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Para hacer equipo tienes que dar ejemplo


Llevas años en el departamento de un hotel. Has ido escalando posiciones y al final consigues el puesto de jef@de departamento. Y entonces cambias,…. dejas de recorrer pasillos, ayudar a tus compañer@s, ser cercano. Te conviertes en una especie de hermitaño que no sale de su despacho porque tiene mucho trabajo administrativo que hacer , pedidos, turnos de trabajo, ajustes de cuentas con el departamento de finanzas, reuniones con rrhh, entrevistas….

Es fundamental que la persona que pilota el barco se deje ver por las plantas por su personal. Habrá días que no haya mucha faena y con que des un par de vueltas (una a primera hora y otra a la tarde) es suficiente, pero, y sobre todo se está falto de personal, el jef@ del departamento tiene que estar visible y accesible.

No tiene ningún sentido meter presión a tu equipo para que se den rápidas las habitaciones desde tu despacho mandando instrucciones vía whatsapp, mensajes, llamadas telefónicas…. De hecho esto es contraproducente ya que incrementa la ansiedad y el estrés.

¿Quieres las habitaciones listas? Sube a ayudar!. Tan simple como eso. Ve a chequear habitaciones de tus supervisores y les quitas carga de trabajo, haz una cama por cada camarera de piso o la que vaya más retrasada, coordina que las camareras que ya han terminado vayan a ayudar a otras….

Recuerda que tu eres 1 persona con 2 ojos y tu equipo X personas con 2 ojos también, la proporción no es justa, pero más gente verá que no trabajas lo suficiente y lo comentará aunque tú creas que estás haciendo lo correcto. Ya sabes el refrán «cuando el río suena, agua lleva».

Con ésto no estoy diciendo que dejes de lado tus obligaciones de gobernanta, ni mucho menos. Pero lo importante son las habitaciones, y tus cuentas pueden estar perfectas, tener todo el material a tiempo, no tener roturas de stock que si las habitaciones no están listas a tiempo y en vez de ayudar ejerces presión, tu equipo se desmotivará, te verá como un mal jef@ de departamento, perderás la confianza del mismo y también del hotel porque lo que importan son las habitaciones antes que las facturas.

Ya sabes, si quieres hacer equipo da ejemplo y estáte en el campo de batalla cuando la ocasión lo requiera.

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ROOMS DISCREPANCY


En hoteles de gran volúmen es habitual usar esta herramienta ya que ayuda a controlar tanto a Housekeeping como a Front Office el estado real de las habitaciones y tomar acciones al respecto.

Este listado que tiene que ser elaborado desde Housekeeping no sólo mostrará que habitaciones siguen los clientes en el hotel sino también si hay suplementos en la habitación (camas extras, bebés, perro, 3 personas…), aunque ésto último es más información que FO usará para cobrar dichos suplementos y aumentar el revenue del establecimiento.

En Opera PMS encontramos esta función al presionar sobre Housekeeping Management en el cuadro principal y después Housekeeping.

Nos encontraremos con un cuadro de selección en dónde aparecerá «Rm. Discrepancies» como mostramos en la imágen a continuación.

Como he comentado al principio de éste posto, se suele utilizar en hoteles de gran volúmen, donde habrá un Housekeeping Coordinator y un FO Coordinator. Aunque ésta función en hoteles más pequeños también se puede realizar ésta tarea sin usar ésta herramienta.

Normalmente, las salidas se producen a las 12 de la mañana (cada hotel tendrá su propio horario de salidas y entradas). A ésa hora, los supervisores de housekeeping comienzan a comprobar una a una las habitaciones que no tenemos constancia que hayan realizado el check out.

Una vez que se tenga el listado se comunica a recepción las habitaciones que todavía están ocupadas.

  • TIP: Hay clientes que dejan todo empaquetado y en la puerta para que el botones lo recoja y lo baje al almacén de maletas de recepción. En éste caso, los supervisores darán el aviso a recepción para que se retire. ¡OJO! IMPORTANTE!! Primero hay que comprobar que no queda ningún artículo del cliente en la habitación sin empaquetar, en cuyo caso se comunica únicamente a recepción que la habitación está vacía pero el equipaje dentro sin preparar.

