A la llegada de un grupo al hotel, es habitual que recepción haga el c/in a todo el grupo sin saber si han llegado todos sus miembros o no. La llegada se puede dar de dos maneras:
- Todos juntos y el coordinador/la coordinadora se encarga de informar quién ha venido o no.
- Llegada individual , donde el seguimiento de quien ha llegado es más complicado.
Se puede pensar que en el segundo caso, con apuntar que habitaciones o clientes han hecho c/in por parte de recepción se resuelve la problemática, pero la verdad es que la coordinación de los recepcionistas debe ser total ya que el check in se produce durante todo el día, y el grupo al haber abonado el total de las habitaciones, poco o nada importa quien aparezca y quien no.
Dejando a un lado recepción, desde HSK se nos presenta un reto.
- El día de la llegada: Tener todas las habitaciones preparadas, priorizarlas antes que las llegadas de clientes individuales. Podemos tenerlo organizado de varias formas:
- Preparadas desde el día anterior. Si la ocupación del hotel nos lo permite podemos tenerlas preparadas y bloqueadas (out of service) para dicho grupo. Si no el 100% de las habitaciones, aquellas que la ocupación nos deje, ésto hará que nuestro trabajo sea menos estresante, cuanto mayor sea el grupo y más habitaciones preparadas tengamos, menor nuestra presión.
- Podemos tener un equipo de trabajo que sólo se encargue de éstas habitaciones, teniendo dos equipos, uno para las llegadas del grupo y otro para el resto de las habitaciones. De ésta forma, parte de tu equipo sólo está concentrado en el grupo sin tener que atender a peticiones de limpieza de habitaciones de clientes, siendo la entrega de habitaciones más rápida.
- El 2º reto se nos presenta al día siguente. Si el cliente perteneciente al grupo no ha aparecido (no -show) y recepción no tiene notificación de ello, desde la perspectiva de HSK , la parte ue nos interesa aquí es comunicárselo lo antes posible a recepción para volver a poner a la venta dicha habitación. Al igual, que en la organización de nuestro departamento, revisión de turnos y días de descanso, ya que si de un grupo de 100 personas , no hacen acto de presencia 10, en éste caso podríamos estar no necesitando una camarera (ésta parte es muy importante cuando se trabaja con empresas externas).
La coordinación entre HSK y recepción debe ser máxima para evitar habitaciones vacías, costes innecesarios y pérdida de beneficio.
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