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Petty Cash. Su utilización y cómo afecta al presupuesto del departamento


En un artículo anterior hacíamos mención del Petty Cash , que es dinero que te da recepción de su Cash Flow (dinero de caja) para solventar una emergencia puntual.

Es conveniente no tener que hacer uso de éste recurso muy a menudo ya que afectará a tu presupuesto mensual del departamento, en la partida a la que pertenezca lo que hayas comprado con petty cash. Detergente pertenecerá al presupuesto de artículos de limpieza de la lavandería, papel higiénico al de artículos de clientes (amenities), etc…

Cómo hemos comentado lo ideal es no tener que hacer uso de éste recurso pero en ocasiones, por retraso del pedido, error humano al realizar el pedido o cualquier circunstancia, nos vemos obligados a hacer uso de él.

Hay 2 preguntas fundamentales que debes plantearte antes de pedir petty cash:

  1. ¿Cuánto tiempo voy a tener que esperar hasta que llegue el pedido?
  2. ¿ Lo que voy a gastar en Petty Cash puede salir de una partida diferente ?

En la primera pregunta, tenemos que saber cúánto tiempo necesitaremos cubrir esa necesidad, un día, una semana, un mes…. Cuanto mayor sea el tiempo mayor gasto realizaremos, ya que los proveedores siempre hacen precios muy ajustados.

Por otro lado, ya que tenemos que hacer el gasto, lo haremos para estar cubiertos completamente, no es beneficioso el tener que estar yendo a recepción todos los días a pedir petty cash, esto también les afecta a ellos en su cash flow y los errores en el cierre de caja pueden ocurrir.

Cada vez que pidamos dinero en recepción , ellos deben hacer un ticket-vale que firmaremos por valor del dinero que hayamos pedido, lo mejor es que sea alguien responsable quien se ocupe de ésto, jef@ de recepción, 2@ jef@ de recepción, MOD (manager on duty),etc… .

Una vez que tenemos el dinero, iremos a comprar lo que necesitemos. el ticket de compra y la vuelta de lo que nos haya sobrado deben darse a recepción , a la misma persona que nos realizó el «ticket-vale». Esta persona grapará el ticket de compra con el ticket-vale y lo pondrá todo junto en la caja de la que salió el dinero. Es muy importante no retrasar la entrega del ticket de compra y el sobrante, en el momento en que se vuelve al hotel hay que ir directamente a recepción.

En cuanto a la segunda pregunta, es evidente que al tener que cubrir una emergencia, vamos a gastar más , aunque en algunos hoteles nuestras partidas del presupuesto general del hotel se pueden combinar, es decir, poder utilizar presupuesto de la partida, por ejemplo de productos de limpieza para la partida de papelería y viceversa. También comprobar si el exceso en el presupuesto nos va a afectar en demasía, es decir, si por ejemplo tenemos un presupuesto mensual de 1500 euros en productos de limpieza y gastamos 1600 por cubrir emergencias, ésto sólo afectará al presupuesto del año siguiente, aunque si no hay una diferencia significativa normalmente no te van a pedir explicaciones, pero ¡ojo! como jef@ departamental tienes que tener las cuentas al día y saber por qué y cuando de cada gasto.

En la mayoría de los hoteles se combinan partidas a final de mes para que el presupuesto no aparezca distorsionado en el inventario mensual de gastos.

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Inventario en el departamento de pisos (II)


En el post sobre inventarios os hablaba de cómo realizarlos y de cómo usar toda la información disponible para realizar la reposición de forma eficiente y eficaz.

Durante mi trayectoria profesional he observado en varios hoteles la poca atención que se observa la hora de usar una plantilla para realizar el conteo de artículos a final de mes o «inventario mensual».

En un artículo de Sandra Martínez Starbucks, nos nors recomendaba tener una plantilla con los artículos fijos en las habitaciones por medio de una plantilla excel .

Recordemos que los inventarios constatan de 4 partes, y ésto puede servir tanto para el inventario de minibares, como el de amenities o el de ropa.

  1. LO QUE TENEMOS EN LAS HABITACIONES:

Q1= Cantidad del artículo por habitación.

