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DIFERENCIAS ENTRE HOUSEKEEPING FORECAST Y HISTORY FORECAST


Dentro del Departamento de Housekeeping es habitual trabajar con previsiones de ocupación para poder organizar correctamente el volumen de trabajo y la distribución del personal. Sin embargo, no todas las previsiones sirven para lo mismo y, aunque a veces se mezclan los términos, el forecast y el history forecast son herramientas completamente distintas. Cada una cumple una función específica y se utiliza en momentos diferentes dentro de la planificación del hotel.

1. Housekeeping Forecast: previsión operativa del día a día

El forecast es la previsión inmediata. Es la herramienta que permite saber cuántas habitaciones habrá que limpiar mañana o durante los próximos días. En este documento aparecen reflejadas las llegadas, las salidas, las estancias y el número total de habitaciones ocupadas previsto para cada jornada.
Esta información es esencial para la operativa diaria porque permite saber con exactitud cuánta carga de trabajo tendrá Housekeeping y cómo debe organizarse el personal. Cuando se observa un día con muchas salidas, se puede prever que será una jornada más intensa; si por el contrario hay pocas llegadas o estancias largas, se sabe que el ritmo será más estable.
El forecast cambia constantemente debido a modificaciones de última hora: cancelaciones, extensiones de estancia o reubicaciones de grupos. Por ese motivo se revisa de forma diaria y se utiliza para tomar decisiones inmediatas, como ajustar los turnos o valorar si es necesario solicitar apoyo adicional.

2. History Forecast: visión histórica y no operativa

El history forecast no sirve para organizar el día siguiente ni para planificar los turnos de una semana. Su finalidad es completamente distinta. Este documento se basa en la ocupación histórica del hotel: datos de años anteriores, comportamiento por meses, temporadas altas y bajas, así como tendencias que se repiten a lo largo del tiempo.
El objetivo del history forecast es ofrecer una visión más amplia que ayude a comprender cómo funciona el hotel durante todo el año. Por ejemplo, permite saber si cada agosto el hotel suele superar cierto porcentaje de ocupación, o si en noviembre se repite siempre una caída notable.

Esta información no afecta directamente a la operativa diaria, pero sí es fundamental para decisiones a medio y largo plazo.
Gracias al análisis histórico es posible planificar contrataciones de temporada con antelación, prever compras de lencería, organizar inventarios con mayor exactitud y anticipar picos de trabajo antes de que lleguen. También permite detectar cambios de tendencia que pueden afectar al departamento en el futuro.

Ambas herramientas son útiles, pero cada una responde a necesidades distintas dentro de la gestión de Housekeeping.


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COMO PLANIFICAR PERSONAL POR HABITACIONES, CRÉDITOS O MINUTOS (I).


Este artículo surge de los diferentes métodos que me he encontrado a lo largo de toda mi carrera profesional para contabilizar habitaciones y así saber el personal necesario.

A la hora de contabilizar las habitaciones de un hotel para realizar los listados de las camareras de piso, hay dos métodos por habitaciones o por créditos. Una forma u otra es la misma siempre y cuando se tomen en cuenta los m2 de cada habitación, ya que una habitación de por ejemplo 35 m2 no puede contabilizarse igual que una de 120 m2, en éste caso la primera contará x1 y la segunda x3; tomando así el tiempo necesario.

De esta forma por ejemplo si tenemos un hotel de 150 habitaciones, debemos contabilizar cada una por el tiempo que se tarda en prepararlas, en éste caso si tenemos:

  • 5 Habitaciones individuales valen x0.5 habitaciones superiores/dobles
  • 125 Habitaciones Superiores/Dobles valen x1
  • 10 Junior Suites valen x 1.5 habitaciones superiores
  • 8 Suites valen x 3 habitaciones superiores
  • 1 Grand Suite vale x 3.5 habitaciones superiores
  • 1 Suite Presidencial vale x4 habitaciones superiores

Así las 150 habitaciones se han convertido en 174 habitaciones

Teniendo el número total de habitaciones (aunque no es el real pero sí el volúmen de trabajo que se realiza), se calcula el personal necesario.

