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DIFERENCIAS ENTRE HOUSEKEEPING FORECAST Y HISTORY FORECAST

Posted on diciembre 1, 2025 by GOBERNANTA´S BLOG

Dentro del Departamento de Housekeeping es habitual trabajar con previsiones de ocupación para poder organizar correctamente el volumen de trabajo y la distribución del personal. Sin embargo, no todas las previsiones sirven para lo mismo y, aunque a veces se mezclan los términos, el forecast y el history forecast son herramientas completamente distintas. Cada una cumple una función específica y se utiliza en momentos diferentes dentro de la planificación del hotel.

1. Housekeeping Forecast: previsión operativa del día a día

El forecast es la previsión inmediata. Es la herramienta que permite saber cuántas habitaciones habrá que limpiar mañana o durante los próximos días. En este documento aparecen reflejadas las llegadas, las salidas, las estancias y el número total de habitaciones ocupadas previsto para cada jornada.
Esta información es esencial para la operativa diaria porque permite saber con exactitud cuánta carga de trabajo tendrá Housekeeping y cómo debe organizarse el personal. Cuando se observa un día con muchas salidas, se puede prever que será una jornada más intensa; si por el contrario hay pocas llegadas o estancias largas, se sabe que el ritmo será más estable.
El forecast cambia constantemente debido a modificaciones de última hora: cancelaciones, extensiones de estancia o reubicaciones de grupos. Por ese motivo se revisa de forma diaria y se utiliza para tomar decisiones inmediatas, como ajustar los turnos o valorar si es necesario solicitar apoyo adicional.

2. History Forecast: visión histórica y no operativa

El history forecast no sirve para organizar el día siguiente ni para planificar los turnos de una semana. Su finalidad es completamente distinta. Este documento se basa en la ocupación histórica del hotel: datos de años anteriores, comportamiento por meses, temporadas altas y bajas, así como tendencias que se repiten a lo largo del tiempo.
El objetivo del history forecast es ofrecer una visión más amplia que ayude a comprender cómo funciona el hotel durante todo el año. Por ejemplo, permite saber si cada agosto el hotel suele superar cierto porcentaje de ocupación, o si en noviembre se repite siempre una caída notable.

Esta información no afecta directamente a la operativa diaria, pero sí es fundamental para decisiones a medio y largo plazo.
Gracias al análisis histórico es posible planificar contrataciones de temporada con antelación, prever compras de lencería, organizar inventarios con mayor exactitud y anticipar picos de trabajo antes de que lleguen. También permite detectar cambios de tendencia que pueden afectar al departamento en el futuro.

Ambas herramientas son útiles, pero cada una responde a necesidades distintas dentro de la gestión de Housekeeping.

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PLANIFICACIÓN DE APERTURA DE UN HOTEL DE TEMPORADA (V)

Posted on diciembre 13, 2023 by GOBERNANTA´S BLOG

Nos adentramos en otro artículosobre la planificación de apertura de un hotel de temporada. Si no has leido los 4 anteriores, al final del artículo 1os dejamos los enlaces.

Vamos a dedicar éste último artículo en dos partes:

  1. Cómo calcular el personal necesario para toda la temporada. 
  2. Cómo calcular las necesidades de material para toda la temporada.

¡Comenzamos!

  • Cálculo del personal necesario: Esta tarea debe estar planificada al principio cuando la o el jef@ de departamento comienza a trabajar a principio de la temporada.

En el presupuesto que la dirección junto con finanzas nos haya proporcionado deberemos comenzar a plantear las necesidades a nivel de personal que podemos cubrir. Normalmente desde la temporada anterior, por medio de cambios de contratos de temporales a fijos discontinuos, ya habrá una parte de ésta partida cubierta. Ya que los contratos de personal tienen muchas variables (seguridad social, impuestos , etc…) , el presupuesto nos lo suelen indicar en número de personas que se pueden contratar, 1,2 ,3, 14….

    Ya desde la temporada anterior podemos tener un listado de necesidades departamentales que incluirá éste apartado. Aunque evidentemente todo dependerá del presupuesto (budget2) que tengamos. Nosotros recomendamos tomar como referencia el presupuesto del año anterior, si se han realizado bien las cuentas, las empresas no suelen recortarlo. Suelen hacerlo si hemos gastado de menos, bajo la lógica de : «si has gastado menos, necesitas menos».

