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Ropa olvidada de cliente .¿se custodia limpia o sucia?


Este es un punto que solemos pasar por alto. Al tratar la ropa olvidada como un objeto perdido, lo metemos en una bolsa, lo etiquetamos y listo. Sin importar si está sucia o limpia.

En un hotel de Ibiza, la gobernanta obligaba a limpiar todas las prendas olvidadas, ya que decía: “no voy a custodiar una prenda sucia, ¿y cómo se la devolvemos al cliente?, ¿así?”. Y razón no le faltaba.

Es cierto que, por falta de tiempo o recursos, esto no siempre se puede hacer. Además, surge la objeción: “¿vamos a poner una lavadora solo para un calzoncillo?”. Pero imaginemos la situación: el cliente llama porque olvidó una prenda y nosotros respondemos “sí, lo tenemos”. Cuando el cliente llega al hotel y le devolvemos sus calzoncillos sucios —metidos en una bolsa de plástico, sin lavar—, ¿qué imagen se lleva?

Y cuando digo un calzoncillo, me refiero a cualquier otra prenda. Por ejemplo, un vestido que metemos en una bolsa de plástico. Quizá el cliente lo dejó colgado en una percha, y nosotros lo guardamos arrugado en una bolsa. Al final, la imagen que recibe el cliente no es la mejor.

Tambien soy consciente que por falta de medios, no podemos mandar todo lo que entra en el departamento a lavar sin tener la certeza de si el cliente lo va a reclamar o no . Es una lotería, pero …. normalmente el tiempo mínimo son 3 meses de custodia y después…. se deja para que los empleados si lo quieren se lo lleven … ¿en serio? .

Tanto si se devuelve como si se pone a disposición del personal o si la empresa por política interna decide donarlo, lo suyo es lavarlo. ¿Realmente el coste es tan grande como para no tener un detalle con el cliente?.

Ya no digamos si se ha dejado una camiseta y cuando vuelve a por ella porque es su favorita se la encuentra lavada , planchada y presentada como si hubiera pedido servicio de lavandería. Ese cliente se habrá quedado muy sorpendido.. habremos ido un paso más allá y el cliente se quedará con esa imagen en la cabeza.

Y tu ¿como guardas la ropa olvidada de clientes? Te leo en comentarios. 👇

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Objetos olvidados: importancia de la descripción y de quién lo registra (II)


En la primera parte de este artículo, introducíamos el tipo de objeto y quien o donde debe custodiarse. En éste artículo pasaremos a la parte más administrativa , su documentación, como se custodia, como se devuelve y todo aquello que envuelve al proceso de recogida-custodia y devolución del objeto olvidado.

  1. Documentación y registro digital.
    1. Se escribe en un papel todos los datos del artículo:
      • Descripción del artículo
      • Fecha que se encontró
      • Habitación o lugar donde se encontró
      • Persona que lo encontró
      • Valor o no valor
      • Devolución a la persona que lo encontró (se realiza pasado el tiempo de custodia)
    2. Una vez realizado éste paso manualmente , se inscribe en el sistema, puede ser por medio de una plantilla Excel o si teneis Opera PMS y la función está habilitada en el registro de objetos perdidos. Os recomendamos leer los siguientes artículos sobre éste tema:
  2. Importancia de la descripción: En muchos hoteles esta parte no le dan la importancia necesaria, y hacer una descripción detallada no sólo facilita la búsqueda sino que ahorra tiempo, ya que no tienes que estar revisando uno a uno los artículos para ver si coinciden o no con lo que te están pidiendo. En la descripción debería haber la siguiente información:
    • Tipo de artículo: ropa, electrónico, libro….
    • Descripción artículo: camisa, camiseta, cable HDMI, libro infantil
      • Aquí se recomienda un subapartado si el artículo tiene marca se incluya tambien, por ejemplo nos encontramos una camiseta de Ralph Lauren de hombre blanca, pues en la descripción deberá poner «Camiseta blanca hombre Ralph Lauren»
      • Tamaño: S, M, L, XL (sobre todo para ropa)
    • Si es valioso o no
    • Donde se custodia: almacén de objetos perdidos, caja fuerte del departamento, caja fuerte de recepción (sólo para algo de muy alto valor, grandes cantidades de dinero o documentación personal como pasaportes, visas…)
  3. Lugar: Número de habitación, area pública….
  4. Quién lo encontró: No siempre son los empleados del departamento de Housekeeping quienes encontramos los objetos, en varias ocasiones nos provienen del bar, restaurante, recepción piscina...
  5. Quien lo registra/ownership: Gracias a una experiencia desagradable con el artículo de un cliente tomé la decisión de incluir en el registro quién es responsable (ownershiip) de ello. de esa forma si el artículo había sido registrado por mí podía decir donde estaba, si me acordaba o no y dar detalles de quien lo encontró , cuando , donde…. Es más facil que se pregunte a la persona que lo encontró que preguntar de forma general «Oye ¿alguien ha visto tal artículo?», os podreis sorprender la cantidad de artículos que se localizan rápidamente sabiendo la persona que lo gestionó.