N= Número de habitaciones

p = Producto determinado

Ejemplo: En un hotel de 100 habitaciones, tiene 90 habitaciones standard y 10 suites. En las habitaciónes standard tienen 4 sóbres de azúcar, pero en las suites ponemos 6. Entonces:

  • Ip Standard: 90*4= 360 sobres de azúcar
  • Ip Suites: 10 * 6 = 60 sobres de azúcar
  • Inventario total sobres en habitaciones = 360 + 60 = 420 sobres de azúcar

2. LO QUE TENEMOS EN EL ALMACÉN.

Continuando con el ejemplo de los sobres de azúcar, cada vez que hacemos un pedido nos vienen en cajas de 1000 sobres, cada mes hacemos un pedido de 3 cajas (3000 sobres), en el almacén nos queda 1 caja completa y otra abierta, de la cuál hemos usado 1/4. En la caja abierta no vamos a contar cada sobre 1 a 1 así que haremos una estimación, en éste caso 750 sobres. Por lo tanto el total de sobres de azúcar que tenemos en nuestro almacén es de 1750 unidades.

3.LO QUE TENEMOS EN LOS CARROS: En los inventarios, la parte de los carros hay que hacerlo antes de reponerlos, sino la parte de lo que tenemos en almacén nos descuadraría y no coincidiría con los albaranes de pedidos hechos. Tenemos 10 carros y el total es de 43 sobres.

4. LO QUE SE HA DESECHADO:

En éste punto hay que especificar el por qué dependiendo del inventario que estémos realizando:

  • Rotura
  • Fecha de caducidad (minibares: bebidas y snacks)
  • Malas condiciones . En determinados ambientes, algunos artículos pierden sus propiedades e incluso pueden cambiar de color.

Con él ejemplo expuesto, en el caso de los sobres de azúcar es muy difícil conocer con exactitud los que se han perdido, roto, se han manchado y ha habido que cambiarlos, etc… Aunque siempre podremos hacer una estimación entre lo comprado y lo que nos queda a final de mes y la diferencia puede incluirse en la parte de «perdidas». En éste ejemplo estimaremos que las pérdidas han sido de un 5% de una caja y éstos serán 50 sobres de azúcar.

Una vez que tenemos todos los datos los pasamos a la plantilla y ésta debe estar siempre actualizada, porque si por una caja de antes pagabamos 20 € y ahora pagamos 25€ el inventario no nos va a cuadrar con el presupuesto. Al igual que si cambiamos de marca ésta debe ser también actualizado. Recuerda: Todo cambio por pequeño que sea debe ser actualizado en tus plantillas para inventarios correctos. Así evitaremos discrepancias.

Dicho esto el inventario final de nuestro hotel de sobres de azúcar será:

INVENTARIO TOTAL = Habtiaciones+ Almacén + Carros – Pérdidas

IT= (420+1750+43) – 50 = 2163 sobres de azúcar

Sabemos por nuestro proveedor que cada caja de azúcar nos cuesta 25€

Por lo tanto para conocer el valor exácto de lo que nos hemos gastado en azúcar éste mes serían apróximadamente 55 €. (2 cajas de azúcar + pico) .

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ALBORNOCES I


Hace bastante una lectora me pidió que escribiera sobre diferentes formas de doblar toallas. No voy a hablar sobre toallas sino de como colgar albornoz de forma bonita.

Este es el primero de una serie de posts que iré subiendo con fotos y pasos de como se dobla un albornoz.

COLGAR EL ALBORNOZ CON PERCHA ANTI-ROBO.

1) Estiramos el albornoz en la cama o en una superficie plana, dejando al lado la percha y el cinturón del albornoz.

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2) Colocamos la percha en el cuello del albornoz

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3) Doblamos las mangas hacia atrás, que queden escondidas en la parte de la espalda del albornoz

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4) Los laterales los vamos redondeando hacia atrás para darle forma.