   En el presupuesto que la dirección junto con finanzas nos haya proporcionado deberemos comenzar a plantear las necesidades a nivel de personal que podemos cubrir. Normalmente desde la temporada anterior, por medio de cambios de contratos de temporales a fijos discontinuos, ya habrá una parte de ésta partida cubierta. Ya que los contratos de personal tienen muchas variables (seguridad social, impuestos , etc…) , el presupuesto nos lo suelen indicar en número de personas que se pueden contratar, 1,2 ,3, 14….

    Comenzar ésta tarea lo antes posible nos evitará sorpresas de última hora, así que como vimos en el primer artículo sobre éste tema, deberá estar en el cuadrante primero de la matrix de Eisenhower3 «urgente e importante».

    LLamaremos o mejor mandaremos vía email por medio de RRHH la citación para comenzar a trabajar . Al mandarla por email queda constancia de que se avisó al empleado, dicha citación debe ser confirmada de recibo por parte del empleado.

    En caso de que algún empleado no quiera volver a trabajar en la empresa debe proporcionar la carta de renuncia, de lo contrario, al comenzar la vigencia de contrato se cuentan 3 días y la empresa puede despedirlo por «baja voluntaria» aunque se prefiere que el empleado renuncie antes de comenzar a trabajar para poder tener tiempo suficiente en encontrar otra persona que ocupe el puesto a cubrir.

    Una vez que tenemos toda la plantilla que ha confirmado su asistencia para la temporada que está a punto de comenzar, vemos las necesidades, según categorías laborales y ocupación, aunque lo más viable es fijarse en los números de personal de la temporada anterior. A no ser que haya un cambio significativo en la ocupación, necesitaremos la misma cantidad de personal.

    Por ejemplo: Nuestro equipo de la temporada anterior se componía de:

  • 18 camareras de piso
  • 5 mozos de habitaciones
  • 5 supervisores ( 3 de mañana y 2 de tarde/noche)
  • 3 limpiadoras de áreas públicas
  • 1 subgobernanta
  • 1 gobernanta
  • 1 supervisora de lavandería
  • 1 auxiliares de lavandería

    Durante la temporada anterior nos dimos cuenta de que el equipo estaba por debajo de lo necesario, ya que :

por lo tanto para ésta necesitaremos cubrir:

  • 2 camareras de pisos
  • 1 mozo de habitaciones
  • 2 supervisores (2 de mañana)
  • 1 auxiliar de lavandería

  Contando con que el hotel esté al 100%. Para hacer un presupuesto de personal más ajustado, iremos al forecast de ocupación4 para la temporada que entra y el histórico de la temporada anterior, es decir ver cuando necesitaré más personal y cuando menos para así organizar y planificar junto con RRHH los contratos de personal.

   Una vez que comienza la temporada y tenemos a nuestro equipo trabajando, si hay picos de baja ocupación, podremos dar días de vacaciones para no entrar en overbudget5.

     A éstas necesidades habrá que sumarle por categoría laboral tod@s los emplead@s que hayan decidido no volver, en nuestro caso, siguiendo con el ejemplo tendremos que cubrir:

  • 3 camareras de piso
  • 1 mozo de habitaciones
  • 1 supervisor

    Nota personal: Se sabe que en hoteles de temporada la rotación de personal es alta, pero siempre es conveniente al final de cada una hablar con tu equipo para obtener retroalimentación y conocer las causas de lo que hemos hecho bien y de lo que hemos hecho mal.

   Por último, pasaremos a Dirección y RRHH las necesidades de personal y éstos se encargarán de poner los anuncios pertinentes y de indicarnos los tipos de contrato que se podrían ofrecer.

  • Cómo calcular las necesidades de material: Esta parte es bastante sencilla, ya que sólo tienes que fijarte en el inventario de la temporada anterior para reponer todo aquello que te faltó.

     Junto con el departamento de compras comenzaremos a hacer los pedidos de todo lo que nos falta para comenzar la temporada, tanto de productos o materiales de limpieza como de consumo. La temporada anterior ha debido hacerse el pedido de necesidades de ropa de cama y toallas, en temporadas de verano se pierden muchas toallas y se desgastan con más facilidad.

   Al ser de gran volúmen el pedido pueden tardar en su envío, y aunque se realice la temporada anterior, el gasto afectará al presupuesto de ésta temporada (tenlo en cuenta, se llama Principio de Devengo6).

