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CONTROL DE MINIBARES IV

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En éste último artículo sobre minibares os vamos a hablar del paso último para tener bajo control ese área y evitar fugas.

Aunque no lo parezca, minibares puede ser un gran dolor de cabeza si no se tiene bien controlado ya que al final de mes al hacer inventario aparecerán todas las discrepancias y deberemos ser capaces de darle respuesta ante nuestros superiores.

En éste artículo enseñaremos como acceder al «Rebate» que son todos aquellos artículos que se han cargado y el cliente no reconoce haberlos consumido, por lo tanto, siguiendo la máxima de la hotelería «el cliente siempre tiene la razón» se les retira de la factura y pasarán a la cuenta de pérdidas que es la suma de todas las partidas con pérdidas de los diferentes departamentos, en donde se encuentra el REBATE DE MINIBARES.

Por otro lado, os mostraremos también cómo calcular el beneficio (revenue) obtenido en los minibares; siguiendo la fórmula.

REV. MINIBARES = INGRESOS GENERADOS – COMPRAS – REBATE – PERDIDAS

Ingresos generados = Todas las consumiciones del cliente de todos los minibares. En el reporte de Minibares que nos lo proporciona nuestro programa de ordenador.

Compras = Las compras realizadas en el mes. Puedes tener un archivo con todas las compras hechas o dependiendo del hotel, economato te puede facilitar ésta cifra.

Rebate = Artículos cargados sin ser consumidos por el cliente. Este dato nos lo proporciona el reporte de «Rebate Minibar» de nuestro programa de ordenador.

Pérdidas = Todos los artículos en mal estado o con fecha de caducidad pasada. A final de mes , en el inventario se tiene un recuento de todos los artículos retirados por estar no aptos para su consumo.

Como expusimos en la parte III de ésta saga de artículos, una buena rotación con un calendario de fechas nos ayudará a minimizar las pérdidas.

Comenzaremos hablando del Rebate. Si en vuestro alojamiento teneis el programa Opera Pms, lo podreis visualizar de la siguiente forma, ya que estos cargos los realiza Front Office.

  • Abrimos Opera y clicamos en «Miscellaneous». En la columna de la izquierda abriremos «Reports»
  • En el cuadro de Reports, abriremos la ventana y clicaremos en «Financial» y buscaremos el Report D114. Revenue by Transaction Code Net.
  • Nos volverá a salir otra ventana en donde deberemos clicar en Filter . En ésta ventana podemos elegir el tipo de dato que queremos buscar, periodo de tiempo, el tipo si en neto o en bruto o los dos, comparaciones con el budget….
  • En el filtro marcaremos los siguientes archivos que nos interesan . Recuerda que aquí están todos los reportes financieros de todo el hotel, y no están ordenados así que deberás ir buscando lo que necesitas. En éste caso son:
    • Minibar . Nos mostrará todos los ingresos producidos en un periodo de tiempo en el área de minibares.
    • Rebate Minibar. Nos mostrará todos los productos no reconocidos como consumidos por los clientes.

Teniendo estos datos, entonces ya podremos calcular el beneficio de los minibares con la fórmula explicada al principio de éste artículo.

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CONTROL MINIBARES III

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Continuando con ésta saga de artículos en donde explicamos cómo tener controlada la parte de minibares, nos adentramos en éste a la organización del almacén donde tengamos nuestros productos y su rotación, al igual que su disposición en las habitaciones de planta.

En el primer artículo hicimos una introducción a cómo tener todos los productos inventariados por medio de una hoja excel con precio , proveedor, cantidad…. , en el segundo nos adentramos al control de minibar para no tener demasiado stock almacenado e incurrir en pérdidas al tener productos caducados. En éste tercer artículo veremos cómo realizar una rotación de stock efectiva tanto en planta como en almacén.

Seguro que se piensa que hacer tantas cosas va a ser un gasto de tiempo considerable y que va a afectar a las demás tareas a realizar, pero en realidad, una vez que se convierte en algo rutinario todas las actividades se simplifican dando como resultado una gestión eficiente y efectiva de éste área.

En Control de mInibares II introdujimos la herramienta del calendario. En el momento en que viene el pedido, marcaremos como mejor nos convenga (x o fecha) en nuestra hoja.

Una vez hecho esto, colocaremos el producto bajo el método FIFO (First in, First out), es decir lo último que acabamos de recibir se colocará al final de nuestras estanterias, dándole salida primero a lo que más tiempo lleve en nuestro almacén. En éste punto vamos a hacer un inciso para recordar que siempre hay que cotejar las fechas de caducidad, por que puede ser que por ejemplo, tengamos en nuestro almacén un producto que caduca en Noviembre y el nuevo pedido lo tenemos con fecha de Octubre, en éste caso el producto de Noviembre se quedará atrás y el de Octubre será lo primero que deba ponerse en circulación. También otro punto importante a señalar es no retirar el embalaje hasta que se abra, es decir si tenemos cajas o paquetes cerrados que están al final de las estanterías, si lo desembalamos todo dará como resultado una mezcla de productos con diferentes fechas, dificultando la organización y el control del mismo.

