qué y cuando de cada gasto.

En la mayoría de los hoteles se combinan partidas a final de mes para que el presupuesto no aparezca distorsionado en el inventario mensual de gastos.

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Guía paso a paso como organizar cambio de material en habitaciones

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A tod@s nos ha pasado alguna vez trabajando en hoteles que después de un tiempo trabajando con el mismo material (toallas, amenidades, decoración…) se decide dar un cambio.

Dependiendo del volúmen de habitaciones el cambio puede ser más o menos estresante pero si se siguen una serie de pasos que explicaré a continuación, la transición se hará de la forma más cómoda posible.

  1. Al llegar el nuevo material se coteja con el albarán si ha llegado toda la cantidad requerida, en caso contrario nos pondremos en contacto con el departamento de compras o con la persona que sea responsable de ésta compra (en cada hotel tienen su estructura). No se desembala absolutamente nada hasta que haya una respuesta sobre cómo actuar.
  2. El material vendrá empaquetado en cajas con un número establecido de producto dentro, por ejemplo, champú 1 caja x 12 botellas, toallas 1 paquete x 5 toallas de baño o x10 toallas de mano. Lo dividiremos por secciones o por plantas por el número de habitaciones que tengamos.
    • Ejemplo: Tenemos un hotel de 100 habitaciones al que vamos a cambiar todas las toallas. Eso es un total de 200 toallas de baño, 200 de mano y 100 alfombrines. Es un hotel de 5 plantas y en la 5a planta hay 10 habitaciones, 4ª planta 30 habitaciones, 3ª planta 30 habitaciones, 2ª planta 20 habitaciones y en la 1ª planta 10 habitaciones. Así que como sabemos, las toallas de baño vienen en paquetes de 5, las toallas de mano en paquetes de 10 y la de alfombrines también en paquetes de 10. La repartición será:
      • 5a planta necesitamos: 4 paquetes de totallas de baño ( 10 hab * 2 toallas = 20, 4 paquetes* 5 toallas = 20) 1 paquete de toallas de mano, 1 paquete de alfombrines
      • 4a planta necesitamos: 12 paquetes de toallas de baño, 3 paquetes de toallas de mano, 3 paquetes de alfombrines
      • 3a planta necesitamos: Lo mismo que en la 4ª ya que tienen el mismo número de habitaciones.
      • 2ª planta necesitamos: 8 paquetes de toallas de baño, 2 paquetes de mano, 1 de alfombrines
      • 1ª planta necesitamos: Lo mismo que en la 5ª
  3. Una vez organizado en la lavandería todos los paquetes por plantas, los mozos de habitaciones o las camareras de piso lo suben a sus plantas y se comienza a hacer el cambio. Es importante, aunque no necesario, que las toallas antíguas que no han sido usadas por cliente se guarden por categorías, y no mezcladas, es decir separando las toallas de baño, toallas de mano y alfombrines.
  4. Si el material viene embalado en cajas es importante no desprenderse de ellas, ya que en esas mismas cajas irá el material antigüo.

Esta guía se puede usar para cualquier elemento de la habitación que queramos cambiar, almohadas, cortinas, duvets, papeleras, amenidades…….

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