    Al igual que tendremos la lista de todas las necesidades para ésta temporada. Esta lista puede ampliarse con nuevos materiales, o con nuevos productos, los cuales consultaremos con Compras y Dirección para su compra. 

    Por ejemplo: los cubos de fregona de las camareras de piso se rompían con demasiada facilidad, por lo tanto ésta temporada buscaremos unos cubos de fregona mejores que aunque sean a lo mejor más caros, a la larga nos va a compensar ya que no habrá que reponerlos tan a menudo.

  1. Artículos anteriores:
    Planificación de Apertura de un hotel de temporada I
    Planificación de apertura de un hotel de temporada II
    Planificación de apertura de un hotel de temporada III
    Planificación de apertura de un hotel de temporada IV ↩︎
  2. Budget de un departamento de pisos: El presupuesto de un departamento de pisos de un hotel puede variar según varios factores, tamaño del hotel, la categoría, la ubicación y las instalaciones ofrecidas. Estos son algunos de los elementos que podrían incluirse en el presupuesto de este departamento. Ten en cuenta que estos son solo ejemplos y los costos específicos pueden variar:
    Personal: Salarios y beneficios para personal de limpieza y camareras de piso. Uniformes y suministros para el personal.
    Materiales de limpieza: Productos de limpieza. Artículos de limpieza, como aspiradoras, carros de limpieza, etc.
    Ropa de cama y toallas: Compra y mantenimiento de sábanas, fundas de almohadas, toallas, etc.
    Productos de consumo: Artículos de baño para huéspedes (jabones, champús, acondicionadores, etc.). Papel higiénico, pañuelos faciales y otros artículos desechables.
    Equipamiento: Mantenimiento y reposición de equipos de limpieza. Actualizaciones tecnológicas, como cerraduras electrónicas.
    Gastos generales: Electricidad, agua y suministros de gas. Productos de limpieza especializados.
    Capacitación: Programas de formación para el personal.
    Otros gastos: Publicidad y promoción del departamento de pisos. Gastos imprevistos y contingencias.

    ↩︎
  3. Matrix de Eisenhower ↩︎
  4. Forecast de Ocupación ↩︎
  5. Overbudget: Pasarnos del presupuesto asignado por la dirección del hotel y que nos acarreará problemas durante la temporada ya que será un significado de mala gestión. ↩︎
  6. Principio de Devengo: El devengo es un principio económico/contable que establece que las transacciones o hechos económicos se registran en el momento en que ocurren o hay compromiso firme de que ocurra, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro, es decir es un derecho ganado, pero no cobrado. ↩︎

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Planificación de apertura de un hotel de temporada (III)

Posted on diciembre 11, 2023 by GOBERNANTA´S BLOG

Volvemos con otro artículo sobre planificación de apertura de un hotel de temporada

En los dos anteriores:

  • Planificación de Apertura de un hotel de temporada I . Aquí explicabamos cómo planificar la apertura, organización y lista de tareas. Enseñamos herramientas útiles como la agenda de Outlook (también se puede utilizar Google Calendar o cualquier otra aplicación que esteis familiarizados y la Matriz Eisenhower para la priorización de tareas y objetivos, así como el cálculo de personal para realizar la apertura y llegar a la fecha límite.
  • Planificación de Apertura de un hotel de temporada II. En la segunda parte vimos la recepción del equipo, explicaciones al equipo de cómo realizar la aperturay de cómo organizar el comienzo de las limpiezas, comenzando por áreas públicas y la coordinación con recepción para la limpieza de habitaciones. También indicamos enlaces a cómo limpiar diferentes partes, como suelos y moquetas/alfombras.

En este artículo nos metemos de lleno en la limpieza y en el trabajo de un subdepartamento muy importante dentro del departamento de pisos como es la lavandería/lencería1, (podeis encontrar ampliar información clickando en los enlaces que os dejo a pie de página).

  1. Paso nº1. Llamar al personal según necesidades:

A medida que van pasando los días y la fecha de apertura se acerca, se comienza a llamar al equipo para su incorporación, ya comentamos en el artículo anterior que hay hoteles que llaman al equipo entero de una vez pero lo normal es que lo hagan escalonadamente.

Recuerda dos cosas importantes:

  1. Hay que llamar por orden de antigüedad (si son de la misma categoría laboral)
  2. Coordinación con Recursos Humanos para la realización de altas, contratos, etc….