Si cada camarera en una jornada nos hace 10 habitaciones, entonces dependiendo de la ocupación sabremos el número de camareras necesarias.

A continuación se muestra una tabla con la ocupación y el número de camareras necesarias, sabiendo que hacen 10 habitaciones .

Lo expuesto antes también nos sirve si las habitaciones tienen créditos, ya que 1 crédito = 1 habitación.

En un hotel en Alemania me encontré por primera vez que las habitaciones se contabilizaban por los minutos que se utilizaban al preparar la habitación. Lo curioso era que para los clientes la camarera sólo contaba con 5 minutos menos que una salida, aunque cuando les tocaba cambio de sábana usaran el mismo tiempo que en una salida.

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Realización de una rota de turnos (II)


En el artículo anterior, dimos los primeros pasos para la realización de un cuadrante de turnos. En éste continuaremos cómo ir asignando dias de descanso y turnos para cubrir todos los días de la semana.

Volviendo a la última plantilla que expusimos, habíamos insertado al personal de vacaciones, peticiones de días de descanso, días de descanso fijos y personal de baja médica.

Una vez que tenemos ésta parte terminada, observamos los días de más trabajo y empezamos a rellenar nuestro cuadrante de más a menos, es decir haremos primero los días que necesitamos más personal. Para ello nos fijaremos en la ocupación de cada día y observamos en nuestro ejemplo que los días con más trabajo son jueves, viernes y sábado.

4. Comenzaremos rellenando el sábado que en el cuadro de abajo nos indican las camareras que necesitaremos. Para la parte de las fórmulas de este cuadrante podeis visitar el canal de YouTube dónde encontraréis como realizar una rota de turnos en Excel 😉.

El propio programa nos indica que nos va a faltar una camarera, en éste caso deberemos hablar con las camareras que tienen los días libres (no las de vacaciones ni las que estén de baja) para ajustar nuestro cuadrante. Señalar que los días libres requeridos por camareras de piso no es una obligación de la gobernanta darlos, se pueden adjudicar siempre y cuando las circunstancias lo permitan. En éste caso deberemos ajustar nuestro cuadrante poniendo una camarera más.

5. Continuaremos rellenando los espacios de camareras que ya tienen los días de descanso adjudicados, en éste caso Carmen, Laura y Paz. ( A Lucía le hemos pedido el sábado y nos ha dicho que sí, que suerte la nuestra ;D).

Observamos en la fila de «Diferencia» las camareras que necesitamos para cada día, enlos días que tenemos 0,5 que son el Miercoles, Viernes y Domingo, cotejaremos con las salidas, llegadas y clientes si necesitamos tener una camarera de más o de menos, bascularemos hacia arriba o hacia abajo dependiendo de lo que más nos interese. Por ejemplo, un día tenemos muchos clientes pero las entradas son un grupo que llega a una hora temprana al hotel, entonces nos interesará poner una camarera de más para asegurarnos que las habitaciones están preparadas en el tiempo esperado.

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Ratios de Housekeeping (II)


En éste segundo artículo sobre ratios, en el primero vimos los ratios de personal, vamos a complementarlo con los cálculos necesarios para saber la plantilla que necesitamos.

Recordamos las fórmulas:

En casi todos los hoteles hay una cifra fija de habitaciones a realizar por camareras de piso, aunque puede variar en +1 o -1 dependiendo del volúmen de trabajo.

Para saber la plantilla que necesitaremos haremos los siguientes pasos:

  1. Conocer la ocupación del hotel. Aquí tenemos que observar dos aspectos:
  • El primer aspecto es lo que tenemos que limpiar, para lo cual iremos a nuestro gráfico de ocupación del sistema operativo con que trabajaremos y nos fijaremos en el día anterior, ya que limpiamos «lo que ha dormido» la noche anterior.

