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TECLAS ÚTILES EN OPERA PMS (I)

Posted on noviembre 5, 2022 by GOBERNANTA´S BLOG

Opera PMS es uno de los programas más extendidos y más utilizados por las empresas hoteleras.

Lo descubrí durante el curso de Gobernanta que hice en el 2004 pero no trabajaría con éste hasta el 2008. Siempre me ha gustado mucho por su simplicidad y lo accesible que son todos los datos.

En éste post os vamos a enseñar la combinación de teclas de Función (F1, F2….) que presionadas a la vez con la tecla de SHIFT o CONTROL (Ctrl) , te pueden dar diferente información sobre status del hotel, ocupación, reservas, habitaciones que quedan por vender…. Una a una vamos a ir mostrándolas y enseñaros su utilidad.

Comenzaremos combinando SHIFT con las teclas F1, F2,….

  • SHIFT+F1: Ocupación por medio de gráfico de barras.

Lo puedes tener como aparece en la imagen o con el porcentaje si se señala la casilla «Percentage». Desde el punto de vista del departamento de pisos nos conviene el número de habitaciones para poder realizar los turnos de trabajo acordes a la ocupación y no tener personal de más o de menos. Podemos ver si el hotel ha entrado en overbooking (venta de más habitaciones de las disponibles) o si nos conviene en un día determinado tener más personal trabajando porque se prevee una subida de la ocupación (non deduct rooms

  1. Deduct rooms son aquellas reservas que están confirmadas
  2. Non deduct rooms son potenciales reservas que todavía no están confirmadas, compo por ejemplo grupos.
  • SHIFT + F2: Panel de Control. En ésta pantalla podremos ver la ocupación con más detalle durante el periodo de 7 días.
    • Total de habitaciones del hotel
    • Habitaciones OOO y OS
    • Overbooking rooms
    • Maximos y mínimos de ocupación
    • Eventos durante la semana
    • Número de adultos en el hotel.
    • Número de niños en el hotel.
    • Llegadas
    • Salidas

Para el departamento de pisos, ésta pantalla es muy útil para planificar una semana entera y controlar por ejemplo el stock de camas supletorias, ropa que necesitaremos para cada día, limpieza de salones o salas de eventos concretas,…

  • SHIFT + F3: House Status. Nos indica el status del hotel en un momento concreto del día. Se divide en 6 partes: Room Summary, Activity, Complimentary and House Use, End of day Projection, Housekeeping Room Status, Turn Down Status y
    • Room Summary: Nos dá una visión global del hotel.
      • Total de habitaciones
      • Habitaciones OOO (Out of Order)
      • Habitaciones para vender. Será la resta del Total de habitaciones menos las que tengamos en OO u OS
      • Habitaciones OS (Out of Service )
    • Activity: Nos ofrece una visión general de:
      • Lllegadas (Arrivals)
      • Salidas (Departures)
      • Clientes (Stayovers)
      • Habitaciones que ya están en el hotel (Arrivals Actual)
      • Habitaciones que extienden (Extended stays)
      • Habitaciones de cortesía (Day Use Rooms)
      • Cancelaciones
      • Walk ins: Habitaciones que sin tener reserva previa por cualquiera de los canales (web, booking, expedia…) se han hospedado en el hotel.
    • Complimentary and House Use: Nos muestra el número de personas de las salidas, entradas y clientes, así como los VIP (Very Important Person)
    • End of Day Projection: Es variable, y nos muestra las cifras de habitaciones, clientes , grupos que se hospedan en el hotel, así como la cifra de Revenue que se obiene por las reservas de los clientes de un día.
    • Housekeeping Room Status: Nos ofrece de un vistazo, las habitaciones, limpias, sucias, inspected, Pick Up, las que quedan por limpiar, fuera de servicio y «on qeue» (en cola, el cliente ya ha llegado al hotel, pero su habitación no ha sido limpiada todavía). Las ocupadas y las que quedan vacantes.
      • Turndown Status: Habitaciones a las que hay que realizar el servicio de cobertura.
    • Cuadro de fecha: Con éste cuadro podemos visualizarlo según una clase de habitación determinada (doble, suite, junior suite…) o por tipo de habitación (habitaciones dobles, triples, individuales, familiares, fumadores,…).
      • Con ésta última ventana, cambiando la fecha se puede ver el Room Summary y Activity en una fecha determinada.

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HABITACIONES OS, OO Y LAST LET (II)

Posted on noviembre 2, 2022 by GOBERNANTA´S BLOG

En el anterior artículo describíamos los distintos status de una habitación en el momento en que surje una incidencia técnica o deben estar fuera del inventario de habitaciones disponibles.

En ésta segunda parte vamos a describir gráficamente como desde Opera PMS podemos cambiar el estado de una habitación a Out of Service (OS) u Out of Order (OO).

Las habitaciones «Last Let» sólo pueden ser marcadas con un comentario en el profile de la habitación, así cuando se estén asignando habitaciones, el recepcionista o la persona encargada de ello verá un aviso del estado de dicha habitación . Por ejemplo: «habitación con vistas al patio interior» o «habitación cerca de las vias del tren».