No sólo hay que llamar a las camareras de piso, sino también supervisores, mozos de habitaciones, etc…

Dependiendo de cómo esté estructurado tu hotel, yo me he encontrado con camareras de piso que realizaban también tareas de área pública y otros en donde estaban separadas ambas funciones, planificaremos y llamaremos al personal según las circunstancias y lo que queremos cubrir. En éste caso si comenzamos por área pública y tenemos en nuestro equipo limpiadoras de área pública, llamaremos a éstas primero, independientemente de que tengamos camareras de piso más antigüas ya que las categorías laborales son diferentes.

En el momento de comenzar a la limpieza de habitacones, será también la ocasión para convocar a nuestro personal de lavandería, ya que el resto de departamentos comenzará a llamar a sus equipos y la lavandería deberá comenzar a organizar toda la parte de los uniformes tanto de personal antigüo como de personal nuevo.

2. Paso nº2. Limpieza de habitaciones:

Con recepción previamente habrémos coordinado la apertura de zonas. Aquí al igual que en el punto anterior, depende de la estructura de cada hotel, no es lo mismo un hotel de playa de temporada como puede haberlo en Ibiza, Sitges, Menorca, Tenerife…. que cuando abren la temporada está abierto todo el establecimiento que a lo mejor un hotel que ha tenido que hacer una reapertura por remodelación y en éste caso se irá abriendo por zonas.

Existen casos que aunque se esté previsto abrir todo el hotel en una fecha determinada, surgen imprevistos, problemas de mantenimiento que impiden poner a la venta la habitación, habitaciones que no son muy populares por distribución o por donde están localizadas (vista a un parking, lejos de la piscina….), con ellas se puede organizar y planificar con recepción para limpiarlas de las últimas . Eso si, ¡MUY IMPORTANTE! Todos los departamentos involucrados en habitaciones deben tener información clara y precisa de como se está realizando la apertura y qué áreas están abiertas para su venta y uso.

La limpieza de las habitaciones para la apertura es como la de cierre pero a la inversa. Teniendo en cuenta el orden de limpieza, empezar por el punto más alejado de la puerta de la habitación y terminar en ésta. En hoteles con balcón o terraza, se empezará por aquí, ya que con el paso de los meses, puede haber muchas hojas taponando el sumidero de terraza o canalón, en algunas ocasiones es necesario llamar al servicio técnico para que lo limpie.

Antes de vestir la cama, sugerimos quitar una primera vez el polvo, en el cuarto de baño también, ya que al haber tanta acumulación en el momento en que lo mezclemos con el producto se puede producir una grumosidad difícil de quitar o que no quede como se espera.

  1. Procesos y procedimientos de la lavandería interna de un hotel (I)
    Procesos y procedimientos de la lavandería interna de un hotel (II)
    Stock de Lavandería I
    Errores en Lavandería que te afectan al presupuesto
    Lavandería externa de un hotel
    Importancia de la contabilización de ropa
    Crisis en el departamento de pisos (I). Falta stock de ropa
    ↩︎

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PLANIFICACIÓN DE APERTURA DE UN HOTEL DE TEMPORADA (II)

Posted on diciembre 10, 2023 by GOBERNANTA´S BLOG

Continuando con el artículo anterior, donde introducíamos los primeros pasos a realizar en la apertura de un hotel de temporada, en éste os vamos a explicar cómo organiar las limpiezas en las diferentes áreas:

  • Habitaciones
  • Áreas Públicas

Vimos también las camareras necesarias para cubrir la parte de las habitaciones, haciendo unos cálculos básicos.

Aquí debemos hacer un inciso, hay hoteles que por su estructura o por onde están situados deben contar con toda la plantilla en una fecha determinada, en éste caso el tiempo de limpieza se reducirá considerablemente.

Una vez que el equipo está preparado para comenzar, habremos previamente coordinado con recepción las primeras habitaciones que van a estar disponibles para su venta. Este paso puede hacerse por plantas , por secciones o por categorías de habitación. En caso de que la apertura se haga poco a poco, recordar que reservas tiene que tener una cantidad de habitaciones con categorías diferentes para poder obtener el mayor beneficio1 (revenue) de ellas.

En éste punto hay que matizar que es conveniente la planificación junto con recepción, recuerda que los departamentos de un hotel se necesitan unos de los otros y que no pueden trabajar por libre. Podemos realizarlo en un cuadrante o en una hoja de papel o por medio del calendario de Outlook como ya explicamos en el artículo anterior.