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5) Colocamos el cinturón de la siguiente forma sobre el albornoz

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6) Cerramos con el cinturón por detrás haciendo un nudo cogiendo las mangas

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7) Ya tenemos listo el albornoz para colgarlo en el armario

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Nuevo amenitie: Hilo Musical


Ayer tomando un café en una cafetería me encontré éste artículo en la revista «Rolling Stones» del mes de Septiembre que me sorprendió bastante sobre el Hotel W de Barcelona, en donde han incluido el hilo musical como un amenitie y cuidándolo hasta el último detalle, os dejo el artículo completo.

«Hotel W Barcelona. En el hotel W de Barcelona hay amenities musicales en sus pasillos. No en vano es el primero en España que se ha currado los temas que el huésped oirá en cada momento y estancia». PorMario Suárez.

 

» Check in BOSSA NOVA» , te saludan al entrar. Sumergirte en el lobby de un hotel arrastrando una maleta se hace más placentero, si de fondo escuchas For your love de Stevie Wonder. Y esto sólo se pude hacer en elhotel W de Starwood Hotels de Barcelona, el último edificio firmado porRicardo Bofill que ha cambiado por enésima vez el perfil sinuoso de la capital catalana, alargando mar adentro la playa de la Barceloneta.

El W saluda ya desde el avión y su fachada de espejo podría hacer las funciones de camerino del propio Mediterráneo. Dentro, las piernas se tambalean caprichosas como las de una top model entre pasillos oscurecidos, neones, leds y fotografías en gran formato de MIck Rock, el retratista oficial de David Bowie, Blondie o Lou Reed. Quizá sea porque es el primer hotel en España que tiene director musical, es decir, un tipo que ha pensado qué música tiene que escucharse en cada momento del día, en cada espacio y según qué tipo de huésped se aloje en el W.Michalelanelo L’Acqua es el pope del asunto.

Intento visualizar mi propia vida en esta ciudad, en este entorno y en un momento determinado, así sé que en la piscina del hotel W, bajo el sol, por la tarde y con vistas al Mediterráneo, a mi me apetecería escuchar bossa nova» , cuenta L’Acqua. Y tal cual, suena de fondo una canción de Bebel Gilberto.

L’Acqua es uno de los grandes del mundo en música para eventos, ha puesto música para más de 150 shows de moda en la pasarelas de MIlán, París o Nueva York. De Michael Kors, John Varvatos,  Chanel a, por supuesto, Tom Ford, su descubridor. La variedad musical de este hotel es tan imponente como sus 100 metros de altura y sus 26 plantas. «Stevie Wonder, Marvin Gaye, Gilberto Gil, David Bowie, Grace Jones, Iggy Pop e, incluso música barroca se puede escuchar» confirma L’Acqua. » En un hotel hueles, comes, duermes, tocas y también escuchas música, y por eso es tan importante que se cuide, será un recuedrdo más de tu estancia aquí, parte de esta experiencia; al fin y al cabo la música es la banda sonora de la vida de cada uno». Y esto lo dice mientrasse marca una sesión de chill out en el ático del hotel.

Lady Gaga en la planta 25.

Cuando los huéspedes crápulas se despiertan, al anochecer, es momento de vivir el hotel W en todo su éxtasis. Entre pasillos negros y neones el volumen de la música sube. Lady Gaga en el ascensor  y subimos a la planta 26. El bar Eclipse se ha convertido en uno de los fundamentales del verano casi extinto de Barcelona. Puede que te reciba una versión con base metálica de Jo’ao Gilberto y que te despida el local con siete cócteles de más y algún tema de Muse resmasterizado.

Aquí, la amplitud musical es directamente proporcional a sus vistas, infinitas, casi supremas, sobre la Ciudad Condal, sus luces y el reflejo sobre el mar. «Glamour lounge» definen el espacio, quizás porque el concepto del Eclipse ha sido diseñado por el mismo grupo creativo del club londinense Boujis, el local donde más de un príncipe británico se ha pasado con los tequilas y Avril Lavigne necesitó ponerse gafas y lentillas simultaneamente para salir por la puerta. Aquí puede que también veas algún rostro tapizado por el couché, pero de manera más discreta, pues se ha corrido la voz de que pueen hacer el check in de madrugada para evitar a los paparazzis, si abusan de la caipirinha».