Tanto para las habitaciones «Out of Service» como para las «Out of Order» el proceso es el mismo, el cuál veremos a continuación:

  • Abrimos Opera Pms y nos aparecerá ésta pantalla:
  • Presionaremos en el botón Out of Service/ Out of Order
  • Nos aparecerá la siguiente ventana en donde deberemos ir rellenando los campos con los datos de la habitación.
  • Rellenaremos los campos Room list, eligiendo la habitación, el resto si lo vas a tener 24 horas (lo habitual) , no hace falta rellenarlo. Después la parte de las fechas From Date (desde fecha), To Date (hasta fecha). El status, OS u OO. Y lo más importante , como queremos que nos vuelva la habitación (jamás IP). Podemos incluir la razón de ponerla fuera de servicio, la lista está en base al hotel donde trabajes, pero va desde pintura, albañilería, fontanería, …. hasta redecoración. En la parte de Remarks, podemos añadir comentarios si lo consideramos necesario.
  • Cuando tengamos todo relleno, pulsamos Ok , y nuestra habitación aparecerá en el listado de habitaciones fuera de servicio y sus razones.
  • Cuando queramos añadir o quitar, pulsaremos los botones «New» (nuevo) o «Delete» (borrar) para actualizar la lista de habitaciones fuera de servicio y nos devolverá a la pantalla para incluir habitaciones.

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HABITACIONES OS, OO Y LAST LET (I)

Posted on noviembre 1, 2022 by GOBERNANTA´S BLOG

Es frecuente que cuando tenemos un problema en una habitación, nos veamos obligados a bloquearlas. A veces no hay ningún contratiempo sino que por razones operativas se bloquean para asegurar su puesta a punto.

Y aquí nos surge la duda..¿Cómo pongo la habitación? ¿Out of service o out of order?.

Reconozco que al principio a mí también me costó entender los dos términos y saber aplicarlos correctamente.

OS. Out of Service: Se aplica para aquellas habitaciones que tienen una o varias de la siguiente lista:

  1. Parte de un grupo con todas las habitaciones de una mismoa categoría , planta, etc…
  2. Show rooms. Para particulares, empresas o para visitas del personal de la propia empresa (directores regionales, jefes centrales…)
  3. Realización de tareas de mantenimiento por parte del departamento en cuestión (pintura, cambio de sanitarios,…) o de una empresa externa.
  4. Realización de tareas de limpieza (alfombras, cortinas, foscurits, limpiezas profundas…)
  5. Poco común pero puede ocurrir. Utilización de habitación como almacén.

Las habitaciones out of service (OS) siguen siendo parte del inventario de habitaciones disponibles que el hotel puede vender. Ya que su inutilización comprende unas pocas horas y puede ser puesta en circulación de nuevo para una nueva venta.

Aquí la coordinación entre Housekeeping, recepción y mantenimiento debe ser impecable, ya que sino podemos encontrarnos con un cliente esperando en recepción y teniendo que limpiar sin tiempo una habitación que ha tenido que ser retirada de OS . Esto puede ocurrir cuando la única categoría que queda es la o las habitaciones OS y recepción decide retirarlas de su estado OS para poder tener una reserva más.

OO. Out of Order: En éste apartado las habitaciones necesitan ser retiradas del inventario de habitaciones disponibles del hotel, ya que se deberá a lo siguiente:

  1. Habitación que ha sufrido daños importantes y su reparación necesita de una empresa especializada (moquetas, pulimento de suelos, alabañilería, cristalería, electricidad…)
  2. Trabajos de apertura, cierre o reformas de un hotel. En apertura al igual que en reforma, se retiran de estado oo cuando éstos trabajos han terminado. En cierre, se añaden en el momento en que la habitación ha sido preparada para su cierre y no puedes ser puesta más a la venta, en éste caso aunque siempre dependiendo del tipo de hotel, se realizan por secciones, plantas o incluso por categorías concretas.
  3. En algunas ocasiones por baja ocupación pueden incluirse habitaciones OO aunque no es lo más frecuente.

Last Let: Son aquellas habitaciones que deberían estar en OS u OO pero que por la ocupación del hotel se requiere que sigan disponibles . En éste caso , las habitaciones se venden a un precio menor y siempre informando al cliente de los defectos o problemas que pudiera tener dicha habitación. Ejemplo: En una habitación el espejo del cuarto de baño está caído, aunque no está roto , si tiene las esquinas dañadas y está apoyado sobre el lavabo, pudiendo ver todo el cableado de la pared. Mantenimiento ha oencargado un espejo nuevo pero no se recibirá hasta dentro de 1 semana. La habitación está en la categoría de OO, ya que no se puede vender pero al haber tenido overbooking, es necesario usarla. Recepción mueve en la medida de lo posible todas las reservas para que se quede la última disponible de todo el hotel.

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