No será el primer hotel en el que trabajo donde la tarea de rellenar minibares pertnece al departamento de pisos. En hoteles grandes de más de 100 habitaciones, normalmente pasa a ser responsabilidad de A&B (alimentos y bebidas, o sea restaurante).

    Si el hotel es pequeño, menos de 100 habitaciones, la responsabilidad pasa al departamento de pisos, será que piensan que no tenemos suficiente con nuestro trabajo y que nos sobra el tiempo.

    En realidad, es más fatigoso que otra cosa rellenar los minibares ya que teniendo una buena organización y planificación puedes tener controlada ésta área de forma muy sencilla. Cuantos menos pasillos tenga un hotel y secciones más fácil será de hacer éste trabajo, lo único de lo que nos tenemos que preocupar es de priorizar habitaciones y rellenar de acuerdo a llegadas tempranas, habitaciones VIP y suites.

    En caso de tener varios pasillos y secciones recomiendo empezar desde la planta más alta e ir bajando de acuerdo con habitaciones libres. También recomiendo comenzar ésta tarea no demasiado temprano, en torno a las 10 de la mañana, ya que antes los clientes que se alojan en el hotel (stayovers) están todavia en las habitaciones y las salidas no han comenzado a irse. Tener muy en cuenta el horario de desayunos de vuestro establecimiento, esto os dará una idea aproximada de a que hora comenzarán a quedarse libres las habitaciones, por ejemplo en mi hotel es de 8am a 10 am, así que a las 10 de la mañana sé que los stayovers ya se han ido a desayunar y que están despiertos y no los vamos sacar de la cama.

Con las salidas lo mismo, a esa hora ya están casi todos levantados y aunque algunos clientes esperarán hasta el último minuto para dejar las habitaciones, lo normal es que si el 60% de las habitaciones se han levantado temprano para ir a desayunar a partir de las 10 de la mañana comienzan las colas en recepción para hacer los check outs.

COMPARTE LA INFORMACIÓN CON TU EQUIPO Y HAZLES PARTICIPES!!!!. No es lo mismo que tú tengas que estar dando vueltas verificando cada dos por tres qué habitaciones se han ido y cuáles están vacias que las propias camareras de piso, por medio de su listado te dejen señalado las habitaciones vacias, con un círculo o la señal que vosotras utiliceis y las que ya han hecho. El listado de las camareras de piso en cada trolley es una herramienta super poderosa para realizar tu trabajo de la forma más rápida, aparte de que si tu tienes por medio de tu listado habitaciones que se han ido puedes informar a la camarera, de ésa forma no perderán tiempo llamando a las puertas y tener la mala suerte de molestar a algún cliente y tener una posible queja.

Es también importante saber como te llegan los pedidos, es decir, si trabajas a través de economato o tú eres la persona que haces los pedidos.  De cualquiera de las dos formas, es vital conocer los días que te llegan los pedidos, si es todo en un sólo dia, diferentes días, cuánto tardan desde que los pides hasta que llegan, conocer si se necesita algún tipo de aprobación por parte del departamento de Contabilidad antes de aprobar un pedido, al igual si tu proveedor tiene algún tipo de requisito (pedidos cantidad mínima, horarios para aceptar pedidos, …).

En el hotel donde trabajo tenemos una persona responsable de hacer los pedidos pero también lo podemos realizar nosotras mismas, de ésa forma si ésta persona está de descanso o de vacaciones no afecta al rendimiento del departamento. Esto también es útil, ya que si dependemos de terceros nuestro stock puede sufrir roturas.

Para organizar la sección de minibar, comencé haciendo un calendario que tenía dos partes: 1) proveedores, dias que tardaba en llegar mercancia entre dia de pedido y pedidos minimos y 2) calendario de expiración productos+ inventario de minibar (las fechas las puedes conseguir del departamento de Contabilidad o de Economato, en caso de que sean variables las fechas te puedes fijar en los históricos de años anteriores para tener una idea aproximada de cuándo se realizan).

En la tabla de arriba he insertado una organización de proveedores,  con éstos datos se realizan los pedidos de acuerdo a fechas de caducidad y  stock que tenemos.

Personalmente suelo hacer un pedido a la semana de los snacks (patatas, palomitas…) y cada dos semanas incluyo las bebidas , y una vez cada dos meses incluyo los chocolates. La tabla de arriba es sólo una referencia , vosotras lo teneis que adecuar a lo que vuestros proveedores os mandan y a como trabajan ellos con tu establecimiento hotelero.

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Más información en el siguiente artículo «Control de Minibares II» próximamente….