Este sistema lo usaremos igualmente al rellenar los minibares con aquellos artículos que tengamos más de una unidad, como pueden ser cervezas, refrescos, snacks, etc… A la hora de rellenar, el artículo que estaba previamente en el minbiar lo colocaremos en primera fila, mientras que el que repongamos lo colocaremos detrás. De esta forma no sólo nos aseguramos que rotamos nuestro stock sino que también las bebidas estarán a buena temperatura a la hora de consumirlas.

¿ Qué ocurriría si no realizamos lo descrito en el párrafo anterior? No sólo incrementariamos las posibilidades de tener productos caducados en nuestro minibar sino que la experiencia del cliente puede verse afectada, dándo una imagen de poco cuidado, al encontrar un artículo que no está a la temperatura adecuada para su consumo o un artículo con la fecha de caducidad vencida (todos los detalles importan).

De ésta forma se puede tener controlado tanto el almacén como todas las habitaciones y tener un listado con los productos con más salida y con los de menos, pudiendo así ajustar nuestros pedidos basándonos en la rotación rápida o lenta de los artículos. Por ejemplo, si tenemos unos snacks (patatas fritas) que tienen mucha salida, es decir que su reposición es más elevada que otros artículos, podemos observar que variantes de snack son más beneficiosas y permitirnos así elegir la o las opciones que nos reporte más ingresos.

Si tenemos 4 variantes de un snack como pueden ser patatas fritas:

  • Patatas clásicas (con sal)
  • Patatas con cebolla y queso
  • Patatas con vinagre
  • Patatas con pimentón

Podemos comprar un pequeño stock de cada una de ellas e ir comprobando a final de cada mes cuáles tienen mejor salida. De esta manera aseguraremos una reducción de productos fuera de fecha y una maximización de revenue.

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PROXIMO ARTICULO: CONTROL DE MINIBARES IV. Rebate y revenue

Crisis en el Departamento de Pisos (IV)

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Con éste cuarto artículo completamos la serie donde hablamos de las posibles crisis que nos podemos encontrar en el Departamento de Pisos.

En éste nos vamos a centrar en la falta de personal, bien porque hay demasiadas bajas (han llamado enfermos) o no hayamos planificado bien y hayamos dado demasiadas vacaciones.

Sea el caso que sea nos encontramos con una falta de personal que no cubre el 100% de las habitaciones, Bueno existen varias soluciones, lo primero de todo es comunicarlo tanto en la dirección del hotel como en recepción para diseñar un plan de actuación.

Si el hotel no está al 100% y tenemos habitaciones ya preparadas se puede pedir a recepción ir cambiando la asignación de habitaciones a aquellas que ya estén listas. De ésta forma a nosotros nos quitará carga de trabajo y a recepción le beneficiará porque cuando llegue el cliente, éste no tendrá que esperar a hacer el check in a las 15 horas.

Con el resto de las habitaciones que necesitamos cubrir, puede haber varias soluciones:

  • Llamar a una empresa externa que nos mande personal para ayudar a nuestro personal a realizar habitaciones. De ésta forma las listas pueden ir con más habitaciones.
  • Llamar al personal que está de descanso y pedirles el favor de ir a trabajar (tener éste punto muy en cuenta cuando dicho personal pida algún favor a nosotros. Son recíprocos).
  • En caso de que no podamos realizar ninguno de los puntos anteriores mencionados, deberemos aumentar las listas de las camareras de piso en 2 o3 habitaciones, haciendo que l@s supervisores y el/la gobernant@ junto con los mozos de habitaciones ayuden a realizar camas, retirar ropa sucia y basura, ésto adelantaría el trabajo de las camareras entre 5- 10 minutos, tiempo que se iría acumulando hasta llegar al tiempo completo de limpieza de una habitación extra.
    • Por ejemplo, una camarera lleva un listado de 15 habitaciones como jornada normal y le hemos añadido 3 más , en total 18 habitaciones. Evidentemente el tiempo de limpieza se reduce de 1/2 hora por habitación a 25 minutos. Esos 5 minutos se recuperan al ir nosotros haciendo camas y retirando basura.
  • Si la carga de trabajo es tal que ni con todo lo descrito podemos cubrir, ya que hay muchas salidas con llegadas y no se pueden cambiar. Podemos optar por las siguientes opciones:
    • Supervisores y gobernant@ limpian habitaciones de cliente para centrar todas las llegadas en las camareras de piso ( en mi opinión prefiero la opción de que se ayude a hacer camas, ya que se tarda más en limpiar el cliente y ésto repercute en el tiempo de revisión final).
    • Personal de areas públicas y minibares (éste si lo lleva el departamento de pisos) pasan a ayudar con las habitaciones. Las áreas públicas si no son muy grandes puede pedirse al personal de recepción que nos eche una mano con la parte del lobby.
    • Todo el personal del hotel disponible ayuda al departamento de pisos haciendo camas, sacando basura y retirando la ropa sucia.