 

REVISIÓN DE LAS HABITACIONES DE UN HOTEL (I)


Cuando somos camareras de piso, vemos el trabajo de las subgobernantas o supervisoras como algo extraordinario y fuera de lo común, haciéndonos incluso algunas creer que tienen un volúmen de trabajo muy superior al de una camarera de piso, con esto no digo que una subgobernanta o supervisora no trabaje, pero es más un trabajo que dá «quebraderos de cabeza» que «quebraderos de cervicales».

Al principio de la jornada, la gobernanta hace la repartición de trabajo y de éste se saca el trabajo de la subgobernanta o subgobernantas dependiendo de con cuántas zonas tenga el hotel.

Las subgobernantas una vez que tienen que camareras de piso tienen en su zona y las habitaciones que llevan cada una, deben priorizar su trabajo, esto es :

1. Entradas

2. Salidas con entradas tempranas

3.Clientes con cambios de sábanas

4. Clientes

5. Salidas que no se ocupan

Es evidente que a no ser que la subgobernanta sea una superdotada o haya poca ocupación, puedan verse todas las habitaciones de la zona, aunque por regla general los 4 primeros puntos deben quedarse revisados.

En el momento en que la subgobernanta tiene claras las habitaciones que tiene que revisar y la condición de cada una de ellas, debe observar si lleva algún complemento, como por ejemplo:

222 = Entrada x3

Es decir, en ésta habitación habría que montar una cama supletoria

534 = Cliente c/s Quiere limpieza a las 9h.

La subgobernanta debe estar atenta para ver que ese cliente a esa hora se le está haciendo la habitación.

365 = Salida con entrada x4

Cliente que deja la habitación y se vuelve a ocupar y tiene que estar provista para 4 pax.

142 = Entrada a las 8:30 con cuna

Cliente temprano y que en la habitación ha solicitado una cuna y por lo tanto la subgobernanta debe verificar que ésta habitación está provista de la misma. En este caso al ser habitaciones tan tempranas, lo más normal es que la camarera de guardia del dia anterior la haya dejado montada para el día siguiente.

Con todo esto, la subgobernanta se dispone a comenzar a revisar habitaciones, y en este punto es frecuente ver a la subgobernanta ir por los pasillos de un lado hacia otro abriendo y cerrando puertas y mascullando «ay no, si ésta ya la he mirado».  Lo primero que debe hacer una subgobernanta es tener organización en su trabajo, y para ello voy a explicar el método que me enseñó Ana Mª Amate , Gobernanta del hotel Riu Ferrara de Torrox, que con aquel método consiguió que acabara mi trabajo sin agobios y sin desesperar a los recepcionistas y no volver locas a las camareras de piso.

Se comienza desde la última planta, si el hotel tiene 5 plantas, desde la 5ª , si tiene 10, desde la 10ª, etc… y se va bajando planta por planta y se van mirando las primeras habitaciones que tenemos que revisar, en este caso : Entradas.

Una vez que se han mirado las entradas y se han dado a recepción, se continúan con las Salidas con Entrada, teniendo en cuenta la hora que nos ha proporcionado recepción en el check list y si necesitan algún tipo de complemento (x3, x4, cuna…). En este momento la buena organización de una subgobernanta es crucial, ya que si llega el cliente y su habitación por la causa que sea no está preparada, la subgobernanta tiene que tener preparada una «baraja de posibilidades» para darselas a recepción, contando con las características de la habitación que iba a ser ocupada, es decir, vista mar, suite, standard, …

A medida que se van dando habitaciones a recepción, se van tachando de nuestra plantilla para así no equivocarnos. La nomenclatura que normalmente se utiliza es :

E = entrada

SE= salida con entrada

CC= cliente cambio sábana

C= cliente

S = salida

Y se continúan con las habitaciones de clientes que llevan aparejado el cambio de sábana, de la misma forma que al principio se comienza por la última planta  hasta la planta baja y vuelta a empezar, de esa forma no se pasa ninguna habitación y aparte que si hay algo en los pasillos, en la primera vuelta no te das cuenta pero si pasas varias veces, lo terminas viendo.

Se termina con clientes sin cambio de sábana y salidas en la medida del tiempo que te haya quedado.