La subgobernanta debe estar unos dias antes de la llegada del equipo para organizar, planificar y coordinar junto con la gobernanta todo el trabajo que se desarrollará durante la nueva temporada.

Pondremos como ejemplo que la gobernanta comienza el 29 de Enero, la subgobernanta el 8 de Febrero y el primer equipo o el equipo al completo empieza el 15 de Febrero.

Antes de meternos en faena con escobas, recogedores, mopas, fregonas…. es conveniente hacer al equipo una introducción de lo que vamos a realizar, puede ser de forma distendida, organizado en uno de los salones del hotel con un café o puede ser en la oficina (aunque desde mi punto de vista prefiero lo primero). En ésta introducción comenzaremos explicándole a nuestro equipo cómo vamos a realizar la apertura , sobre todo si es una apertura de obra por remodelación, después comentar cuáles son las expectativas para la temporada que va a comenzar y cualquier información que creamos oporturno darles a nuestro equipo.

Una vez que todo el equipo está al tanto de cómo realizar las tareas y repartidas, comenzaremos con las zonas nobles, ya que necesitaremos más tiempo que en las habitaciones, no sólo es desempolvar, barrer y fregar, hay que limpiar cristaleras, lámparas, suelos con maquinaria especial,2 moquetas o alfombras con maquinaria especial.… y eso va a requerir más tiempo de limpieza.

  1. www.cloudbeds.com/es/negocio-hotelero/margen-beneficio/- Si quieres aprender más sobre beneficio de un hotel o revenue en «apuntes» os dejamos enlaces a páginas y contenido interesante. ↩︎
  2. Limpieza de suelos.Ficha de producto a utilizar según la superficie a limpiar ↩︎

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PLANIFICACIÓN CIERRE DE HOTELES DE TEMPORADA (I)

Posted on noviembre 26, 2023 by GOBERNANTA´S BLOG

En los artículos anteriores, Planificación de LImpiezas profundas I, II y III, explicábamos cómo realizar los fondeos cuando hay baja ocupación (invierno), normalmente en los meses de invierno de diciembre a marzo, aunque casi siempre se posponen hasta después de las vacaciones de Navidad, cómo ya comentámos.

En el artículo de hoy, nos proponemos usar esas explicaciones que nos van a servir como complemento perfecto para abrir otro tema de interés como son los cierres de temporada y su planificación.

Los hoteles de temporada suelen abrir sobre el mes de Marzo-Abril, para prepararse para la Semana Santa y ya están abiertos hasta finales de Octubre, principios de Noviembre (casos expecionales como grupos grandes, IMSERSO, etc…).

Bien, lo primero de todo es saber la fecha exacta de cierre del hotel, es decir el día que se depside al o a los últimos clientes.

Junto a Dirección, Reservas y Recepción se va a ir haciendo una planificación de cierre de zonas o plantas del hotel. Dirección para que estén informados de cómo se va a realizar , Reservas para conocer las categorías que se dejarán disponibles hasta la fecha final y Recepción para coordinar junto con el departamento de Pisos un cierre sin prisas y sin agobios.

Los cierres se pueden hacer por categorías de habitación, pero al igual que en los fondeos lo mejor es ir cerrando plantas completas, para no ir dando saltos de una zona a otra del hotel.

A medida que vamos cerrando zonas o plantas, iremos necesitando menos personal, por lo tanto la forma de calcular ésto es bastante sencillo: POR ANTIGÜEDAD, tanto el personal fijo como el temporal.

Antes de realizar el planning, debes consultar con tu equipo, sobre todo si tu hotel está formada por personal que no habita en la zona y necesita desplazarse para volver a sus ciudades de origen, como pueden ser los casos de Canarias, Ibiza, Mallorca, por poner algunos ejemplos, aunque no necesariamente tienen que ser islas ya que también se puede dar el caso de personal del norte del país trabajando en hoteles del sur, donde hay más turismo de verano.

Consultar a tu personal y ajustar las fechas de salida de los mismos nos traerá muchos beneficios, ya que el personal que se quede no estará a disgusto y hará el trabajo con mayor dedicación que si hay alguien que tiene que quedarse obligado hasta el final (en éste punto el trabajo se puede retrasar o no cerrarse en condiciones lo que afectará a la apertura que veremos en artículos siguientes).