Lo indicado con la flecha azul son las habitaciones que tenemos que limpiar, y la flecha amarilla lo que está previsto para el día ser ocupado. Nos conviene saber cómo interpretar éstos datos en caso de una emergencia cómo expusimos en artículos anteriores.

  • El segundo punto a tener en cuenta son las llegadas del dia, para ésto iremos a House Status y revisaremos cuantas llegadas y salidas tendremos para el día en concreto. También es de ayuda comprobar si se han asignado las habitaciones, de ésta forma podremos ver en qué sección o planta hay un mayor volúmen de trabajo.

2. Una vez que tenemos todos los datos, seguiremos la fórmula de camareras necesarias explicada en el artículo anterior. Si hay muhcas salidas con entradas, particularmente suelo subir el número de camareras en un par, o subir el número de habitaciones un 10% de ésta forma también cubriría cualquier subida de ocupación que pudiera haber.

Por último, todo lo expuesto lo podemos tener en nuestro cuadrante de turnos por medio de una hoja escel en dónde insertando todas las fórmulas, nos aparecerá el personal necesario según ocupación.

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Reorganización de los partes de trabajo de las camareras de piso


Este articulo es un complemento al que publicamos anteriormente «Crisis en el Departamento de Pisos IV» .

El trabajo en el departamento de pisos no es fácil, y mucho menos para las camareras de piso. Tienen mucho trabajo y en alguna ocasión los niveles de estrés son elevados debido a las sobrecargas de trabajo.

Estas sobrecargas normalmente se producen por 2 motivos:

  1. Subida de ocupación exagerada de un día para otro.
    • Nuevas reservas
    • Grupo inesperado
  2. Falta de personal (enfermedad).

En cualquiera de los dos casos nos obliga a reorganizar el plan del día. Cada gobernant@ tiene su forma de repartir el trabajo y aunque todas las opciones pueden ser válidas ya que terminan consiguiendo el objetivo marcado, cubrir el extra de trabajo, en terminos de sobrecarga y fatiga del personal no todas son la mejor solución.

Nos hemos encontrado con diferentes escenarios a lo largo de nuestra carrera profesional sobre ésta situación.

  • Camareras que sólo hacían los clientes y otras sólo las salidas. Esta solución no sólo multiplicaba significativamente la fatiga de las camareras, la que realizaba sólo clientes porque tenía que estar yendo de una planta a otra y al final del día se había recorrido 5 o 6 plantas diferentes y la que realizaba sólo salidas terminaba con tal agotamiento físico que no era extraño que al día siguiente se dieran de baja o se lesionaran a consecuencia de la velocidad que debían mantener para terminar su trabajo en el horario estipulado. Aparte que la calidad de la limpieza tanto de clientes como de salidas quedaba en entredicho , la de los clientes porque tenían muy poco tiempo para limpiarlos decentemente y la de las salidas por tiempo y agotamiento, después de la 5ª salida se podía ver la paulatina bajada de limpieza.
  • Repartir el extra de trabajo entre todas las camareras sin prestar atención en que planta/sección están trabajando. De esta forma te encuentras a las camareras dando saltos de planta en planta y tampoco es conveniente por la pérdida de tiempo que irá asociada a menos tiempo por habitación y por lo tanto menor calidad de limpieza. En éste punto os invito a que leais un artículo que publicamos hace unos años «Estudio gráfico sobre la calidad de las habitaciones» y «Responda a la siguiente pregunta» que ganó el 3ª premio Foro Turístico Hosteltur en 2011.
  • Y por último, repartir las habitaciones extras teniendo en cuenta los siguientes puntos:
  1. Número de llegadas, salidas y clientes
  2. Tamaño de las habitaciones (stándar, superiores, junior suites, suites, apartamentos…)
  3. Personas que ocupan las habitaciones (individual, familias, …)
  4. Extras en las habitaciones (camas extras, cunas…)

En caso de que haya que dar una salida extra a una camarera, se puede optar por quitarle 2 clientes y éstos pasarselos a otra camarera que no lleve tanta carga de trabajo. Aunque somos de la opinión que 1 salida no equivale a 2 clientes como hicimos referencia en un artículo anterior.