A partir del momento en que se comunica a recepción las habitaciones todavía ocupadas, es responsabilidad de recepción comunicarnos el status de las mismas y los posibles cambios.

Si alguna habitación de las todavía ocupadas tiene llegada prevista (arrival), hay dos maneras de actuar:

  1. Sugerimos a recepción un cambio a otra habitación que tengamos en nuestro listado vacía y sin llegada. Siempre mismas características y categoría.
  2. Si no tenemos ninguna disponibilidad, hay que esperar a que recepción resuelva la situación, ya que se producirán upgrades y recepción se encargará de comunicar los cambios.

Al final de la jornada se coteja junto con recepción el cierre del día y se comprueban todos los cambios realizados.

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Juego de los estándares/Standards Game


En el primer hotel, allá por el 2002, en el que trabajé, The Old Ship en Brighton (UK), la gobernanta cansada de revisar habitaciones con los estándares equivocados, después del descanso de las 10 de la mañana (desayuno), nos reunió en una habitación y nos pidió que cada una dijeramos un estándar que estuviera mal en la habitación.

Eramos 5 y la gobernanta y supervisoras habían dejado 5 fallos , para que todas pudieramos decir uno. Al finalizar, al comprobar que habíamos detectado todo lo que no estaba según correspondía nos preguntó «So… if you know the standards, why don´t you do?» («Entonces si os sabeis los estándares, ¿por qué no lo haceis?»)

Esta anécdota personal me da pie a hablaros de uno de los métodos de formación más efectivos que he conocido, hacer partícipe a tu equipo, no sólo diciéndolo. ¿Cuántas reuniones has tenido con tu equipo y al final no consigues los resultados esperados?.

Si en la formación haces partícipe a tu equipo, no sólo mostrarás que valoras su opinión, sino que será una herramienta muy valiosa para detectar malas praxis.

En el Riverbank Park Plaza de Londres, recuerdo que las reuniones de los supervisores (todos los días a las 10h.) la hacíamos en una habitación, comenzábamos leyendo el trabajo del dia (llegadas, salidas, vip´s, clientes,…) para terminar revisando un estándar de la habitación.

David, el housekeeping manager, era el que elegía lo que se iba a revisar, cada día uno diferente, pero nos dejaba a los supervisores que dijeramos como debía ser. Cuando estábamos todos de acuerdo, hacíamos una foto y lo añadíamos al SOP del departamento en caso de que hubiera alguna variación.

Este tipo de juegos nos ayudaban ya que discutíamos entre nosotros/as como debía chequearse, cada uno revisabamos diferente y así aprendíamos los unos de los otros.

No debe ser superior a 15´-20´ y lo más apropiado es enlazarlo con la reunión/briefing de la mañana.

Para terminar, me gustaría resaltar que es importante tener presente que un empleado capta mejor el concepto si lo hace , es decir si se le involucra en el aprendizaje de una nueva habilidad que queremos que adquiera, en vez de sólo decirselo.

Ha tenido que venir una crisis sanitaria para recordarnos la importancia de la buena desinfección.


covid 19

Me gustaría comenzar agradeciendo a los 7 profesionales que han colaborado en éste artículo, los cuáles he ido conociendo a lo largo de mi vida profesional y que con sus reflexiones y puntos de vista que he ido recogiendo en las últimas semanas, trataremos de poner las ideas en común de cómo afrontar la limpieza de establecimientos y gestión del personal después de la pandemia del COVID- 19. 

          En más de una ocasión  he defendido la importancia de la limpieza de un hotel, ya que el cliente lo que reserva es una habitación y si ésta no se encuentra en un estado óptimo de limpieza la reputación de todo un hotel puede quedar en entredicho.  Al igual que somos también varios los profesionales y colectivos que hemos justificado dicha importancia.