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PLANIFICACIÓN DE LIMPIEZAS PROFUNDAS (II)

Posted on noviembre 24, 2023 by GOBERNANTA´S BLOG

Con el artículo de hoy continuamos con la explicación de cómo preparar las limpiezas profundas de un hotel.

Una vez que hemos decidido cuándo empezar (después de las vacaciones de Navidad) , tenemos que tener en cuenta los productos que vamos a utilizar y asegurarnos de tenerlos en nuestro stock, todos ellos, hasta lo más irrelevante, cantidad suficiente para cubrir todo el tiempo que duran éstas limpiezas más la limpieza diaria del hotel.

Como comentábamos en la primera parte, la planificación con mantenimiento es muy importante. Un consejo que desde aquí os damos es tener preparada una plantilla con todos los defectos técnicos y reparaciones que se deben realizar, la cual hay que tenerla elaborada antes de comenzar con las limpiezas profundas. Podría ser diseñada de la siguiente manera (plantilla utilizada en el Riverbank Park Plaza de Londres 2013-2014 para la realización de limpiezas profundas):

Pudiendo usar el sistema semáforo para una mejor comprensión, Verde= Ok, Amarillo = Revisión , Rojo =Atención urgente. Aunque también podemos rellenarlo con «X» los puntos que necesitan atención por parte de mantenimiento.

Una vez realizada ésta plantilla, se la entregaremos al servicio técnico para que ellos se organicen.

Otro punto importante es saber por dónde empezar dichas limpiezas o fondeos, por plantas, por categorías de habitación, por secciones… Nosotros recomendamos realizarlas por plantas, de arriba hacia abajo o viceversa, pero llevando un orden y no saltando de una a otra planta sin una razón específica.

Junto con el servicio técnico se calcula el tiempo que van a durar en realizar los trabajos en las habitaciones, tened en cuenta que lo básico hay que cubrirlo siempre : renovación siliconas, trabajos de pintura y chequeo de apliques. Pudiendo llegar hasta temas más específicos como control de plagas, Legionela, etc…

En nuestro hotel-ejemplo el jefe de mantenimiento nos ha dicho que cada día pueden cubrir 5 habitaciones y el departamento de pisos tiene 30 días de plazo para realizar todos los fondeos, por lo tanto eso nos deja un total de 22 días para la limpieza de 100 habitaciones (30 -4 fines de semana = 22 dias). Al saber cuántos días efectivos tenemos, con una simple división sabremos cuántas habitaciones deberemos cubrir diariamente : 100/22= 4.5 habitaciones, es decir entre 4 y 5 habitaciones.

Entonces para mantenimiento necesitarán 4 semanas para realizar todos los trabajos

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PLANIFICACIÓN DE LIMPIEZAS PROFUNDAS (I)

Posted on noviembre 22, 2023 by GOBERNANTA´S BLOG

Llega la época invernal y con ella la bajada paulatina de la ocupación. Época propicia para las limpiezas profundas del hotel.

Al comenzar a planificar no debemos olvidarnos de realizarla con los departamentos que necesitaremos su colaboración para desempeñar de forma ópitima éste trabajo: recepción y mantenimiento.

  • Recepción para bloquear aquellas zonas del hotel que realizaremos las limpiezas (habitaciones, salones, spa…) y no estarán disponibles.
  • Mantenimiento para trabajar conjuntamente con ellos y preparada una planificación conjunta para que no nos estorbemos un departamento con otro. (He visto casos en que Mantenimiento ha entrado en habitaciones después de realizar las limpiezas obligando a HSK tener que volver a las mismas).

Las limpiezas profundas hay que realizarlas no sólo en todas las habitaciones del hotel, sino tambén en los salones, restaurantes, spa (si hubiera) y todas las zonas incluidas las de back – office, es decir pasillos de personal y vestuarios.

Lo primero que tenemos que hacer es señalar en nuestro calendario la fecha en la que vamos a comenzar y el periodo de tiempo que va a durar. Por ejemplo, empezaremos después de las vacaciones de Navidad que casi siempre es la época más baja de todos los hoteles en cuestión de ocupación y dependiendo de lo grande de nuestro establecimiento calcularemos el tiempo que tardaremos con el personal disponible, recordar que ésta también es la fecha de dar vacaciones a nuestro personal.