También hay que tener en cuenta la disposición de las habitaciones y las secciones, así como las personas que ocupan la habitación , no es lo mismo limpiar una habitación de una persona que está en el hotel por negocios que limpiar una habitación familiar con cama extra, cuna, perro, etc…

En la medida en la que sea posible, procura asignar las habitaciones más cercanas a las escaleras o ascensores de personal para que tu equipo pierda el menos tiempo posible.

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ROOMS DISCREPANCY


En hoteles de gran volúmen es habitual usar esta herramienta ya que ayuda a controlar tanto a Housekeeping como a Front Office el estado real de las habitaciones y tomar acciones al respecto.

Este listado que tiene que ser elaborado desde Housekeeping no sólo mostrará que habitaciones siguen los clientes en el hotel sino también si hay suplementos en la habitación (camas extras, bebés, perro, 3 personas…), aunque ésto último es más información que FO usará para cobrar dichos suplementos y aumentar el revenue del establecimiento.

En Opera PMS encontramos esta función al presionar sobre Housekeeping Management en el cuadro principal y después Housekeeping.

Nos encontraremos con un cuadro de selección en dónde aparecerá «Rm. Discrepancies» como mostramos en la imágen a continuación.

Como he comentado al principio de éste posto, se suele utilizar en hoteles de gran volúmen, donde habrá un Housekeeping Coordinator y un FO Coordinator. Aunque ésta función en hoteles más pequeños también se puede realizar ésta tarea sin usar ésta herramienta.

Normalmente, las salidas se producen a las 12 de la mañana (cada hotel tendrá su propio horario de salidas y entradas). A ésa hora, los supervisores de housekeeping comienzan a comprobar una a una las habitaciones que no tenemos constancia que hayan realizado el check out.

Una vez que se tenga el listado se comunica a recepción las habitaciones que todavía están ocupadas.

  • TIP: Hay clientes que dejan todo empaquetado y en la puerta para que el botones lo recoja y lo baje al almacén de maletas de recepción. En éste caso, los supervisores darán el aviso a recepción para que se retire. ¡OJO! IMPORTANTE!! Primero hay que comprobar que no queda ningún artículo del cliente en la habitación sin empaquetar, en cuyo caso se comunica únicamente a recepción que la habitación está vacía pero el equipaje dentro sin preparar.

A partir del momento en que se comunica a recepción las habitaciones todavía ocupadas, es responsabilidad de recepción comunicarnos el status de las mismas y los posibles cambios.

Si alguna habitación de las todavía ocupadas tiene llegada prevista (arrival), hay dos maneras de actuar:

  1. Sugerimos a recepción un cambio a otra habitación que tengamos en nuestro listado vacía y sin llegada. Siempre mismas características y categoría.
  2. Si no tenemos ninguna disponibilidad, hay que esperar a que recepción resuelva la situación, ya que se producirán upgrades y recepción se encargará de comunicar los cambios.

Al final de la jornada se coteja junto con recepción el cierre del día y se comprueban todos los cambios realizados.

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Preparar listas de camareras de pisos en Opera PMS


Continuando con nuestros artículos sobre de tareas que podemos realizar con Opera PMS en el departamento de pisos. Hoy enseñaré cómo realizar las listas de las camareras de piso.

Es importante que cuando te instalan el programa, la persona encargada del departamento pida al servicio técnico todas las funciones que necesita para su correcta configuración, ya que en un hotel en el que estuve, me contrataron para digitalizar el departamento de pisos y cuando abrí Opera no estaba configurado , es decir, el programa te mezclaba habitaciones con otras zonas del hotel .