Hasta aquí la segunda parte de tratamiento de objetos perdidos . Y tu ¿cómo lo registras? Te leo en comentarios 👇👇👇

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Objetos olvidados: Importancia de la descripción y de quién lo registra (I)


Hemos hablado en varios artículos sobre los objetos olvidados, aquí os dejo los enlaces a los artículos.

Y aunque se ha hablado mucho, creemos necesario realizar otro artículo sobre la importancia de la descripción del objeto y de quién lo registra.

Comenzaremos este artículo comentando sobre la forma correcta de tratar estos objetos dependiendo del artículo que se trate.

  • Ropa
    • Interior: En muchos casos se desecha por ser una prenda interior usada, sin embargo no es lo correcto. Lo correcto es guardarlo (si puede ser limpio) con tipo de prenda, color, talla, marca, y cualquier característica que ayude a su rápida identificación.
    • Exterior. Al igual que la ropa interior, lo ideal es guardarlo limpio y se documenta de la misma forma que la ropa interior.
    • DOCUMENTACIÓN DE ROPA
      • Prenda: jersey, camisa, braga, sujetador , pantalón, shorts, calcetines…
      • Número: 1 o 2 (calcetines, medias y zapatos)
      • Color
      • Talla
      • Marca
      • Características
  1. SOP de tratamiento de objetos olvidados dependiendo de sus características
    • Ropa
      • Interior: En muchos casos se desecha por ser una prenda interior usada, sin embargo no es lo correcto. Lo correcto es guardarlo (si puede ser limpio) con tipo de prenda, color, talla, marca, y cualquier característica que ayude a su rápida identificación.
      • Exterior:Al igual que la ropa interior, lo ideal es guardarlo limpio y se documenta de la misma forma que la ropa interior.
      • DOCUMENTACION DE ROPA
        • Prenda: jersey, camisa, braga, sujetador , pantalón, shorts, calcetines…
        • Número: 1 o 2 (calcetines, medias y zapatos)
      • Color
      • Talla
      • Marca
      • Características
    • Objeto de Valor: Debe ser custodiado en una caja fuerte , bien en el departamento o en la de recepción.
      • Definición de qué se considera objeto de valor
        • Joyas
        • Relojes
        • Material electrónico (ipads, moviles, portatiles)
    • Libros
    • Juguete
  2. Normativas de custodia
    • Tiempo
      • Depende del establecimiento pero se dividen en dos subcategorías:
        • Objetos de no-valor: 3-6 meses (Hay establecimientos que los custodian 1 año)
        • Objetos de valor: 1 año en adelante
    • Lugar
      • Objetos de no-valor: Almacén destinado a ello en el propio departamento de Housekeeping
      • Objetos de valor: Caja fuerte en el propio departamento o en Recepción
    • Objetos valiosos
      • Deben tener sólo acceso a ellos gobernanta, 2ª gobernanta o en caso de que se custodie en la caja fuerte de recepción , jef@ de recepción, director/a , subdirector/a
    • Departamentos implicados
      • Housekeeping y/o Recepción, Dirección

🗨️ Y tu hotel ¿como gestionas los objetos perdios?
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Objetos perdidos. Registro en Opera PMS (III)


En los dos últimos artículos, vimos como se podía registrar un objeto perdido en el ordenador y vincularlo a una reserva determinada.

En el último artículo de ésta serie, vamos a aprender cómo buscar un registro por fecha, categoría habitación, al igual que ha tener un reporte con todos los objetos perdidos para tener una copia física. Al igual que cómo Opera PMS deshecha los registros más antiguos.