Aunque estemos en época de baja ocupación, los fines de semana no los incluiremos en ésta tarea ya que por regla general en muchos hoteles la ocupación de los mismos sube durante los fines de semana. También los departamentos de márketing, revenue y reservas suelen ofrecer ofertas especiales de escapadas de fines de semana para generar beneficio en ésta época.

Entonces, como he comentado antes, comenzaremos después de las vacaciones de Navidad, 7 de Enero, pero al ver el calendario nos damos cuenta de que cae en domingo, por lo tanto lo aplazamos al 8 de Enero. Siempre empezar un lunes para planificar las limpiezas de lunes a viernes.

Nuestro hotel (HOTEL GOBERS 5*) tiene 100 habitaciones, un SPA de 1000 m2, 2 restaurantes, 2 bares, recepción, lobby, salón de banquetes con capacidad para 1000 personas y zona de personal (cantina, vesturarios y pasillo).

Para las habitaciones lo tendremos estructurado de la siguiente forma, 1 camarera realiza en una jornada laboral 3 limpiezas profundas. A la camarera de piso se le dará la lista de habitaciones a realizar como limpieza profunda + guía de todas las zonas a realizar.

Cada día tendremos asignadas x camareras para realizar ésta labor, es decir no hay que mezclar la limpieza de habitaciones diaria con las limpiezas profundas, serían como dos grupos de trabajo independientes.

Es importante que todos los empleados del departamento (camareras, mozos de habitaciones, supervisores) se involucren en ésta tarea y la realicen, para no tener que depender de un número reducido de personal a la hora de asignar y planificar.

Para las zonas comunes y zonas de personal podemos realizarlo con el personal de área pública que tengamos en plantilla o con el personal de la tarde/noche (si hubiera). En caso de que lo hubiera, es una muy buena ocasión para realizar toda la parte de personal (cantina, vestuarios, pasillos) y la zona de salones.

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Realización de una rota de turnos (I)

Posted on noviembre 15, 2023 by GOBERNANTA´S BLOG

En el artículo de hoy, hablaremos sobre la realización de una rota de turnos sin quebrarnos mucho la cabeza. Es normal que cuanto más personal haya en el departamento, más complicada sea de ajustar los horarios con la ocupación del hotel pero os vamos a dar una guía para realizar el 80% de ésta en un corto espacio de tiempo.

Hay varios documentos que tenemos que tener en nuestro poder para realizar los turnos:

  • Forecast.
  • Listado de salidas, llegadas y clientes de la semana que vamos a hacer el horario
  • Vacaciones de nuestro personal
  • Peticiones de días de descanso de nuestro personal.

Para los dos primeros puntos si estamos utilizando Opera Pms, hay diferentes formas de obtener el forecast, pero el documento R110 Housekeeping Forecast es un buen documento, ya que te pone los datos que necesitamos saber.

Una vez que tenemos todo lo que necesitamos procederemos a rellenar nuestro cuadrante de turnos

Para hacerlo más visual comentaremos paso a paso con una explicación gráfica.

  1. Escribiremos la ocupación de cada día con salidas, llegadas y clientes, así tendremos una visión global de cuánto personal necesitaremos cada día.

2. insertaremos las vacaciones de nuestro personaL y los empleados que estén dados de baja.

3. Insertaremos los días de descanso fijos (si los hubiera) de nuestro personal. Ya se sabe que hay personal que entra en los hoteles con condiciones o por ejemplo si lleva mucho tiempo y tiene los fines de semana (¡OJO! ésto no se puede cambiar sin la autorización del empleado, si no vulneras sus derechos adquiridos).

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Report T-120. HSK Room Status per Room

Posted on octubre 14, 2023 by GOBERNANTA´S BLOG

En éste artículo nos vamos a centrar en uno de los documentos más útiles que nos ofrece OPERA PMS en caso de que queramos tener una visión global de nuestro establecimiento desde el punto de vista del departamento de pisos, el reporte T-120: Hskroomstatusperroom

En el artículos donde hablabamos de las posible crisis que se podían producir en el departamento de pisos originada por una falta de electricidad, comentabamos cómo tener un «back-up» o cómo saber la situación de las habitaciones por medio de éste documento.

