Los SOP´s o Procedimientos Estándar Operativos son un conjunto de instrucciones paso a paso de cómo se realizan las operaciones diarias o rutinarias.
Dichos procedimientos pueden ser de forma escrita, gráfica o ambas. De forma escrita es frecuente si se trata de una actividad mecánica y rutinaria, como por ejemplo las instrucciones para limpiar una habitación.
- Abrir la ventana
- Retirar la basura
- Abrir cajones y armarios
- Retirar ropa sucia (tanto de cama como de baño)
Son comunes verlos de forma gráfica, con fotos para resaltar o enfatizar un procedimiento en concreto, es frecuente verlos de forma gráfica a la hora de implementar estándares de colocación y apariencia en una habitación.
Lo más adecuado es combinar la forma gráfica con la escrita, de ésta forma el texto acompaña a la foto para destacar ciertos estándares. Como por ejemplo, un mueble debe estar colocado de cierta manera pero hay que añadir que dicho mueble no puede tener restos de polvo o suciedad.
El uso combinado de la fotografía y el texto es muy beneficioso a la hora de explicar ciertos procedimientos, como por ejemplo, el registro de los objetos perdidos o cómo se debe llamar a la puerta del cliente.
Dependiendo del formato que se empleemos y cuál será su función final, podremos utilizar 2 programas para realizar nuestros SOP’s. Powerpoint y Word.
El primero, soy partidaria de usarlo porque antes de colocar nuestros procedimientos en una carpeta o rellenar las paredes de la oficina con ellos, me gusta tener una presentación con todo el equipo, donde ell@s tienen una copia y así poder verlo juntos. Los procedimientos operativos son cambiantes y evolucionan y hacer participe al equipo de ellos nos puede llevar a lograr nuestros objetivos más rápidamente. Cada diapositiva se puede usar para un procedimiento y queda bastante ordenado.
Una vez terminada la presentación, puedes guardarla en PDF y así poder imprimirla para tener copia física.
La prinicpal ventaja de Word, es que es más fácil que el Powerpoint a la hora de maquetar los procedimientos, aunque el resultado final puede ser prácticamente el mismo, ya que también lo podeis guardar en PDF.
Los SOP´s deben tener 2 reglas básicas al confeccionarlos:
- Concisos: Textos cortos y palabras comunes.
- Claros: Lenguaje cotidiano y fotografías amplias que se vea con detalle el SOP que estás mostrando.
Si se trata de el establecimiento de los diferentes elementos de la habitación (set up), como por ejemplo, toallas, bandeja del café, cortinas, cojines, …. se puede prescindir del texto . Sin embargo, en casi todos los establecimientos dónde he trabajado se incluye un pequeño texto , al menos indicando por ejemplo la cantidad . Por ejemplo: 2 toallas de mano.
Otro elemento que se puede incluir sin necesidad de añadir texto son los icónos o pictogramas con los materiales con que vamos a limpiar una zona determinada, de ésta forma también colaboramos a la implantación de la limpieza por colores y evitar la contaminación cruzada.
En caso de que tengas un equipo multicultural, puedes incluir 2 lenguas, como por ejemplo español + inglés.
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