         Una de las colaboradoras, Laly Corralero, camarera de pisos y fundadora de las «Kellys Federadas«, comentaba con mucho acierto : «Siempre se ha menospreciado el trabajo de servicio de limpieza, ha tenido que venir una crisis sanitaria para recordarnos a todos la importancia de una buena desinfección»

          En éste sentido, Ylenia Taltavull, directora residente del hotel Meliá White House de Londres reflexionaba sobre ello comentandome lo siguiente:

«El papel de la limpieza siempre ha sido esencial en los hoteles, aunque nunca ha sido relevante para los clientes. «

         Los clientes que empiecen a llegar a nuestros hoteles, cuando se levanten las restricciones, vendrán con diferentes expectativas. Querrán saber que acciones y cambios hemos implementado a raíz de la crisis actual, como protegernos de virus y bacterias.

          Operativamente, vamos a tener que aplicar cambios. Mayor gasto de limpieza, mas tiempo por habitacion , desinfección en vez de limpieza y orden, mejor supervision de la limpieza, productos más potentes, con facultados desinfectantes, incremento de material y equipo de limpieza (trapos de usar y tirar, etc)

         Los hoteles tendremos que aplicar metodos de limpieza en las habitaciones semejantes a los metodos de desinfecion de los hospitales.»

          En éste sentido, todos mis colaboradores y yo hemos coincidido en que van a cambiar los protocólos de limpieza, asemejándose al de los hospitales, para los cuáles he contado con la colaboración de Yolanda Quero,  Gobernanta de Hotel/Hospital y Mamen Martin Moraleda, Gobernanta del Hospital Gregorio Marañón de Madrid, en dónde hacían incapié en los detalles y que los tiempos y los equipos se multiplicarán x2, ya que será mucha más profunda la limpieza .

» …ahora emplearán el doble de tiempo en limpiar una habitación,  entran dos personas, no dejan ningún rincón sin limpiar, inciden en una mayor limpieza de superficies, sobretodo en manillares de puertas, barras de las camas, materiales que son muy susceptibles de ser tocados, con guantes o sin ellos…» (Mamen Martín)

          Yolanda hacía un apunte sobre  todo aquello que fuera a ser tocado con manos o la boca, hacía una reflexión interesante entrando de lleno en como se entrarán a las habitaciones, evitando tocar manivelas, probablemente teniendo un sistema parecido al de los médicos entrando en quirófano, siendo la limpieza más exhaustiva con un férreo control tanto semanalmente como mensualmente. En palabras de Yolanda, las camareras de piso y limpiadoras son «deportistas de élite», a las que el valor de la limpieza va a aumentar y se va a tener más en consideración.

      Mireia Cañizares, Gobernanta del Hotel Carrossa de  Mallorca matizaba que seguramente habrá unas  pautas en cómo actuar e implantar los protocolos pertinentes, aunque  sin dejar pasar que «la desinfección va a ser imprescindible en todas las áreas, no sólo en pisos y restaurantes» y añadía «y no va  a ser algo de un sólo departamento sino que todo el personal se va a tener que involucrar».

     Hacía también referencia a que habrá que evitar el contacto y que probablemente habrá que poner turnos para limpiar habitaciones y preguntar a los clientes a qué hora dejarán libre la habitación para su desinfección, evitando el contacto social. Al igual que la revisión de las habitaciones deben ser más estrictos, incluyendo especial hincapié en todos aquellos artículos susceptibles de haber sido tocados por el cliente, como el mando de la televisión , las manivelas de las puertas, pomos, timbres, botones ascensores….

          Un punto en el que todos hemos coincido ha sido en el tema de la mayor inversión por parte de las empresas en EPIS, así como su implantación inmediata sin opción a usarlos o no. Se convertiran en algo obligatorio, así como los instrumentos de limpieza, sobre todo las bayetas, estropajos, paños… en los que habrá que utilizar 1 set por habitación y la distinción por colores para evitar la contaminación cruzada.

          Laly Corralero puntualizaba » Hay que invertir en tecnología, maquinaria, formación, EPIS, toda una nueva visión en la forma de limpiar y desinfectar más profesional».

ozono machine

         La implantación de limpieza por ozono que mata los patógenos por oxidación, juntocon una buena ventilación de las áreas. 

          La formación continua del personal va a ser esencial para poder tener unos resultados satisfactorios, tanto personal interno como externo (ett’s, outsourcing…).