¿Y tu, tienes otras soluciones para afrontar cualquiera de las crisis que hemos comentado en ésta serie? Nos encantaría leerlas.

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Inventario en el departamento de pisos (II)

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En el post sobre inventarios os hablaba de cómo realizarlos y de cómo usar toda la información disponible para realizar la reposición de forma eficiente y eficaz.

Durante mi trayectoria profesional he observado en varios hoteles la poca atención que se observa la hora de usar una plantilla para realizar el conteo de artículos a final de mes o «inventario mensual».

En un artículo de Sandra Martínez Starbucks, nos nors recomendaba tener una plantilla con los artículos fijos en las habitaciones por medio de una plantilla excel .

Recordemos que los inventarios constatan de 4 partes, y ésto puede servir tanto para el inventario de minibares, como el de amenities o el de ropa.

  1. LO QUE TENEMOS EN LAS HABITACIONES:

Q1= Cantidad del artículo por habitación.

N= Número de habitaciones

p = Producto determinado

Ejemplo: En un hotel de 100 habitaciones, tiene 90 habitaciones standard y 10 suites. En las habitaciónes standard tienen 4 sóbres de azúcar, pero en las suites ponemos 6. Entonces:

  • Ip Standard: 90*4= 360 sobres de azúcar
  • Ip Suites: 10 * 6 = 60 sobres de azúcar
  • Inventario total sobres en habitaciones = 360 + 60 = 420 sobres de azúcar

2. LO QUE TENEMOS EN EL ALMACÉN.

Continuando con el ejemplo de los sobres de azúcar, cada vez que hacemos un pedido nos vienen en cajas de 1000 sobres, cada mes hacemos un pedido de 3 cajas (3000 sobres), en el almacén nos queda 1 caja completa y otra abierta, de la cuál hemos usado 1/4. En la caja abierta no vamos a contar cada sobre 1 a 1 así que haremos una estimación, en éste caso 750 sobres. Por lo tanto el total de sobres de azúcar que tenemos en nuestro almacén es de 1750 unidades.

3.LO QUE TENEMOS EN LOS CARROS: En los inventarios, la parte de los carros hay que hacerlo antes de reponerlos, sino la parte de lo que tenemos en almacén nos descuadraría y no coincidiría con los albaranes de pedidos hechos. Tenemos 10 carros y el total es de 43 sobres.

4. LO QUE SE HA DESECHADO:

En éste punto hay que especificar el por qué dependiendo del inventario que estémos realizando:

  • Rotura
  • Fecha de caducidad (minibares: bebidas y snacks)
  • Malas condiciones . En determinados ambientes, algunos artículos pierden sus propiedades e incluso pueden cambiar de color.

Con él ejemplo expuesto, en el caso de los sobres de azúcar es muy difícil conocer con exactitud los que se han perdido, roto, se han manchado y ha habido que cambiarlos, etc… Aunque siempre podremos hacer una estimación entre lo comprado y lo que nos queda a final de mes y la diferencia puede incluirse en la parte de «perdidas». En éste ejemplo estimaremos que las pérdidas han sido de un 5% de una caja y éstos serán 50 sobres de azúcar.

Una vez que tenemos todos los datos los pasamos a la plantilla y ésta debe estar siempre actualizada, porque si por una caja de antes pagabamos 20 € y ahora pagamos 25€ el inventario no nos va a cuadrar con el presupuesto. Al igual que si cambiamos de marca ésta debe ser también actualizado. Recuerda: Todo cambio por pequeño que sea debe ser actualizado en tus plantillas para inventarios correctos. Así evitaremos discrepancias.

Dicho esto el inventario final de nuestro hotel de sobres de azúcar será:

INVENTARIO TOTAL = Habtiaciones+ Almacén + Carros – Pérdidas

IT= (420+1750+43) – 50 = 2163 sobres de azúcar

Sabemos por nuestro proveedor que cada caja de azúcar nos cuesta 25€

Por lo tanto para conocer el valor exácto de lo que nos hemos gastado en azúcar éste mes serían apróximadamente 55 €. (2 cajas de azúcar + pico) .

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