Este documento lo podemos encontrar en la zona de «Reports» . Os guiamos paso a paso

  • Abrimos Opera PMS
  • Vamos a la pestaña de «Miscellaneous» y en la columna de la izquierda presionamos «Reports»
  • En la parte de Reports, buscamos los de Housekeeping y nos saldrá entre los diferentes documentos el T-120Rooms
  • Al clicar en el reporte, nos saldrá un informe de la siguiente manera

Como podeis observar, nos aparecen todas las habitaciones y el estado de cada una de ellas.

  • Occupied Clean: Clientes
  • Vacant Inspected: Habitaciones que están preparadas para el siguiente cliente
  • Vacant Clean: Habitaciones que todavía no han sido revisadas por los supervisores.
  • Vacant Pick up: Habitaciones que tienen algún tipo de porblema de mantenimiento o que ha sido un «no show»
  • Vacant Dirty: Habitaciones que han realizado el check out
  • Out of Service/Out of Order: Habitaciones que tienen problemas mayores y deben estar bloqueadas para evitar su utilización.
  • Due Out: Habitaciones que todavia no han realizado el check out.
  • Assigned: Habitaciones que han sido asignadas por recepción para llegadas.
  • Blocked: Habitaciones que están bloqueadas por estar fuera de servicio, asignadas u otras razones.

Al final del listado nos encontramos con la leyenda que nos explica cada simbolo lo que significa. Con éste listado podemos tener de un solo vistazo las habitaciones y su estado. A mi me parece muy útil a la hora de coordinar o que la gobernanta conozca la situación del hotel.

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Guía paso a paso como organizar cambio de material en habitaciones

Posted on octubre 4, 2023 by GOBERNANTA´S BLOG

A tod@s nos ha pasado alguna vez trabajando en hoteles que después de un tiempo trabajando con el mismo material (toallas, amenidades, decoración…) se decide dar un cambio.

Dependiendo del volúmen de habitaciones el cambio puede ser más o menos estresante pero si se siguen una serie de pasos que explicaré a continuación, la transición se hará de la forma más cómoda posible.

  1. Al llegar el nuevo material se coteja con el albarán si ha llegado toda la cantidad requerida, en caso contrario nos pondremos en contacto con el departamento de compras o con la persona que sea responsable de ésta compra (en cada hotel tienen su estructura). No se desembala absolutamente nada hasta que haya una respuesta sobre cómo actuar.
  2. El material vendrá empaquetado en cajas con un número establecido de producto dentro, por ejemplo, champú 1 caja x 12 botellas, toallas 1 paquete x 5 toallas de baño o x10 toallas de mano. Lo dividiremos por secciones o por plantas por el número de habitaciones que tengamos.
    • Ejemplo: Tenemos un hotel de 100 habitaciones al que vamos a cambiar todas las toallas. Eso es un total de 200 toallas de baño, 200 de mano y 100 alfombrines. Es un hotel de 5 plantas y en la 5a planta hay 10 habitaciones, 4ª planta 30 habitaciones, 3ª planta 30 habitaciones, 2ª planta 20 habitaciones y en la 1ª planta 10 habitaciones. Así que como sabemos, las toallas de baño vienen en paquetes de 5, las toallas de mano en paquetes de 10 y la de alfombrines también en paquetes de 10. La repartición será:
      • 5a planta necesitamos: 4 paquetes de totallas de baño ( 10 hab * 2 toallas = 20, 4 paquetes* 5 toallas = 20) 1 paquete de toallas de mano, 1 paquete de alfombrines
      • 4a planta necesitamos: 12 paquetes de toallas de baño, 3 paquetes de toallas de mano, 3 paquetes de alfombrines
      • 3a planta necesitamos: Lo mismo que en la 4ª ya que tienen el mismo número de habitaciones.
      • 2ª planta necesitamos: 8 paquetes de toallas de baño, 2 paquetes de mano, 1 de alfombrines
      • 1ª planta necesitamos: Lo mismo que en la 5ª
  3. Una vez organizado en la lavandería todos los paquetes por plantas, los mozos de habitaciones o las camareras de piso lo suben a sus plantas y se comienza a hacer el cambio. Es importante, aunque no necesario, que las toallas antíguas que no han sido usadas por cliente se guarden por categorías, y no mezcladas, es decir separando las toallas de baño, toallas de mano y alfombrines.
  4. Si el material viene embalado en cajas es importante no desprenderse de ellas, ya que en esas mismas cajas irá el material antigüo.

Esta guía se puede usar para cualquier elemento de la habitación que queramos cambiar, almohadas, cortinas, duvets, papeleras, amenidades…….

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