          En éste punto, Salvador Moreno, consultor RRHH de Eurofirms, comentaba lo siguiente :

          «Tanto las empresas que realizan con personal propio las tareas de limpieza como las de outsourcing especializadas van a tener que modificar su forma de trabajar para adaptarla a la nueva realidad. Nuevos protocolos se irán diseñando en función del conocimiento que tengamos del comportamiento del virus y de su forma de transmisión. Parece que el más extendido a fecha de hoy sería primero limpieza, después desinfección y una vez lograda instaurar mecanismos para evitar contagio. Estamos viendo como empresas comienzan a colocar geles desinfectantes, rociadores para la nebulización de ozono pulverizado, medidores de temperatura a distancia, facilitación de guantes y mascarillas, aumentos de distancias de seguridad entre empleados y/o clientes…»

         Me gustaría terminar éste post, con la opinión de Ernest Cañada,Periodista de Albasud y uno de los mayores defensores de la labor de las camareras de piso. El pone el tono discordante de todo lo que acabamos de comentar.

        Para él efectivamente va a ver una mayor preocupación por la limpieza con una consecuente mayor presión para el departamento de pisos.

          En su visión futura habrá una tecnificación de los procesos por los cuáles todo el estrés recaerá en los departamentos de pisos y seguirá la tendencia que ya se venía produciendo. Para Ernest, esta pandemia puede comportar una mayor presión sobre el trabajo de las camareras de piso, con un mayor control de su trabajo, presión en la organización e implantación de estándares con pautas concretas a seguir.

         Termino éste post sobre la pandemia del COVID-19 agradeciendo una vez más a mis colaboradores su inestimable ayuda.

 

FOTOS ARTICULO

Como actuar cuando no hay constancia de late c/o


Una de las razones por las que se demora la entrega de habitaciones por parte del departamento de pisos a recepción lon los late check/out. Más si cabe cuando el cliente se auto-concede uno.

No es la primera vez que pasa, una habitación que no sale at iempo y los nervios de la camarera de pisos llegan a su máxima cuando ve que ni sale el cliente ni nadie le da un tiempo estimado para poder realizar esa habitación. Una demora, retraso por pequeño que sea afecta a toda la organización que se ha programado la camarera depisos en su cabeza para realizar todas las habitaciones según el estándar de la empresa en el tiempo programado.

Aquí entran dos factores primordiales: la comunicación y el respeto.

  1. La comunicación entre recepción y el departamento de pisos tiene que ser fluida ya que habrá retrasos afectando en el revenue (ganancias) del hotel. Porque si el cliente no sale y hay otra reserva, ésta nueva reserva puede pedir compensación si la habitación a tiempo (normalmente las 15h.). Esto afecta al revenue del hotel ya que la directiva se verá obligada a compensar al cliente con todo tipo de amenidades , dependiendo del retraso puede ir desde una botella de champán/vino, desayuno gratis, hasta una deducción en la factura final.
  2. El respeto hacia tu personal. Todos sabemos el duro trabajo de una camarera de pisos. ¿Por qué hacerlo más duro?. Si tu personal ve que te preocupas por ellos, ayudándolos a tener lo antes posible dicha habitación o pasandole la información adecuada, como supervisor/a tendrás mucho camino ganado.

¿Y cómo se actúa en esta situación? . Puede parecer complicado , pero sólo hay que seguir 3 pasos para salvar una situación que puede provocar caos si no se reacciona a tiempo.

a) Los supervisores deben verificar que a las 12h. sus habitaciones han salido y llamar a recepción en caso de que se encuentren carteles de «No Molestar» y no se tenga constancia de late check-out.

b) Si recepción confirma que no hay late check-outs, llamar a la puerta de la habitación (supervisor siempre, no camarera de pisos) 3 veces anunciándose. Si el cliente continua en la habitación se le pregunta de una forma adecuada a qué hora tiene previsto dejar la habitación.

c) Se habla con recepción con la información sobre la habitación y se reorganiza la limpieza de esa habitación

Es muy importante que los supervisores tengan alternativas de tipos de habitación para no generar una situación complicada a la hora del check-in.