Para mí lo básico que debe estar configurado en Opera PMS es:

  1. Dvisión del hotel por secciones o sino que las habitaciones estén en orden, es decir 101,102,103….. así hasta la última habitación. Si tiene secciones claras, entonces por secciones.
  2. Nombre de las camareras de cada sección y posibilidad de cambios
  3. Poder incluir comentarios en las listas para indicar limpiezas del día.
  4. En las listas de las camareras debe aparecer toda la información, no sólo número de habitacion y su status, sino también VIP, hora de llegada, hora de salida, cambio de sábana y personas en la habitación.

Para empezar a confeccionar las listas debemos tener con nosotros (lo imprimimos o nos lo da recepción):

  • Room Status
  • HSK Traces (requerimientos de las habitaciones)
  • Llegadas actualizadas
  • Salidas actualizadas

Una vez que tenemos toda la información, abrimos Opera Pms:

Presionamos Room Management> Housekeeping (Columna izquierda). Nos aparecerá una pantalla con varias opciones (depende de lo que el hotel tenga contratado):

  • Presionamos Task assignment
    • Task code> Clean> OK
    • Press Auto

En “Room Class” abrimos el desplegable y seleecionamos todo menos «MEET» Y «PSEUDO» (pertenecen a área pública éstas dos opciones). Presionamos OK.

  1. En “Total Attendants” escribimos el número de camareras que trabajan ese día. Presionamos OK.
    • Nos aparecerá una pantalla con el número de habitaciones que cada camarera de pisos tendrá. En ésta pantalla podemos incluir instrucciones que queramos añadir, como por ejemplo las limpiezas del día.
  2. Presionaremos «Expanded» en la columna de la derecha y nos dirigirá a la HOUSEKEEPING MATRIX donde podemos ver todas las habitaciones del hotel por secciones.

Una vez con éste matrix, comenzaremos a dividir las secciones con las habitaciones que nos interesa tener en cada sección.

A la hora de hacer las listas debemos saber lo que significa cada símbolo al lado de la habitación, de ésta forma podremos hacer listas «ad hoc».

  • * Asterisco: Stayover, cliente
  • ! Signo de admiración: Salida/Llegada
  • Sin símbolo: Salida sin llegada

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Orden de prioridad a la hora de limpiar y chequear habitaciones


La función de la camarera de pisos es limpiar habitaciones y la de los/as supervisores chequear que esa limpieza se ha llevado a cabo correctamente. Hasta ahí todo está claro, pero existe un orden de prioridad tanto para limpiarlas como para supervisarlas.

Este orden es el siguiente:

  • Llegadas
  • Salidas/Llegadas
  • Clientes
  • Salidas (sin llegada prevista)

Este órden sólo varía en los siguientes casos, un cliente ha pedido servicio temprano, bien pidiendoselo a la camarera, supervisora, dejando el cartel en la puerta o diciendoselo a recepción. La camarera de pisos no tiene ninguna de las habitaciones que son Salidas/Llegadas libres y sí salidas sin llegada, por lo tanto empezará limpiando por ésta habitación.

Al tener que entregar todas las habitaciones que son llegadas preparadas a las 3 de la tarde , que es la hora a la que un cliente puede exigir su habitación lista para hacer check – in, para los supervisores el órden de revisión será el mismo que hemos comentado arriba, con la salvedad de los clientes, los cuales se revisarán cuando no se tengan llegadas que revisar y siendo las 16 h. la hora tope para revisar habitaciones de clientes.

En habitaciones de llegadas se priorizarán las que tengan early check in y aquellas que tengan peticiones de clientes (camas extras, cunas…) para que haya tiempo suficiente desde que la camarera limpia la habitación y el mozo de habitaciones o valet prepare los extras. T

En cuanto a los clientes se priorizaran tanto la limpieza como la supervisión aquellas que tengan un requerimiento especial, por ejemplo: «limpieza a las 10h», habitaciones con bebés o incluso (y aquí es muy importante la actuación de la camarera), clientes que aunque no han comentado nada, vemos en ellos un patrón de rutina. Por ejemplo: El cliente de la habitación X, sale a las 7.30 horas a hacer deporte, vuelve una hora más tarde para ducharse e ir a desayunar. Cuando termina de desayunar vuelve a subir a la habitación. Pues bien, en éste caso podríamos aprovechar cuando se va a desayunar para arreglarle la habitación. Si tuvieramos camareras de piso que entran temprano, como a las 7.30 u 8.00 , el cliente cuando vuelve de correr puede encontrarse ya la habitación preparada.