  • Volvemos a la página inicial de registro
  • Arriba a la izquierda vemos el siguiente cuadro
  • En él recuadro que he señalado se puede buscar por nº de ticket o también por el nombre del cliente (aunque no se suele utilizar ésta opción) Presionamos «Search» y nos aparecerá la siguiente pantalla.

Podemos buscar nuestro item por número de habitación , periodo de tiempo , día de llegada, cuando fue creado….

  • Para sacar listados con todos los objetos perdidos, presionaremos en «Report» y obtendremos la siguiente pantalla
  • Los reportes pueden sacarse diarios, semanales , mensuales, indicandolo en la pantalla que he indicado anteriormente, seleccionando el periodo en «Time Submitted»
  • Hay 3 opciones que paso a explicar para guardar o ver nuestro reporte:
    • Preview: Ver en PDF un listado de todos los objetos perdidos en la pantalla del ordenador. Despúes lo podremos guardar en nuestra carpeta destinada a ello en el ordenador o imprlmirlo.
    • Print: Imprime directamente sin guardar.
    • File: Nos convierte nuestro reporte en un archivo «WORD» y lo podemos guardar en nuestra carpeta en el ordenador. Desde mi punto de vista, prefiero la primera opción ya que con WORD se puede modificar el archvo.
  • Después de 1 año, el sistema automáticamente elimina los registros.

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Objetos perdidos. Registro en Opera PMS (II)


En el artículo anterior, nos adentrabamos en cómo registrar los objetos perdidos en Opera PMS. En ésta segunda parte vamos a enseñaros como adjuntarlo a una reserva, así como sacar reportes de objetos perdidos por meses, dias o por habitaciones concretas.

  • Una vez que tenemos nuestro objeto perdido registrado, «save». Clickamos en el botón de la derecha «Attach».

Sólo te permitirá vincularlo cuando todos los datos estén registrados y guardados. Estate segur@ que el objeto que queremos vincular es el que acabamos de registrar, sino cambiarás el nº de habitación y puede crear confusión en caso de reclamo.

  • Al presionar «Attach», te aparecerá la siguiente pantalla,
  • Presionaremos «Advanced» para buscar la reserva por número de habitación. Nos aparecerá la siguiente pantalla
  • Escribiremos el número de habitación dónde ha sido encontrado el objeto perdido y cambiaremos la fecha de llegada. Normalmente pongo 1 semana atrás y así salen todos los clientes que han pasado la habitación. También puedes poner la fecha exacta basándote en tu room report con el que chequeas habitaciones.
  • Presionamos en «Search» y nos saldrán todas las reservas desde la fecha de llegada que hemos indicado en la habitación que hemos insertado previamente.
  • Escogeremos la última fecha y presionaremos «OK».
  • Por último nos quedará vinculado nuestro objeto perdido a una reserva , de ésta forma cuando el cliente vuelva al hotel, en Recepción les aparecerá un mensaje sobre un objeto perdido dejado en su estancia anterior, y así podersela dejar en la habitación a su llegada con una nota o mensaje y provocar el efecto WOW.

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Objetos Perdidos. Registro en Opera PMS (I)


Continuando con los artículos sobre Opera PMS y sus diferentes funciones que nos ayudan en nuestro día a día, tenemos la posibilidad de tener un registro de todos los objetos perdidos encontrados en las habitaciones o en el hotel y tener un registro de manera que recepción pueda comprobar si el artículo está en el almacén destinado para éstos objetos o está guardado en una caja fuerte por ser un artículo de valor (joyas, dinero, pasaportes, relojes, iphones, ipads,…). Teniendo todos los objetos perdidos registrados, nos permitirá tener mejor comunicación con recepción o guest relations cuando el cliente escriba reclamando algún objeto perdido.

A continuación os explicaremos cómo registrar los objetos perdidos.