Otro ejemplo sería cuando tienen bebés. Estas habitaciones nos ofrecen un margen pequeño de tiempo para limpiarlas, porque normalmente dejan la habitación tarde y vuelven temprano para que el bebé duerma. Pueden ser 2 horas entre que dejan y vuelven.

Por último están las habitaciones de salida sin entrada, las cuales se limpian al final.

Lo ideal es poder tener todas las habitaciones del hotel disponibles pero si por la razón que fuera hubiera necesidad de dejar habitaciones sin limpiar , éstos serían los pasos a seguir:

  1. Se comprueban las habitaciones que van a ser llegada al día siguiente, y se dejan preparadas.
  2. Se priorizan para limpiar las categorías de habitaciones de las cuales tenemos menos, como pueden ser suites, junior suites...
  3. Se deben dejar limpias habitaciones de cada categoría, número suficiente para que recepción tenga un «back up» en caso de llegadas imprevistas o necesite hacer cambios de habitación.

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Juego de los estándares/Standards Game


En el primer hotel, allá por el 2002, en el que trabajé, The Old Ship en Brighton (UK), la gobernanta cansada de revisar habitaciones con los estándares equivocados, después del descanso de las 10 de la mañana (desayuno), nos reunió en una habitación y nos pidió que cada una dijeramos un estándar que estuviera mal en la habitación.

Eramos 5 y la gobernanta y supervisoras habían dejado 5 fallos , para que todas pudieramos decir uno. Al finalizar, al comprobar que habíamos detectado todo lo que no estaba según correspondía nos preguntó «So… if you know the standards, why don´t you do?» («Entonces si os sabeis los estándares, ¿por qué no lo haceis?»)

Esta anécdota personal me da pie a hablaros de uno de los métodos de formación más efectivos que he conocido, hacer partícipe a tu equipo, no sólo diciéndolo. ¿Cuántas reuniones has tenido con tu equipo y al final no consigues los resultados esperados?.

Si en la formación haces partícipe a tu equipo, no sólo mostrarás que valoras su opinión, sino que será una herramienta muy valiosa para detectar malas praxis.

En el Riverbank Park Plaza de Londres, recuerdo que las reuniones de los supervisores (todos los días a las 10h.) la hacíamos en una habitación, comenzábamos leyendo el trabajo del dia (llegadas, salidas, vip´s, clientes,…) para terminar revisando un estándar de la habitación.

David, el housekeeping manager, era el que elegía lo que se iba a revisar, cada día uno diferente, pero nos dejaba a los supervisores que dijeramos como debía ser. Cuando estábamos todos de acuerdo, hacíamos una foto y lo añadíamos al SOP del departamento en caso de que hubiera alguna variación.

Este tipo de juegos nos ayudaban ya que discutíamos entre nosotros/as como debía chequearse, cada uno revisabamos diferente y así aprendíamos los unos de los otros.

No debe ser superior a 15´-20´ y lo más apropiado es enlazarlo con la reunión/briefing de la mañana.

Para terminar, me gustaría resaltar que es importante tener presente que un empleado capta mejor el concepto si lo hace , es decir si se le involucra en el aprendizaje de una nueva habilidad que queremos que adquiera, en vez de sólo decirselo.

4º libro de Gobernanta´s Blog a la venta


Aquí teneis el último manual de Gobernanta´s Blog » Estudio de un Supuesto Práctico en un departamento de Pisos». Esperamos que os guste

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