  • Abrimos OPERA PMS
  • Clickamos en Miscellaneous y nos aparecerá a la izquierda una serie de opciones y clickaremos en «Track it»
  • Nos aparecerá la siguiente imagen y pincharemos en «Dashboard»
  • Nos aparecerá la siguiente pantalla y abajo a la derecha clickaremos en «New».
  • Rellenaremos todos los datos
    • Track it Group: Nos saldrá un desplegable y seleccionaremos LOST
    • Ticket Number: Le pondremos el número que corresponda. Una forma es YY.MM.Nºdeitem , ejemplo 221134, siendo el item nº 34 del mes de noviembre del 2022.
    • Type: Nos vendrán varias opciones y seleccionaremos la que más nos convenga.
    • Action: En un principio no hay que rellenar nada aquí, sólo en caso de que se devuelva, el cliente lo recoja o se saque del almacén por haber pasado el tiempo estipulado, señalaremos la opción adecuada.
    • Location: Normalmente HSK (Housekeeping) aunque si se trata de un objeto de valor lo guardaremos en la SAFE.
    • Quantity: Número de objetos que guardamos con un mismo ticket. Por ejemplo hay 1 camiseta, 1 cargador de telefono y 1 libro. En vez de registrarlos por separado, lo pondremos todo en el mismo ticket, señalando que la cantidad es 3.
    • Description: Toda la info que podamos apuntar para tener más detalle del objeto perdido
      • En caso de ropa: talla, color, marca de ropa
      • En caso de aparatos electrónicos: marca, color, si conocemos el modelo también se puede incluir.
    • Follow up: Pondremos la fecha hasta cuando tenemos que tenerlo guardado, 3 meses, 6 meses, 1 año….

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CAJAS FUERTES Y LAS PROPIEDADES VALIOSAS DE LOS CLIENTES


No es la primera vez, ni será la última que un cliente reclama una propiedad de cierto valor (dinero, joyas, documentación,….) en un establecimiento hotelero, en algunas ocasiones por desgracia la sustracción de propiedades es verdadera y en otras, la gran mayoría, una estafa por parte del cliente para conseguir un beneficio del establecimiento hotelero.

Hoy en día, a no ser que sea un hotel inferior a las 3*** , se puede decir que todos los hoteles de 3*** para arriba cuenta en sus instalaciones con caja fuerte en las habitaciones para que el cliente pueda depositar sus pertenencias.

En el caso de que falte alguna pertenencia del cliente, éste siempre suele achacar el acto delictivo al servicio de limpieza (¿por qué será?), la cuestión es que como comentaba antes en la mayoría de los casos es falso, dejando al departamento de pisos en muy mal lugar y  poniendo en duda la profesionalidad de un colectivo que carga con el 80% de responsabilidad de que el cliente esté a gusto en su estancia.

En ciertos establecimientos se opta por caer en la trampa del cliente y compensarle , bien con una noche de hotel, botella de champán, descuento en la factura etc…. y aparte a la camarera de piso que haya realizado la limpieza, dependiendo del tiempo que lleve en el puesto y en el establecimiento puede ir desde una simple amonestación verbal a un despido fulminante, como podeis comprobar el castigo que recibe la camarera de piso es tremendamente injusto en el caso de que la sustracción no haya sido cometida y estemos dando por buena la versión del cliente, por eso a mí me gusta decir en ocasiones que «el cliente NO siempre tiene la razón».

Sea como fuere, los pasos a realizar por parte de la gobernanta son los siguientes:

    Aunque todo el proceso suele ser un poco desagradable ya no sólo para el empleado/a sino para todo el departamento en general, cuando la gobernanta se encuentra con un tema tan delicado como éste , debe ponerse al menos en un principo de parte de su empleado/a, hasta el  esclarecimiento de los hechos.

Párrafos atrás hablaba de la existencia de las cajas fuertes en las habitaciones de hotel, pues bien, en caso de que las haya y el cliente no haya dejado sus pertenencias dentro de la misma, ya nos da una idea de que el cliente (no todos, no generalicemos) lo que menos le importa es ese objeto que está reclamando, ya que probablemente no exista. Lo más común es decir que le falta dinero y casi siempre son cantidades grandes (+200€) aunque siempre tenemos la excepción que rompe la regla  como en el video que os dejo a continuación:

    En otras ocasiones el cliente se ha ido del establecimiento hotelero y ha dejado la caja fuerte cerrada, ya que no sabemos si hay o no algo dentro, la camarera de piso debe avisar a la gobernanta, que ésta avisará a mantenimiento o a recepción, la persona encargada de abrir la caja fuerte la abrirá en presencia de la camarera de piso y verificarán que no hay nada o en caso contrario las pertenencias encontradas, firmando los dos , tanto la persona que abre la caja fuerte como la que está limpiando la habitación, un documento con lo que se han encontrado o si en esa caja fuerte estaba vacía.

 El objeto encontrado pasará al listado de «Objetos Perdidos» de Pisos pero se guardará en la caja fuerte del hotel ya que seguramente se trate de algo de valor, con la identificación correspondiente.